ClearFacts — фактури към вашия счетоводител
Обновено на 2026-10-01
Настройки → Интеграции → Счетоводство → ClearFacts
ClearFacts (Wolters Kluwer) е счетоводна платформа, която използват много белгийски счетоводители. Ако вашият счетоводител работи с ClearFacts, вече не е нужно да му препращате фактури по имейл: BedFlow автоматично поставя всяка окончателна фактура за продажба в неговия ClearFacts Inbox, готова за осчетоводяване.
Какво прави интеграцията
- Всяка окончателна фактура автоматично в ClearFacts — фактури за продажба и кредитни известия, веднага щом станат окончателни.
- UBL-XML с вграден PDF (по подразбиране). ClearFacts чете сумите, редовете с ДДС и данните на клиента в структуриран вид, а счетоводителят ви може просто да отвори четимия PDF. Един файл, без двойна работа.
- Номерът на фактурата като етикет: всеки документ получава номера на фактурата като таг и бележка с името на клиента и датата на фактурата. Счетоводителят ви веднага вижда за какво става дума, без да отваря документа.
- Отделно за всеки обект: всеки обект има собствен токен и фирмен номер, така че фактури на различни дружества никога не попадат в едно и също счетоводство.
- Без загуби при грешка: ако качването не успее (изтекъл токен, грешен фирмен номер), фактурата просто остава в опашката и BedFlow опитва отново при следващия цикъл. Нищо не се губи.
Какво интеграцията НЕ прави
ClearFacts не изпраща фактурите ви на клиента. ClearFacts е счетоводна платформа, не е Peppol access point. Интеграцията доставя фактурите ви при счетоводителя; те не се изпращат на клиента през мрежата Peppol.
Искате да изпращате фактурите си на клиента електронно през Peppol? Тогава използвайте интеграцията с Yuki или Billit. Можете да използвате ClearFacts за счетоводителя си и независимо от това да продължите да изпращате фактурите на госта по имейл — това не се променя.
Освен това:
- Без изпращане на CODA. BedFlow не изпраща банкови операции към ClearFacts. Счетоводителят ви ги получава чрез собствената си връзка с банката или чрез импорт на CODA.
- Без обратна информация. ClearFacts не съобщава дали дадена фактура е платена или осчетоводена; проследяването на плащанията остава в BedFlow.
- Без фактури за покупки. Изпращат се само вашите собствени фактури за продажба.
Какво ви е необходимо
- ClearFacts Personal Access Token с обхват
upload_document. - Вашият фирмен номер (напр.
BE0686566196) — нужен е, щом токенът ви дава достъп до няколко фирми. - По желание — дневникът за продажби, в който счетоводителят ви иска да вижда фактурите.
Точки 2 и 3 счетоводителят ви може да ви даде веднага; той познава най-добре собственото си досие в ClearFacts.
Стъпка 1 — Вземете токен от ClearFacts
- Влезте в ClearFacts и отидете в профила си → API / Personal Access Tokens.
- Създайте нов токен и отметнете поне обхвата
upload_document. Без него всяко качване се отказва. - Копирайте токена. Той е дълъг 80 знака и не изтича, така че трябва да направите това само веднъж.
Пазете този токен като парола. В BedFlow той се съхранява криптиран и след запазване никога повече не се показва в четим вид.
Стъпка 2 — Свържете в BedFlow
Отидете в Настройки → Интеграции → Счетоводство → ClearFacts → Конфигурирай и попълнете:
| Поле | Какво попълвате |
|---|---|
| Включи синхронизацията с ClearFacts | Включете, след като попълните останалото. Това е главният превключвател. |
| Personal Access Token | Токенът от стъпка 1. |
| Фирмен номер | Напр. BE0686566196. Оставете празно, ако токенът ви дава достъп само до една фирма. |
| Дневник за продажби | По желание — попитайте счетоводителя си. |
| Формат | UBL-XML с вграден PDF (препоръчително) или само PDF. |
Кликнете Запази. Плочката се сменя на Свързано.
Кой формат да изберете?
- UBL-XML с вграден PDF — препоръчително. Файлът съдържа както структурираните данни (суми, ставки на ДДС, данни на клиента), така и четимия PDF. ClearFacts може да попълни по-голямата част от осчетоводяването автоматично.
- Само PDF — изберете това само ако счетоводителят ви изрично го поиска. Тогава той трябва да въвежда повече на ръка.
Кога се изпращат фактурите?
BedFlow изпраща окончателните фактури и кредитни известия на всеки два часа — проформите никога не се изпращат, нито анулираните фактури и анонимните продажби на касата без клиент. Всяка фактура се изпраща веднъж; след това BedFlow отбелязва, че е изпратена, за да не попадне отново в Inbox.
Внимание при включване: тогава се изпращат и по-ранните ви окончателни фактури, които никога не са отивали в ClearFacts. Ако счетоводителят ви вече ги е получил по друг начин, пишете на support@bedflow.eu, преди да включите интеграцията.
Фактура, която не се изпраща, обикновено има една от следните причини:
| Ситуация | Какво виждате | Решение |
|---|---|---|
| Фактурата все още е проформа | Пропуска се | Направете фактурата окончателна |
| Няма свързан клиент | „Няма свързан длъжник“ | Свържете клиент с фактурата |
| Синхронизацията е изключена | Нищо не се случва | Включете превключвателя |
| Токен без нужния обхват | "Missing scope: upload_document" | Създайте в ClearFacts нов токен с този обхват |
Как да избегнете дублирани документи
Всяко качване в ClearFacts добавя нов документ в Inbox. Ако една и съща фактура бъде качена два пъти, ще има два документа — с риск счетоводителят ви да осчетоводи и двата.
При нормална работа това не може да се случи: BedFlow помни кои фактури вече са изпратени. Втори документ може да се появи само когато администратор съзнателно принуди повторно изпращане. BedFlow записва такова повторно изпращане с ясно предупреждение. Ако го направите, проверете след това ClearFacts Inbox.
Често задавани въпроси
Трябва ли счетоводителят ми да настройва нещо? Не. При него документите просто се появяват в обичайния му Inbox.
Мога ли да комбинирам ClearFacts с Yuki, Billit или Octopus? За всеки обект избирате една счетоводна интеграция. Ако все пак са включени няколко, фактурите ви отиват само в първата в този ред: Yuki, Billit, Octopus, ClearFacts. Ако имате няколко обекта с различни счетоводители, всеки обект може спокойно да използва своя собствена платформа. Повече за другите програми ще намерите в Свързване на счетоводството.
Какво става, ако сменя счетоводителя си? Изключете превключвателя или заменете токена с този на новия счетоводител. Вече изпратеното остава при стария счетоводител — BedFlow не може да изтегли обратно документи от ClearFacts.
Остават ли фактурите ми в BedFlow? Да. ClearFacts получава копие; BedFlow остава вашият източник за фактури, PDF файлове и проследяване на плащанията.