ClearFacts — facturas a su contable

Actualizado el 2026-10-01

Ajustes → Integraciones → Contabilidad → ClearFacts

ClearFacts (Wolters Kluwer) es una plataforma de contabilidad que usan muchos contables belgas. Si su contable trabaja con ClearFacts, ya no tiene que reenviarle las facturas por correo: BedFlow deposita automáticamente cada factura de venta definitiva en su Inbox de ClearFacts, lista para contabilizar.

Qué hace la integración

• Cada factura definitiva va automáticamente a ClearFacts: facturas de venta y notas de crédito, en cuanto son definitivas.
• UBL-XML con el PDF incrustado (por defecto). ClearFacts lee de forma estructurada los importes, las líneas de IVA y los datos del cliente, y su contable puede abrir sin más el PDF legible. Un solo archivo, sin trabajo doble.
• Número de factura como etiqueta: cada documento lleva el número de factura como etiqueta y una nota con el nombre del cliente y la fecha de la factura. Su contable ve enseguida de qué se trata, sin abrir el documento.
• Por separado para cada alojamiento: cada alojamiento tiene su propio token y su propio número de empresa, así que las facturas de sociedades distintas nunca acaban en la misma contabilidad.
• Fail-soft: si una subida falla (token caducado, número de empresa incorrecto), la factura simplemente se queda en la cola y BedFlow lo vuelve a intentar en la siguiente ronda. No se pierde nada.

Lo que la integración no hace

ClearFacts no envía sus facturas a su cliente. ClearFacts es una plataforma de contabilidad, no un punto de acceso Peppol. La integración entrega sus facturas a su contable; no se envían al cliente a través de la red Peppol.

¿Quiere enviar sus facturas electrónicamente a su cliente a través de Peppol? Use entonces la integración con Yuki o Billit. Puede usar ClearFacts para su contable y, por separado, seguir enviando sus facturas al huésped por correo electrónico: eso no cambia.

Además:

• Sin envío de CODA. BedFlow no envía movimientos bancarios a ClearFacts. Su contable los obtiene mediante su propia conexión bancaria o importación CODA.
• Sin información de vuelta. ClearFacts no comunica si una factura se ha pagado o contabilizado; el seguimiento de pagos sigue en BedFlow.
• Sin facturas de compra. Solo se envían sus propias facturas de venta.

Qué necesita

1. Un Personal Access Token de ClearFacts con el ámbito upload_document.
2. Su número de empresa (p. ej. BE0686566196), necesario si su token da acceso a varias empresas.
3. Opcionalmente, el diario de ventas en el que su contable quiere ver las facturas.

Los puntos 2 y 3 se los puede facilitar su contable en un momento; él es quien mejor conoce su propio expediente en ClearFacts.

Paso 1 — Obtener el token en ClearFacts

1. Inicie sesión en ClearFacts y vaya a su perfil → API / Personal Access Tokens.
2. Cree un nuevo token y marque como mínimo el ámbito upload_document. Sin ese ámbito, se rechaza cualquier subida.
3. Copie el token. Tiene 80 caracteres y no caduca, así que solo tendrá que hacerlo una vez.

Guarde ese token como si fuera una contraseña. En BedFlow se guarda cifrado y, una vez guardado, nunca vuelve a mostrarse en forma legible.

Paso 2 — Conectar en BedFlow

Vaya a Ajustes → Integraciones → Contabilidad → ClearFacts → Configurar y complete:

Haga clic en Guardar. El mosaico pasa a Conectado.

¿Qué formato elegir?

• UBL-XML con PDF incrustado: recomendado. El archivo contiene tanto los datos estructurados (importes, tipos de IVA, datos del cliente) como el PDF legible. ClearFacts puede completar automáticamente la mayor parte del asiento.
• Solo PDF: elíjalo solo si su contable lo pide expresamente. Tendrá que transcribir más a mano.

¿Cuándo se envían las facturas?

BedFlow envía las facturas y notas de crédito definitivas cada dos horas; las proformas nunca se envían, y tampoco las facturas anuladas ni las ventas anónimas de caja sin cliente. Cada factura se envía una sola vez; después, BedFlow anota que ya ha salido, para que no vuelva a llegar a la Inbox.

Atención al activarla: también saldrán sus facturas definitivas anteriores que nunca se enviaron a ClearFacts. Si su contable ya las recibió por otra vía, escriba a support@bedflow.eu antes de activar la integración.

Cuando una factura no sale, suele deberse a uno de estos motivos:

Evitar documentos duplicados

Cada subida a ClearFacts añade un documento nuevo a la Inbox. Si la misma factura se sube dos veces, habrá dos documentos, con el riesgo de que su contable contabilice ambos.

En el funcionamiento normal eso no puede ocurrir: BedFlow recuerda qué facturas ya han salido. Solo cuando un administrador fuerza deliberadamente un reenvío puede generarse un segundo documento. BedFlow registra ese reenvío con una advertencia clara. Si lo hace, revise después la Inbox de ClearFacts.

Preguntas frecuentes

¿Mi contable tiene que configurar algo? No. Para él, los documentos aparecen sin más en su Inbox habitual.

¿Puedo combinar ClearFacts con Yuki, Billit u Octopus? Por alojamiento se elige una sola integración contable. Si aun así hay varias activadas, sus facturas solo van a la primera en este orden: Yuki, Billit, Octopus, ClearFacts. Si tiene varios alojamientos con contables distintos, cada alojamiento puede usar perfectamente su propia plataforma. Encontrará más sobre los otros programas en Conectar la contabilidad.

¿Y si cambio de contable? Desactive el interruptor o sustituya el token por el del nuevo contable. Lo que ya se envió se queda en el antiguo contable: BedFlow no puede recuperar documentos de ClearFacts.

¿Mis facturas siguen en BedFlow? Sí. ClearFacts recibe una copia; BedFlow sigue siendo su fuente de facturas, PDF y seguimiento de pagos.