Reserva manual (teléfono o walk-in)
Actualizado el 2026-10-01
Para los huéspedes que llaman por teléfono y los walk-ins rellena un único formulario breve. Solo lo imprescindible; el huésped completa el resto él mismo a través de su página del huésped.
¿Cuándo se utiliza?
- Un huésped llama para reservar directamente.
- Alguien se presenta en la puerta («¿les queda sitio para esta noche?»).
- Una solicitud ha llegado por correo electrónico, Instagram o WhatsApp.
Los huéspedes que reservan a través de su sitio web utilizan el booking widget.
Cómo crear una reserva
Puede abrir el formulario de dos maneras:
- Diario → Reservas → botón Nueva reserva, arriba a la derecha;
- o en la vista de habitaciones: haga clic con el botón derecho en un día libre de una habitación y elija Crear nueva reserva…. La habitación y la fecha ya aparecen rellenadas.
Estancia
| Campo | Explicación |
|---|---|
| Llegada y Salida | Por defecto, hoy y mañana. |
| Habitación | Para cada habitación ve el precio por noche y el total. Si una habitación está ocupada o bloqueada, aparece «ocupada/bloqueada»; aun así puede elegirla para hacer una sobreventa deliberada. |
| Adultos y Niños | Por defecto, 2 adultos. |
Debajo de la habitación, BedFlow muestra de inmediato si está libre y cuánto cuesta la estancia, por ejemplo «Disponible — 240 € por 2 noches (sin extras / tasa turística)». Las restricciones, como una estancia mínima, no se aplican a una reserva que introduce usted mismo.
Huésped
| Campo | Explicación |
|---|---|
| Buscar un huésped existente | Escriba parte del nombre, la empresa, el correo electrónico, el móvil, la dirección, el código postal, la ciudad o el número de IVA. Si elige un cliente existente, los campos de abajo se rellenan. Dejarlo vacío = un cliente nuevo. |
| Nombre y Apellido | Obligatorios. |
| Teléfono y Email | Al menos uno de los dos. Con una dirección de correo electrónico, el huésped recibe de inmediato su confirmación y el enlace a su página del huésped. |
| Idioma | Nederlands, English, Français o Deutsch: el idioma del correo de confirmación. |
| Notas | Por ejemplo, «llegada tarde, a las 21 h» o «vegetariano». Se añaden a la reserva como nota del huésped. |
Si introduce una dirección de correo electrónico que ya pertenece a un cliente de su alojamiento, BedFlow vincula la reserva a ese cliente.
Pago obligatorio y plazo de pago
Por defecto, un huésped que reserva por teléfono paga en el establecimiento: el interruptor Pago obligatorio está desactivado y el correo de confirmación no incluye un enlace de pago.
Si lo activa, el huésped recibe un enlace de pago en su correo de confirmación y se aplica el seguimiento de pagos habitual con recordatorios de pago. Debajo aparece Plazo de pago:
- Valor por defecto del alojamiento: el plazo que ha configurado en Ajustes → Anticipo (consulte Anticipo).
- En 1 hora, En 6 horas, En 12 horas, En 24 horas o En 48 horas: para un huésped que llega en breve.
El huésped lee el plazo en su correo de confirmación. La fecha límite nunca es posterior al inicio del check-in del día de llegada.
Haga clic en Crear.
¿Qué ocurre después automáticamente?
- La reserva queda confirmada de inmediato.
- El cliente se crea o se reutiliza.
- BedFlow calcula el precio según sus tarifas, añade la tasa turística y crea la proforma y el anticipo.
- Si el huésped tiene una dirección de correo electrónico, el correo de confirmación se envía según sus mensajes automáticos.
- Si la habitación está conectada a sus canales, la disponibilidad se envía de inmediato a Booking.com y a los demás canales.
- Llega a la página de detalle de la reserva.
En la vista de habitaciones y en las estadísticas, una reserva así figura como reserva directa por teléfono.
Después de crearla
- Nota interna: una nota solo para usted y su equipo se añade con Editar. Consulte Modificar, mover e imprimir reservas.
- Enviar correo: si al crear la reserva aún no tenía una dirección de correo electrónico, añádala y envíe la confirmación igualmente con Enviar correo.
- Cambiar las fechas, mover o cancelar: consulte Modificar, mover e imprimir reservas.
¿A quién se factura?
En la reserva (Editar) se encuentra la sección Facturar a: el cliente con el nombre de la empresa, el Número de IVA / número fiscal, el nombre, la dirección, el correo electrónico y el teléfono, exactamente como aparecerán en la factura. Si algo no es correcto, corríjalo allí y haga clic en Guardar cambios.
- Lo que modifica aquí se guarda en el cliente. La proforma y la factura siempre leen el cliente, y la dirección de correo electrónico y el número de móvil de la reserva se actualizan con él (a ellos se envían la factura y los correos al huésped).
- Otro cliente se elige con la lista Cliente (deudor) en la parte superior de la sección.
- El nombre del huésped de la reserva se mantiene aparte: el viajero puede ser otra persona distinta de quien recibe la factura.
Para corregir rápidamente un nombre o una dirección de correo electrónico también puede hacer clic en el nombre del huésped en el bloque de la vista de habitaciones.
Huéspedes por habitación
¿Alguien reserva varias habitaciones para otras personas (una familia, tres parejas, una empresa para sus empleados)? En el bloque de esa reserva en la vista de habitaciones aparece una etiqueta {N} habitaciones. Haga clic en ella y, en la ventana Huéspedes por habitación, rellene para cada habitación el Nombre, el Número de WhatsApp y el Idioma de quien duerme realmente allí. Haga clic en Guardar.
- Después, esos huéspedes aparecen debajo de quien reservó en el bloque, cada uno con su propio botón de WhatsApp.
- Los mensajes automáticos de WhatsApp de la estancia (bienvenida el día de llegada, códigos de puerta, mensaje antes de la llegada) se envían a quien reservó y a cada huésped de habitación, cada uno con su propio nombre.
- Si deja el idioma en automático, sigue el prefijo del número (+90 pasa a inglés, +49 a alemán) y, si no, el idioma de la reserva.
- Si deja una habitación vacía, esta sigue asignada a quien reservó. Quien reservó solo recibe los mensajes de las habitaciones sin huésped propio, y ninguno en cuanto cada habitación tiene su propio huésped.
- También con una sola habitación puede indicar un huésped distinto de quien reservó: haga clic en la etiqueta huésped.
Quien reservó sigue siendo siempre el cliente de la factura.