Reserva manual (telefone ou cliente de passagem)
Atualizado em 2026-10-01
Para os hóspedes que ligam e para os clientes de passagem, preenche um único formulário curto. Apenas o essencial; o hóspede completa o resto sozinho através da sua página do hóspede.
Quando o utiliza?
- Um hóspede telefona para reservar diretamente.
- Alguém aparece à porta ("ainda têm lugar esta noite?").
- Um pedido chegou por e-mail, Instagram ou WhatsApp.
Os hóspedes que reservam através do seu site utilizam o widget de reservas.
Como criar uma reserva
Abre o formulário de duas formas:
- Diário → Reservas → botão Nova reserva no canto superior direito;
- ou na vista geral dos quartos: clique com o botão direito do rato num dia livre de um quarto e escolha Criar nova reserva…. O quarto e a data ficam então já preenchidos.
Estadia
| Campo | Explicação |
|---|---|
| Chegada e Partida | Por defeito, hoje e amanhã. |
| Quarto | Para cada quarto vê o preço por noite e o total. Se um quarto estiver ocupado ou bloqueado, aparece "ocupado/bloqueado"; mesmo assim pode escolhê-lo para fazer uma sobrerreserva consciente. |
| Adultos e Crianças | Por defeito, 2 adultos. |
Por baixo do quarto, o BedFlow mostra de imediato se está livre e quanto custa a estadia, por exemplo "Disponível — 240 € para 2 noites (sem extras / taxa turística)". As restrições, como uma estadia mínima, não se aplicam a uma reserva que introduz manualmente.
Hóspede
| Campo | Explicação |
|---|---|
| Pesquisar hóspede existente | Escreva parte do nome, da empresa, do e-mail, do telemóvel, da morada, do código postal, da cidade ou do número de IVA. Se escolher um cliente existente, os campos abaixo são preenchidos. Em branco = um cliente novo. |
| Nome próprio e Apelido | Obrigatórios. |
| Telefone e E-mail | Pelo menos um dos dois. Com um endereço de e-mail, o hóspede recebe de imediato a sua confirmação e a ligação para a sua página do hóspede. |
| Idioma | Nederlands, English, Français ou Deutsch: o idioma do e-mail de confirmação. |
| Notas | Por exemplo "chegada tardia às 21h" ou "vegetariano". Ficam como observação do hóspede na reserva. |
Se introduzir um endereço de e-mail que já pertence a um cliente do seu alojamento, o BedFlow associa a reserva a esse cliente.
Pagamento obrigatório e prazo de pagamento
Por defeito, um hóspede que reserva por telefone paga no local: o interruptor Pagamento obrigatório está desativado e o e-mail de confirmação não contém nenhuma ligação de pagamento.
Se o ativar, o hóspede recebe uma ligação de pagamento no e-mail de confirmação e segue-se o acompanhamento de pagamento habitual, com lembretes de pagamento. Por baixo aparece Prazo de pagamento:
- Padrão do alojamento: o prazo que definiu em Definições → Sinal (consulte Sinal).
- No prazo de 1 hora, No prazo de 6 horas, No prazo de 12 horas, No prazo de 24 horas ou No prazo de 48 horas: para um hóspede que chega em breve.
O hóspede lê o prazo no seu e-mail de confirmação. O prazo nunca termina depois do início do check-in no dia de chegada.
Clique em Criar.
O que acontece depois automaticamente?
- A reserva fica de imediato confirmada.
- O cliente é criado ou reutilizado.
- O BedFlow calcula o preço segundo as suas tarifas, acrescenta a taxa turística e cria a proforma e o depósito.
- Se o hóspede tiver um endereço de e-mail, o e-mail de confirmação é enviado segundo as suas mensagens automáticas.
- Se o quarto estiver ligado aos seus canais, a disponibilidade é enviada de imediato para a Booking.com e os outros canais.
- Chega à página de detalhe da reserva.
Na vista geral dos quartos e nas estatísticas, uma reserva destas aparece como reserva direta, telefónica.
Depois de criar
- Nota interna: uma nota só para si e para a sua equipa acrescenta-se através de Editar. Consulte Alterar, mover e imprimir reservas.
- Enviar e-mail: se ainda não tinha um endereço de e-mail ao criar a reserva, acrescente-o e envie a confirmação através de Enviar e-mail.
- Alterar datas, mover ou cancelar: consulte Alterar, mover e imprimir reservas.
A quem é faturado?
Na reserva (Editar) encontra a secção Faturar a: o cliente com o nome da empresa, o Número de IVA / número fiscal, o nome, a morada, o e-mail e o telefone, exatamente como aparecem na fatura. Se algo não estiver certo, corrija-o aí e clique em Guardar alterações.
- O que alterar aqui é guardado no cliente. A proforma e a fatura leem sempre o cliente, e o endereço de e-mail e o número de telemóvel da reserva acompanham a alteração (é para aí que vão a fatura e os e-mails ao hóspede).
- Escolhe outro cliente com a lista Cliente (devedor) no topo da secção.
- O nome do hóspede na reserva mantém-se à parte: o viajante pode ser uma pessoa diferente de quem recebe a fatura.
Também pode corrigir rapidamente um nome ou um endereço de e-mail clicando no nome do hóspede no mosaico da vista geral dos quartos.
Hóspedes por quarto
Alguém reserva vários quartos para outras pessoas (uma família, três casais, uma empresa para os seus colaboradores)? No mosaico dessa reserva na vista geral dos quartos aparece uma etiqueta {N} quartos. Clique nela e, na janela Hóspedes por quarto, preencha para cada quarto o Nome, o Número de WhatsApp e o Idioma de quem realmente lá dorme. Clique em Guardar.
- Esses hóspedes aparecem depois por baixo de quem reservou, no mosaico, cada um com o seu próprio botão de WhatsApp.
- As mensagens automáticas de WhatsApp da estadia (boas-vindas no dia de chegada, códigos da porta, mensagem antes da chegada) vão para quem reservou e para cada hóspede de quarto, cada um com o seu próprio nome próprio.
- Se deixar o idioma em automático, segue o indicativo do número (+90 passa a inglês, +49 a alemão) e, caso contrário, o idioma da reserva.
- Se deixar um quarto em branco, esse quarto fica com quem reservou. Quem reservou recebe apenas as mensagens dos quartos sem hóspede próprio, e mais nenhuma assim que cada quarto tiver o seu hóspede.
- Mesmo com um único quarto, pode definir um hóspede diferente de quem reservou: clique na etiqueta hóspede.
Quem reservou continua sempre a ser o cliente na fatura.