Reservas de wellness
Atualizado em 2026-10-01
Diário → Reservas → separador Reservas de bem-estar
Se a sua propriedade tem wellness (sauna, jacuzzi, spa privado), acompanha aqui todas as reservas de wellness: sessões reservadas avulsas e sessões associadas a uma dormida. O separador fica ao lado de Reservas, porque uma reserva de wellness é uma reserva em si mesma. Como criar uma reserva normal, lê em Reserva manual.
As reservas de wellness estão incluídas no plano Starter e superiores. O módulo é ativado por propriedade pelo BedFlow, juntamente com a duração das sessões, o horário de funcionamento e os preços. Tem wellness e não vê este separador? Peça-o através do suporte.
Como reserva um hóspede?
Os hóspedes reservam online uma data e um horário. Um hóspede com dormida encontra o wellness também no e-mail de confirmação e na página do hóspede. Se trabalha com a Relaxy, esses pedidos também entram aqui, com a etiqueta via Relaxy. Ver Relaxy.
Em cada reserva, o BedFlow cria logo uma proforma e o hóspede pode pagar online. Uma reserva que não é paga expira sozinha ao fim de pouco tempo; o cartão mostra quantos minutos faltam.
A lista
No topo escolhe um separador, cada um com um contador:
| Separador | O que contém |
|---|---|
| Pendentes | Reservas que ainda aguardam pagamento (por defeito) |
| Saldo em aberto | Parcialmente pagas |
| Pagas | Totalmente pagas |
| Expiradas | Reservas expiradas e canceladas |
| Todas | Tudo junto |
Por reserva vê o estado, o hóspede (com e-mail e telefone), a data e a hora da sessão, o número de pessoas, as opções acrescentadas e o valor, com o que foi pago ou ainda está em aberto. As mais recentes aparecem no topo.
Os botões por reserva
- Link de pagamento: abre a página de pagamento do hóspede, para uma reserva que ainda aguarda pagamento.
- Cobrar o saldo: numa reserva parcialmente paga. Mostra um código QR que o hóspede lê com o telemóvel, além do link para copiar.
- Não deixar expirar / Deixar expirar: suspende a expiração automática, p. ex. para um hóspede que vem pagar em numerário amanhã. Enquanto estiver suspensa, o hóspede também não recebe nenhum lembrete automático de saldo.
- Cancelar: a sessão desaparece da agenda e a proforma passa a Cancelada (encontra-a em Expiradas). Uma sessão cancelada nunca é faturada. Se já tiver havido pagamento, a pergunta de confirmação indica quanto; o reembolso é feito por si. O BedFlow não envia nenhum e-mail ao hóspede sobre isso: é você que está a falar com ele.
- Proforma, Reserva (se o wellness pertencer a uma estadia) e Hóspede: vão diretamente para a página certa.
Wellness de hoje na vista de quartos
Em Diário → Disponibilidade (Vista de quartos), na vista Linha do tempo, aparecem por baixo dos quartos os cartões Wellness de hoje. Cada cartão mostra a hora, o número de pessoas, o número de telemóvel do hóspede (clique para ligar), o total e se está pago ou o que ainda falta pagar.
Acrescentar algo no local. O hóspede pede ainda um roupão ou uma garrafa de cava? Clique em + Extra (roupão, cava, …), escolha o Produto e a Quantidade e clique em Adicionar. Fica logo na proforma do wellness; o total e o IVA são recalculados.
Cobrar no cartão. Se ainda houver algo em aberto, cobra sem sair do cartão:
- com o botão Bancontact, o hóspede paga de imediato (se o Bancontact estiver configurado);
- com o botão Registar pagamento, regista um pagamento que já foi recebido: preencha o Valor (€), o Método de pagamento (p. ex. Numerário, Transferência ou Voucher), a Data de pagamento e, eventualmente, uma Descrição e clique em Registar.
Lembrete automático de saldo após a sessão
Uma sessão de wellness avulsa (sem reserva de quarto) terminou e ainda há um saldo em aberto, por exemplo porque acrescentou no local uma garrafa de cava ou roupões? Então o BedFlow envia automaticamente um único WhatsApp meia hora após o fim ao hóspede, com o valor em aberto e um link de pagamento curto. Você recebe uma notificação no Telegram e, no cartão de wellness, vê quando o lembrete foi enviado.
Excluídos de propósito: os hóspedes de wellness com reserva de quarto. Esses talvez só acertem as contas no check-out ou fiquem mais uma noite, por isso nunca recebem lembretes automáticos. À noite, tarde, não sai nada: os lembretes só são enviados entre as 9h00 e as 21h30; uma sessão ao fim do dia recebe a mensagem na manhã seguinte.
Hora da sessão e mudança de hora
O dia e a hora de uma sessão de wellness estão na própria proforma. Por isso, a hora aparece em todos os sítios onde o hóspede a espera: na confirmação da reserva de wellness com dormida ("A sua sessão de wellness está marcada para sábado, 24 de outubro, às 14:00"), na página do hóspede e na página de wellness do seu site.
O hóspede quer outro momento? Através do link Alterar a hora no e-mail (ou da página de wellness com o número da reserva), vê primeiro a sessão atual. O calendário abre no dia da sessão, os dias da estadia podem ser escolhidos e a hora atual aparece assinalada entre as horas livres. Se escolher outra hora, a mesma marcação é mudada (sem segunda marcação, sem horário bloqueado em duplicado), a data na proforma acompanha, o hóspede recebe um e-mail "A sua sessão de wellness foi alterada" e você uma mensagem no Telegram com a hora antiga e a nova. Só é possível mudar para um momento durante a estadia e enquanto a sessão ainda não tiver acontecido.
Perguntas frequentes
Como defino os horários, a duração das sessões e o horário de funcionamento? É o BedFlow que os define por si quando o módulo de wellness é ativado. Se quiser alterar alguma coisa, peça-o através do suporte.
Posso pôr uma regra da casa ou uma indicação de vestuário nos e-mails aos hóspedes (p. ex. "sem fato de banho")? Sim, o BedFlow coloca esse texto por si nas informações de wellness dos e-mails aos hóspedes, traduzido para a língua do hóspede. Peça-o através do suporte.
Onde crio um produto de wellness? Em Gestão → Produtos, com a categoria Wellness. Ver Gerir produtos e extras. Com Desconto com estadia dá um preço mais baixo quando o hóspede reserva o wellness juntamente com um quarto.