Wellness-Buchungen
Aktualisiert am 2026-10-01
Täglich → Buchungen → Registerkarte Wellness-Buchungen
Hat Ihre Unterkunft eine Wellness (Sauna, Jacuzzi, private Spa), verfolgen Sie hier alle Wellness-Reservierungen: einzeln gebuchte Sitzungen und Sitzungen zu einer Übernachtung. Die Registerkarte steht neben Buchungen, denn eine Wellness-Reservierung ist eine eigenständige Buchung. Wie Sie eine normale Buchung anlegen, lesen Sie unter Manuelle Buchung.
Wellness-Buchungen sind im Abonnement Starter und höher enthalten. Das Modul wird pro Unterkunft von BedFlow eingeschaltet, zusammen mit Ihrer Sitzungsdauer, Ihren Öffnungszeiten und Preisen. Sie haben eine Wellness und sehen diese Registerkarte nicht? Fragen Sie über den Support danach.
Wie reserviert ein Gast?
Gäste reservieren online ein Datum und ein Zeitfenster. Ein Übernachtungsgast findet die Wellness auch in seiner Bestätigungsmail und auf seiner Gästeseite. Arbeiten Sie mit Relaxy, kommen diese Anfragen ebenfalls hier an, mit dem Badge via Relaxy. Siehe Relaxy.
Bei jeder Reservierung erstellt BedFlow sofort eine Proforma, und der Gast kann online bezahlen. Eine Reservierung, die nicht bezahlt wird, verfällt nach kurzer Zeit von selbst; die Karte zeigt, wie viele Minuten noch bleiben.
Die Liste
Oben wählen Sie eine Registerkarte, jede mit einem Zähler:
| Registerkarte | Was darin steht |
|---|---|
| Unter Vorbehalt | Reservierungen, die noch auf die Zahlung warten (Standard) |
| Saldo offen | Teilweise bezahlt |
| Bezahlt | Vollständig bezahlt |
| Abgelaufen | Verfallene und stornierte Reservierungen |
| Alle | Alles zusammen |
Pro Reservierung sehen Sie den Status, den Gast (mit E-Mail und Telefon), Datum und Uhrzeit der Sitzung, die Personenzahl, die hinzugebuchten Optionen und den Betrag mit dem, was bezahlt oder noch offen ist. Die neuesten stehen oben.
Die Schaltflächen pro Reservierung
- Zahlungslink: öffnet die Zahlungsseite des Gastes, für eine Reservierung, die noch auf die Zahlung wartet.
- Saldo bezahlen lassen: bei einer teilweise bezahlten Reservierung. Zeigt einen QR-Code, den der Gast mit seinem Handy scannt, plus den Link zum Kopieren.
- Nicht verfallen lassen / Doch verfallen lassen: hält das automatische Verfallen an, z. B. für einen Gast, der morgen bar bezahlen kommt. Solange das angehalten ist, erhält der Gast auch keine automatische Saldo-Erinnerung.
- Stornieren: Die Sitzung verschwindet aus dem Kalender, und die Proforma steht auf Storniert (zu finden unter Abgelaufen). Eine stornierte Sitzung wird nie abgerechnet. Wurde bereits bezahlt, nennt die Bestätigungsfrage den Betrag; die Rückerstattung erledigen Sie selbst. BedFlow schickt dem Gast dazu keine E-Mail: Sie haben den Gast ja am Apparat.
- Proforma, Buchung (wenn die Wellness zu einem Aufenthalt gehört) und Gast: direkt zur richtigen Seite.
Wellness heute in der Zimmerübersicht
Unter Täglich → Verfügbarkeit (Zimmerübersicht) stehen in der Ansicht Zeitleiste unter den Zimmern die Karten Wellness heute. Jede Karte zeigt die Uhrzeit, die Personenzahl, die Handynummer des Gastes (zum Anrufen anklicken), den Gesamtbetrag und ob bezahlt ist oder was noch offen ist.
Vor Ort etwas hinzubuchen. Bestellt der Gast noch einen Bademantel oder eine Flasche Cava? Klicken Sie auf + Extra (Bademantel, Cava, …), wählen Sie Produkt und Anzahl und klicken Sie auf Hinzufügen. Es steht sofort auf der Wellness-Proforma; Gesamtbetrag und MwSt. werden neu berechnet.
Auf der Karte abrechnen. Ist noch etwas offen, rechnen Sie ab, ohne die Karte zu verlassen:
- Mit der Schaltfläche Bancontact lassen Sie den Gast sofort bezahlen (sofern Bancontact eingerichtet ist);
- mit der Schaltfläche Zahlung erfassen erfassen Sie eine bereits eingegangene Zahlung: Tragen Sie Betrag (€), Zahlungsart (z. B. Bar, Überweisung oder Gutschein), Zahlungsdatum und gegebenenfalls eine Beschreibung ein und klicken Sie auf Erfassen.
Automatische Saldo-Erinnerung nach der Sitzung
Ist eine einzelne Wellness-Sitzung (ohne Zimmerbuchung) vorbei und steht noch ein Saldo offen, zum Beispiel weil Sie vor Ort eine Flasche Cava oder Bademäntel hinzugefügt haben? Dann schickt BedFlow eine halbe Stunde nach dem Ende automatisch eine WhatsApp-Nachricht an den Gast, mit dem offenen Betrag und einem kurzen Zahlungslink. Sie erhalten eine Telegram-Meldung, und auf der Wellness-Karte sehen Sie, wann die Erinnerung verschickt wurde.
Bewusst ausgenommen: Wellness-Gäste mit einer Zimmerbuchung. Diese rechnen vielleicht erst beim Check-out ab oder bleiben noch eine Nacht, deshalb werden sie nie automatisch erinnert. Spät abends geht nichts hinaus: Erinnerungen werden nur zwischen 9:00 und 21:30 Uhr verschickt; eine Abendsitzung erhält ihre Nachricht am nächsten Morgen.
Zeitpunkt der Sitzung und Verschieben
Tag und Uhrzeit einer Wellness-Sitzung stehen auf der Proforma selbst. Dadurch steht die Uhrzeit überall dort, wo der Gast sie erwartet: in der Buchungsbestätigung bei Wellness mit Übernachtung ("Ihre Wellness-Sitzung ist für Samstag, den 24. Oktober, um 14:00 Uhr geplant"), auf der Gästeseite und auf der Wellness-Seite Ihrer Website.
Möchte der Gast einen anderen Termin? Über den Link Zeitpunkt doch ändern in der E-Mail (oder die Wellness-Seite mit seiner Buchungsnummer) sieht er zuerst seine aktuelle Sitzung. Der Kalender öffnet sich am Tag der Sitzung, die Tage des Aufenthalts sind wählbar, und die aktuelle Uhrzeit ist zwischen den freien Zeiten markiert. Wählt er eine andere Uhrzeit, wird derselbe Termin verschoben (kein zweiter, kein doppelt blockiertes Zeitfenster), das Datum auf der Proforma wandert mit, der Gast erhält eine E-Mail "Ihre Wellness-Sitzung wurde verschoben" und Sie eine Telegram-Nachricht mit dem alten und dem neuen Zeitpunkt. Verschieben ist nur auf einen Zeitpunkt während des Aufenthalts möglich und nur, solange die Sitzung noch bevorsteht.
Häufig gestellte Fragen
Wie stelle ich die Zeitfenster, die Sitzungsdauer und die Öffnungszeiten ein? Diese richtet BedFlow für Sie ein, wenn das Wellness-Modul eingeschaltet wird. Möchten Sie etwas ändern, fragen Sie über den Support danach.
Kann ich eine Hausregel oder Kleidervorschrift in die Gastmails aufnehmen (z. B. "ohne Badekleidung")? Ja, BedFlow nimmt diesen Text für Sie in die Wellness-Infos Ihrer Gastmails auf, übersetzt in die Sprache des Gastes. Fragen Sie über den Support danach.
Wo lege ich ein Wellness-Produkt an? Unter Verwaltung → Produkte, mit der Kategorie Wellness. Siehe Produkte & Extras verwalten. Mit Rabatt bei Übernachtung geben Sie einen niedrigeren Preis, wenn der Gast die Wellness zusammen mit einem Zimmer bucht.