Rabattcodes & Geschenkgutscheine
Aktualisiert am 2026-10-01
Verwaltung → Gutscheine
Auf dieser Seite (Titel Gutscheine & Geschenkkarten) verwalten Sie zwei Arten von Codes:
- Rabattcodes: ein Code, den ein Kunde bei der Buchung für einen Rabatt eingibt, z. B. eine Aktion oder eine Vereinbarung mit einer Firma.
- Geschenkgutscheine: ein Gutschein mit einem eindeutigen Code, den jemand bei Ihnen gekauft hat oder den Sie selbst verschenken.
Die Zahl neben dem Menüpunkt zeigt, wie viele Codes aktiv sind.
Die Liste
| Spalte | Was Sie sehen |
|---|---|
| Code | Der Code, mit einem Button zum Kopieren |
| Typ | Rabatt oder Geschenkgutschein |
| Wert | Ein Prozentsatz oder ein Betrag |
| Status | Aktiv, Abgelaufen, Aufgebraucht, Storniert, Entwurf oder Eingelöst |
| Verwendet | Wie oft der Code bereits verwendet wurde, im Verhältnis zum Maximum |
| Läuft ab | Bis wann der Code gültig ist |
Sie filtern nach Typ und Status. Pro Zeile können Sie einen Code ansehen, bearbeiten, das PDF herunterladen und einen Geschenkgutschein mit An Gast senden (oder Erneut senden) mailen.
Einen Code erstellen
- Gehen Sie zu Verwaltung → Gutscheine und klicken Sie auf Neuer Code.
- Füllen Sie die Abschnitte aus (siehe unten).
- Klicken Sie auf Erstellen.
Typ & Code
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Typ | Rabattcode — Kunde gibt Code ein oder Geschenkgutschein — eindeutiger Code pro Kauf |
| Code | Lassen Sie das Feld leer, und BedFlow erstellt einen (z. B. XXXX-XXXX oder GIFT-XXXX-XXXX für einen Geschenkgutschein). Oder tippen Sie selbst einen Code aus Großbuchstaben und Ziffern ein |
| Status | Standardmäßig Aktiv. Entwurf = noch nicht verwendbar |
| Kurzname | Für Sie selbst, z. B. „Sommeraktion 2026“ |
| Beschreibung (intern) | Eine interne Notiz, z. B. „Kompensation Buchung 1234“ |
Wert
- Prozentsatz: an = Rabatt in Prozent, aus = fester Betrag in Euro.
- Betrag oder Prozentsatz: z. B. 25 für 25 € oder 10 für 10 %.
- Mindestbestellwert: optional; der Code funktioniert erst ab diesem Betrag.
Gültigkeit
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| Gültig ab (Einlösung) / Gültig bis (Einlösung) | Wann der Code eingegeben werden darf |
| Max. Anzahl Verwendungen | Leer = unbegrenzt. Für einen Geschenkgutschein meist 1 |
| Aufenthalt ab / Aufenthalt bis | Das Anreisedatum muss zwischen diesen Daten liegen |
| Mindestanzahl Nächte | Optional |
Geltungsbereich
Gilt für: Gesamte Bestellung, Nur Übernachtungen, Bestimmte Produkte (wählen Sie sie bei Welche Produkte) oder Nur Wellness.
Geschenkgutschein-Infos
Nur bei einem Geschenkgutschein:
- Empfänger — Name und Empfänger — E-Mail
- Senden am Datum: leer = sofort senden
- Persönliche Nachricht
- PDF-Sprache: Nederlands, English, Français oder Deutsch
Legen Sie einen aktiven Geschenkgutschein mit einer E-Mail-Adresse des Empfängers an, mailt BedFlow den Gutschein (PDF + Code) sofort, oder am gewählten Tag um 9:00. Erneut senden können Sie jederzeit mit An Gast senden in der Liste oder auf dem Gutschein selbst.
Rabattcode nur für bestimmte Nächte
Einen Rabattcode mit Gilt für: Nur Übernachtungen können Sie auf bestimmte Nächte beschränken, zum Beispiel einen Midweek-Rabatt von Sonntag bis einschließlich Donnerstag. Haken Sie unter Nur Nächte am die Tage an, die mitzählen.
- Eine Nacht zählt am Tag der Anreise: Sonntag ist die Nacht von Sonntag auf Montag.
- Bucht der Gast eine volle Woche, gilt der Rabatt nur auf den Teil des Zimmerpreises, der auf die angehakten Nächte fällt. Teurere Wochenendnächte zählen dabei mit ihrem eigenen Preis.
- Das Buchungsmodul zeigt den Rabattbetrag und auf wie viele Nächte er gilt, zum Beispiel Rabatt auf 5 von 7 Nächten. Die Rechnung berechnet genau denselben Betrag.
- Fällt keine einzige Nacht auf einen angehakten Tag, lehnt das Buchungsmodul den Code ab, mit der Erklärung, welche Nächte mitzählen.
- Alle sieben Tage angehakt bedeutet keine Einschränkung.
Wie löst ein Gast einen Code ein?
Im Buchungsmodul auf Ihrer Website gibt es ein Feld Gutscheincode mit dem Button Anwenden. BedFlow prüft, ob der Code existiert, gültig ist und zur Buchung passt, und zieht den Betrag sofort von dem ab, was der Gast zahlt. Der Gast verwendet einen Code pro Buchung.
Einen Geschenkgutschein verwenden Sie einmal (wie bei Max. Anzahl Verwendungen festgelegt). Ist der Aufenthalt günstiger als der Gutschein, wird nur der Betrag des Aufenthalts verrechnet; die Differenz bleibt nicht auf dem Gutschein stehen.
Geschenkgutscheine verkaufen
Einstellungen → Integrationen → Gasterlebnis → Geschenkgutscheine
Sie möchten Geschenkgutscheine auf Ihrer Website verkaufen? Klicken Sie auf der Kachel Geschenkgutscheine auf Konfigurieren:
| Feld | Erklärung | Standard |
|---|---|---|
| Geschenkgutscheine verkaufen | Ein oder aus. Aus = die Verkaufsseite ist nicht erreichbar, auch nicht für alle, die den Link kennen | aus |
| Gültig für | Wie lange ein verkaufter Gutschein gültig bleibt, in Monaten | 24 |
| Niedrigster Betrag / Höchster Betrag | Die Grenzen für den ganzen Shop | 25 € / 5.000 € |
Unter Gutscheinarten legen Sie fest, welche Gutscheine Sie verkaufen. Standardmäßig sind das Wellness, Übernachtung und Frei verwendbar. Mit Art hinzufügen legen Sie eine weitere an. Pro Art tragen Sie ein:
- Name
- Schlüssel: kurz, ohne Leerzeichen; er erscheint im Code des Gutscheins
- Gilt für: Alles, Übernachtungen, Wellness oder Extras
- Vorgeschlagene Beträge: durch Kommas getrennt, z. B. 60, 120, 180
- Minimum für diese Art
Entfernen Sie alle Arten, stellt BedFlow den Standardsatz wieder her. Sonst hätten Sie eine Verkaufsseite ohne einen einzigen Button.
Klicken Sie auf Speichern.
Auf Ihrer eigenen Website
Im selben Fenster, unter Auf Ihrer eigenen Website, steht ein Einbettungscode: ein Stück Code, das Sie in jede beliebige Seite Ihrer Website einfügen. Das funktioniert auch auf einer Website, die nicht bei BedFlow läuft, denn Verkauf und Zahlung laufen vollständig bei uns. Die Sprache wählen Sie im Code: Ersetzen Sie lang=nl durch en, fr oder de.
Verwenden Sie die Mini-Site von BedFlow, müssen Sie nichts tun: Sobald Geschenkgutscheine eingeschaltet sind, erscheint der Abschnitt von selbst, mit einem Link im Menü oben.
Wie wird ein Geschenkgutschein abgerechnet?
Beim Verkauf erstellt BedFlow eine Proformarechnung. Sobald der Gutschein bezahlt ist, wird daraus automatisch eine endgültige Rechnung zu 0 % MwSt. über den vollen Betrag: Bei einem Mehrzweck-Gutschein wird die MwSt. erst bei der Einlösung fällig. Der Käufer erhält diese Rechnung sofort per E-Mail, zusammen mit dem Gutschein als PDF.
Wird der Gutschein später eingelöst, steht auf der Aufenthaltsrechnung der Aufenthalt zu seinem eigenen MwSt.-Satz, plus eine Zeile Verrechnung Geschenkgutschein über denselben Betrag im Minus, zu 0 %. So zählt der Umsatz des Gutscheins nur einmal, und die MwSt. fällt zum Zeitpunkt der Einlösung an. Der Gast zahlt nur die Differenz. Ihre Buchhaltungsintegration übermittelt beide Rechnungen so weiter.
Häufige Fragen
Kann ein Gast mehrere Codes gleichzeitig verwenden? Nein, ein Code pro Buchung.
Ein Gutschein ist abgelaufen. Kann ich ihn verlängern? Ja. Öffnen Sie den Gutschein mit Bearbeiten, passen Sie Gültig bis (Einlösung) an und setzen Sie den Status auf Aktiv, wenn er auf Abgelaufen steht. Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Kann ich einen Rabattcode für eine einzelne Firma erstellen? Ja. Erstellen Sie einen Rabattcode mit einem eigenen Code und teilen Sie ihn mit der Firma. Muss diese Firma nachträglich per Überweisung zahlen, setzen Sie auch das Häkchen für Zahlung auf Rechnung in ihrem Kundendatensatz. Siehe Kunden verwalten.