Kortingscodes & cadeaubonnen

Bijgewerkt op 2026-10-01

Beheer → Kortingscodes

Op deze pagina (titel Kortingscodes & Cadeaubonnen) beheer je twee soorten codes:

• Kortingscodes: een code die een klant bij het boeken invoert voor een korting, bv. een actie of een afspraak met een bedrijf.
• Cadeaubonnen: een bon met een unieke code, die iemand bij jou kocht of die jij zelf weggeeft.

Het getal naast het menu-item toont hoeveel codes er actief zijn.

De lijst

Je filtert op Type en Status. Per rij kan je een code bekijken, bewerken, de PDF downloaden en een cadeaubon mailen met Verstuur naar gast (of Opnieuw versturen).

Een code aanmaken

1. Ga naar Beheer → Kortingscodes en klik Nieuwe code.
2. Vul de secties in (zie hieronder).
3. Klik Aanmaken.

Type & code

Waarde

• Percentage: aan = korting in procent, uit = vast bedrag in euro.
• Bedrag of Percentage: bv. 25 voor € 25, of 10 voor 10%.
• Min. bestedingsbedrag: optioneel; de code werkt pas vanaf dat bedrag.

Geldigheid

Scope

Van toepassing op: Volledige bestelling, Enkel overnachtingen, Specifieke producten (kies ze bij Welke producten) of Enkel wellness.

Cadeaubon-info

Enkel bij een cadeaubon:

• Ontvanger — naam en Ontvanger — e-mail
• Verstuur op datum: leeg = meteen versturen
• Persoonlijk bericht
• PDF-taal: Nederlands, English, Français of Deutsch

Maak je een actieve cadeaubon aan met een e-mailadres van de ontvanger, dan mailt BedFlow de bon (PDF + code) meteen, of op de gekozen dag om 9:00. Opnieuw versturen kan altijd met Verstuur naar gast in de lijst, of op de bon zelf.

Kortingscode enkel op bepaalde nachten

Een kortingscode met Van toepassing op: Enkel overnachtingen kan je beperken tot bepaalde nachten, bijvoorbeeld een midweekkorting van zondag tot en met donderdag. Vink onder Enkel nachten op de dagen aan die meetellen.

• Een nacht telt op de dag van aankomst: zondag is de nacht van zondag op maandag.
• Boekt de gast een volle week, dan geldt de korting enkel op het deel van de kamerprijs dat op de aangevinkte nachten valt. Duurdere weekendnachten tellen daarbij met hun eigen prijs.
• De boekingsmodule toont het kortingsbedrag en op hoeveel nachten het geldt, bijvoorbeeld korting op 5 van 7 nachten. De factuur rekent exact hetzelfde bedrag.
• Valt geen enkele nacht op een aangevinkte dag, dan weigert de boekingsmodule de code, met de uitleg welke nachten wel meetellen.
• Alle zeven dagen aangevinkt betekent geen beperking.

Hoe wisselt een gast een code in?

In de boekingsmodule op je website staat een veld Kortingscode of cadeaubon met de knop Toepassen. BedFlow controleert of de code bestaat, geldig is en past bij de boeking, en trekt het bedrag meteen af van wat de gast betaalt. De gast gebruikt één code per boeking.

Een cadeaubon gebruik je één keer (zoals ingesteld bij Max. aantal keer bruikbaar). Is het verblijf goedkoper dan de bon, dan wordt enkel het bedrag van het verblijf verrekend; het verschil blijft niet op de bon staan.

Cadeaubonnen verkopen

Instellingen → Integraties → Gastervaring → Cadeaubonnen

Wil je cadeaubonnen verkopen op je website? Klik op de tegel Cadeaubonnen op Configureren:

Onder Soorten bonnen stel je in welke bonnen je verkoopt. Standaard zijn dat Wellness, Overnachting en Vrij te besteden. Met Soort toevoegen maak je er een bij. Per soort vul je in:

• Naam
• Sleutel: kort, zonder spaties; die komt in de code van de bon
• Geldt voor: Alles, Overnachtingen, Wellness of Extra's
• Voorgestelde bedragen: gescheiden door komma's, bv. 60, 120, 180
• Minimum voor deze soort

Haal je alle soorten weg, dan zet BedFlow de standaardset terug. Anders zou je een verkooppagina zonder één knop hebben.

Klik Opslaan.

Op je eigen website

In hetzelfde venster, onder Op je eigen website, staat een Insluitcode: een stukje code dat je in eender welke pagina van je website plakt. Dat werkt ook op een site die niet bij BedFlow draait, want de verkoop en de betaling lopen volledig bij ons. De taal kies je in de code: vervang lang=nl door en, fr of de.

Gebruik je de mini-site van BedFlow, dan hoef je niets te doen: zodra cadeaubonnen aanstaan, verschijnt de sectie vanzelf, met een link in het menu bovenaan.

Hoe wordt een cadeaubon gefactureerd?

Bij de verkoop maakt BedFlow een proforma. Zodra de bon betaald is, wordt die vanzelf een definitieve factuur aan 0% btw voor het volle bedrag: bij een meervoudige waardebon is de btw pas verschuldigd bij besteding. De koper krijgt die factuur meteen per e-mail, samen met de bon als PDF.

Wordt de bon later gebruikt, dan staat op de verblijfsfactuur het verblijf aan zijn eigen btw-tarief, plus een regel Verrekening cadeaubon voor hetzelfde bedrag in min, aan 0%. Zo telt de omzet van de bon maar één keer en komt de btw op het moment van besteding. De gast betaalt enkel het verschil. Je boekhoudkoppeling stuurt beide facturen zo door.

Veelgestelde vragen

Kan een gast meerdere codes tegelijk gebruiken? Nee, één code per boeking.

Een bon is verlopen. Kan ik hem verlengen? Ja. Open de bon met Bewerken, pas Geldig tot (inwissel) aan en zet de Status op Actief als die op Verlopen staat. Klik Wijzigingen opslaan.

Kan ik een kortingscode voor één bedrijf maken? Ja. Maak een kortingscode met een eigen code en deel die met het bedrijf. Moet dat bedrijf achteraf per overschrijving betalen, zet dan ook het vinkje postpaid op zijn klantenfiche. Zie Klanten beheren.

Gerelateerd

• Automatische betaalbevestiging
• Facturatie
• Gasten-reis overzicht