WhatsApp via TextMeFlow (gratis vanaf Starter)
Bijgewerkt op 2026-10-01
Instellingen → Integraties → Communicatie → WhatsApp
Met WhatsApp stuurt BedFlow je gasten de berichten die ze echt lezen: praktische info voor aankomst, het welkomstbericht met de link om de kamer te openen, betaalbevestigingen. Alles vertrekt vanaf je eigen WhatsApp-nummer, en de antwoorden van je gasten komen binnen in Dagelijks → Berichten.
BedFlow verstuurt WhatsApp via TextMeFlow, een WhatsApp-dienst van dezelfde makers als BedFlow. Vanaf het plan Starter is TextMeFlow Starter gratis inbegrepen: 500 WhatsApp-berichten per maand vanaf je eigen nummer, op servers in de EU. Je koppelt je nummer volledig in BedFlow, met een QR-scan.
Je WhatsApp koppelen
- Ga naar Instellingen → Integraties, zoek in de categorie Communicatie de tegel WhatsApp en klik Configureren.
- Kies bij Provider de optie TextMeFlow (self-hosted).
- Zit je op Starter of hoger, dan zie je een groene bevestiging: je abonnement bevat TextMeFlow en BedFlow vult alle gegevens zelf in zodra je opslaat. Je hoeft geen sleutels te kopiëren.
- Klik Opslaan. Open daarna de tegel opnieuw.
- Klik bij Je WhatsApp koppelen op Koppel je WhatsApp. Er verschijnt een QR-code.
- Op je telefoon: open WhatsApp, ga naar Instellingen → Gekoppelde apparaten → Apparaat koppelen en scan de code, net zoals bij WhatsApp Web.
- BedFlow merkt de koppeling vanzelf op en toont Je WhatsApp is gekoppeld. Vanaf nu vertrekken gastberichten via je eigen nummer.
QR-code verlopen voor je kon scannen? Klik Nieuwe QR en scan opnieuw.
Bij Status van je koppeling zie je altijd waar je staat:
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Verbonden | Alles werkt |
| Ontkoppeld | De koppeling viel weg, met hoe lang al. Scan de QR-code opnieuw |
| Koppeling nog niet bevestigd | Je koos TextMeFlow, maar de QR-scan is nog niet gebeurd of nog niet bevestigd |
Op de Integraties-pagina toont de tegel ook via welke dienst je berichten lopen, bv. "WhatsApp berichten naar gasten via TextMeFlow."
Welke berichten vertrekken via WhatsApp?
| Bericht | Wanneer |
|---|---|
| Pre-arrival | Om 10:00, twee dagen voor aankomst, met de check-in-uren en de link naar de gastenpagina |
| Welkom op de aankomstdag | Om 09:05 op de aankomstdag, als je de welkomstmail op de aankomstdag aan hebt staan |
| Welkom aan de balie | Wanneer je op Inchecken klikt, met de gastenpagina en de knoppen om de deur te openen |
| Betaling ontvangen / Aanbetaling ontvangen | Na een betaling |
| Boeking verlopen / Boeking geannuleerd | Wanneer een onbetaalde boeking vervalt, of na een handmatige annulering |
| Wellness | Geboekt, betaald, verlopen, saldo-herinnering (enkel als je wellness aanbiedt) |
| Snelknoppen | Wanneer jij ze kiest: Kamer klaar, Checkout, Ontbijt, Wellness |
De teksten pas je aan bij Beheer → Berichten → Berichtsjablonen. Zie WhatsApp-sjablonen bewerken. Wanneer wat vertrekt, zie je op de tijdlijn in Automatische berichten.
Elke gast krijgt de berichten in zijn eigen taal: Nederlands, Frans, Engels of Duits (anders Engels). De knoppen in de berichten (gastenpagina, voordeur, kamer) zijn korte bedflow.eu/s/…-linkjes: netjes in WhatsApp en makkelijk aan te tikken.
Gasten per kamer, met hun eigen WhatsApp en taal
Boekt iemand meerdere kamers voor anderen, bijvoorbeeld een familie of een groep? Dan kun je per kamer vastleggen wie er slaapt.
- Ga naar Dagelijks → Beschikbaarheid en zoek de tegel van de boeking bij de kaarten van vandaag (bv. de aankomsten).
- Klik op het blauwe label met het aantal kamers (bv. 3 kamers) of het woord gast. Het venster Gasten per kamer opent.
- Vul per kamer de Naam en het WhatsApp-nummer in. Kies eventueel de Taal; standaard staat die op automatisch (op basis van het nummer).
- Klik Bewaren.
Vanaf dan:
- krijgt elke kamergast de automatische WhatsApp-berichten (pre-arrival, welkom) in zijn eigen taal, met enkel de link en de deurknoppen van zijn eigen kamer;
- krijgt de boeker enkel nog de berichten voor de kamers zonder eigen gast. Heeft elke kamer een eigen gast, dan krijgt de boeker deze berichten niet meer.
Koppeling verbroken? BedFlow verwittigt je
Een WhatsApp-koppeling kan wegvallen, bijvoorbeeld als je het gekoppelde apparaat in WhatsApp verwijdert. Je hoeft dat niet zelf in de gaten te houden:
- Bovenaan elk scherm in BedFlow verschijnt een oranje balk: "Je WhatsApp-koppeling voor [pand] is verbroken. Koppel opnieuw zodat je gasten WhatsApp-berichten blijven ontvangen.", met de knop Opnieuw koppelen.
- Op de WhatsApp-tegel springt de status op Ontkoppeld.
- Klik Opnieuw koppelen, scan de QR-code en de balk verdwijnt.
Berichten die tijdens de onderbreking hadden moeten vertrekken, verstuur je best even opnieuw.
Je TextMeFlow-abonnement beheren
Onder de WhatsApp-instellingen staat de link Open TextMeFlow — beheer je abonnement of upgrade. Die opent TextMeFlow in een nieuw tabblad, al ingelogd. Daar zie je je verbruik en kun je upgraden.
Je kunt de gratis bundel ook activeren via Mijn abonnement & facturen (bovenaan de zijbalk), maar de weg hierboven is korter.
Het gratis pakket
| Starter (gratis bij BedFlow) | Pro (€ 15/maand, apart) | Business (€ 29/maand, apart) | |
|---|---|---|---|
| Berichten per maand | 500 | 5.000 | 25.000 |
| WhatsApp-toestellen | 1 | 1 | 3 |
Voor een gewone B&B is 500 berichten per maand ruim. Kom je toch aan de limiet, dan upgrade je via Open TextMeFlow.
Ga je terug naar het plan Micro, dan valt TextMeFlow terug op het gratis basispakket van TextMeFlow (50 berichten per maand). Je nummer blijft gekoppeld. Wil je meer, dan neem je in TextMeFlow zelf een betaald pakket, los van je BedFlow-abonnement.
Gasten zonder WhatsApp of zonder gsm-nummer
Het nummer heeft geen WhatsApp
Kan het welkomstbericht niet bezorgd worden omdat het nummer geen WhatsApp heeft, dan:
- toont de aankomsttegel in Dagelijks → Beschikbaarheid het label geen WhatsApp met de datum;
- opent bij het inchecken een venster waarin je een ander nummer ingeeft (vaak heeft de gast een privé-gsm met WhatsApp). Klik Opnieuw versturen en het bericht vertrekt meteen.
BedFlow onthoudt dat een nummer geen WhatsApp heeft, en probeert het niet elke dag opnieuw.
Booking.com-gasten zonder gsm-nummer
Sinds 28 september 2026 geeft Booking.com het gsm-nummer van de gast niet meer door aan channel managers. Je vindt het nog in het Extranet, bij de reservatie onder Telefoonnummer tonen. Zonder nummer kan BedFlow geen WhatsApp sturen. Daarom:
- Vraagt BedFlow het nummer in de chat. Kort na de boeking zet BedFlow overdag een bericht in de Booking.com-chat, in de taal van de gast: of hij wil antwoorden met zijn gsm-nummer, of het wil achterlaten op de gastenpagina. Heeft hij de dag vóór aankomst nog niets gestuurd, dan volgt één herinnering. Antwoordt de gast met een nummer, dan neemt BedFlow het vanzelf over, bedankt de gast in de chat en gaan de volgende berichten via WhatsApp. Je hoeft niets over te typen.
- Laat de gast zijn nummer zelf achter. De bevestigings- en pre-arrival-mail vragen het, met een knop naar de gastenpagina. Die mails verschijnen ook in de Booking.com-chat. Bovenaan de gastenpagina staat het vak Uw gsm-nummer voor WhatsApp. Vult de gast het in, dan gaan de volgende berichten weer via WhatsApp.
- Gaat het welkomstbericht via de chat. Check je een gast in van wie geen nummer bekend is, dan zet BedFlow het welkomstbericht met de links naar de gastenpagina en de kamer in de Booking.com-chat. Je ziet dat in de melding na het inchecken.
- Vraagt BedFlow het nummer bij het inchecken, als ook de chat niet lukt. Klik Bewaren en versturen: het nummer wordt bij de gast bewaard en het welkomstbericht vertrekt via WhatsApp.
Booking.com raadt aan om in het Extranet de AllowList voor links in berichten aan te zetten. Doe je dat, zet dan bedflow.eu op de lijst, zodat de links naar de gastenpagina en de kamer blijven werken. De chat met Booking.com-gasten beheer je in Gastenberichten.
TextMeBot blijven gebruiken
Werk je al met een betaald TextMeBot-abonnement en wil je nog niet overstappen? Kies dan bij Provider de optie TextMeBot (SaaS) en vul je TextMeBot API key in (te vinden op api.textmebot.com onder Account). De berichten lopen dan via TextMeBot. De foto's en je eigen antwoorden vanuit WhatsApp zie je in de inbox enkel met TextMeFlow.
Eigen TextMeFlow-installatie
Draai je een eigen TextMeFlow-installatie, of val je (nog) niet onder de gratis bundel? Dan toont de WhatsApp-tegel de velden TextMeFlow base URL, TextMeFlow API key en TextMeFlow webhook signing secret. Onder Inkomende berichten staat de Webhook URL voor jouw provider: plak die in TextMeFlow, zodat de antwoorden van je gasten in BedFlow binnenkomen.
Veelgestelde vragen
Werkt mijn bestaande WhatsApp-nummer, of moet ik een nieuw nummer kopen? Je eigen nummer werkt. De koppeling werkt zoals WhatsApp Web: je nummer blijft van jou. Stuur geen massaberichten en geen reclame zonder toestemming, dan blijft je nummer veilig.
Moet ik nog ergens een sleutel kopiëren? Nee. Kies TextMeFlow, sla op en scan de QR-code. Alleen een eigen installatie vraagt de velden met de hand.
Kan ik meerdere panden koppelen? Ja. Je stelt WhatsApp per pand in. Heeft elk pand een eigen nummer, dan koppel je per pand een ander toestel.
Waar kies ik de provider? Bij Instellingen → Integraties → Communicatie → WhatsApp, veld Provider. Staat daar — Geen WhatsApp —, dan vertrekken er geen WhatsApp-berichten.