Berichtsjablonen — de teksten van je e-mails
Bijgewerkt op 2026-10-01
Beheer → Berichten → Berichtsjablonen
Elke automatische e-mail en elk automatisch WhatsApp-bericht vertrekt vanuit een sjabloon. Op deze pagina pas je die teksten aan, per taal (Nederlands, Engels, Frans, Duits). Je aanpassing geldt alleen voor het pand waarin je werkt.
Welke mail wanneer vertrekt, stel je in op het tabblad ernaast: Automatische berichten.
Wat staat er op de pagina?
Van boven naar onder:
- Afsluitende groet in gast-mails: de naam onder de slotgroet van elke gastmail.
- Review-link (bv. Google): de link voor de reviewvraag na het verblijf.
- De sjablonen, in vier groepen: Booking templates, Invoice templates, Wellness templates en WhatsApp templates. Elk sjabloon toont zijn naam en een korte uitleg. Heb je een sjabloon aangepast, dan zie je de talen die je wijzigde.
De WhatsApp-sjablonen worden uitgelegd in WhatsApp-sjablonen bewerken.
De belangrijkste e-mailsjablonen
| Sjabloon | Waarvoor |
|---|---|
| Booking Created | Bevestiging na een rechtstreekse boeking, met betaallink of overschrijvingsgegevens |
| Booking Confirmed | Betaling ontvangen, boeking bevestigd |
| Booking Fully Paid | Restbedrag ontvangen, verblijf volledig betaald |
| Payment Reminder | Betaalherinnering |
| Pre-arrival | Praktische info voor de aankomst |
| Check-in Welcome | Welkomstmail op de ochtend van aankomst |
| Review Request | Vraag om een review na het verblijf, met knop en QR-code |
| Wellness Upsell | Wellness aanbieden twee dagen voor aankomst, enkel als er plaats is |
| Booking Expired | Boeking vervallen omdat er niet betaald werd |
| Booking Cancelled | Annuleringsbevestiging |
| Invoice Finalized | Definitieve factuur na het uitchecken, met PDF |
| Quote Sent | Offerte met een knop naar de offertepagina |
| Payment Request | Vriendelijk betaalverzoek met openstaand saldo en betaalknop |
Een sjabloon aanpassen
- Klik op het sjabloon. De editor opent onder de lijst.
- Kies bij Taal de taal: NL, EN, FR of DE. Rechts zie je Standaard (nog niet aangepast) of Aangepast.
- Pas het Onderwerp (subject) aan: de regel die de gast in zijn inbox ziet.
- Pas onder Template inhoud de tekstdelen aan. Elk deel heeft een eigen vak, met de naam van het deel erboven (bv.
intro,checkin,closing). - Klik op Opslaan (NL) (de knop noemt de taal waarin je werkt). Je wijziging is meteen actief.
Rechts staat de Preview van de mail. Via de link Preview bovenaan open je die in een nieuw tabblad.
Variabelen
In het paneel Beschikbare variabelen rechts zie je welke gegevens je kunt invoegen. Klik in een tekstvak en daarna op een variabele: ze komt op de plaats van je cursor. Bij het versturen vult BedFlow ze in met de gegevens van de boeking en je pand.
Er zijn twee soorten, allebei laat je ongewijzigd staan:
| Soort | Voorbeeld | Wat het invult |
|---|---|---|
| Tussen dubbele accolades | {{ $guestName }} |
Naam van de gast |
{{ $arrivalFormatted }} |
Aankomstdatum, in de taal van de gast | |
{{ $totalFormatted }} |
Totaalbedrag | |
{{ $propertyName }} |
Naam van je pand | |
{{ $unitAddress }} |
Adres van de geboekte woning of kamer | |
| Met een dubbelpunt | :from en :to |
Begin en einde van je check-in-uren |
:before |
Uiterste check-out-uur | |
:hours |
Aantal uren om te betalen |
Welke variabelen er zijn, verschilt per sjabloon. Het paneel toont er alleen die bij dit sjabloon werken. Schrijf de naam van je pand liefst als {{ $propertyName }} in plaats van letterlijk: dan blijft ze juist, ook in de vertalingen.
Sommige sjablonen hebben een blok Goed om te weten. Daar staat wat BedFlow zelf aan het bericht toevoegt, bijvoorbeeld de link naar de gastenpagina.
Terug naar de standaardtekst
Klik Reset. De gekozen taal krijgt weer de standaardtekst van BedFlow.
Automatisch vertalen
Schrijf je tekst in één taal en klik Opslaan & vertalen naar alle talen. BedFlow bewaart je tekst en laat DeepL hem vertalen naar de andere drie talen. De variabelen worden daarbij niet vertaald.
Lees de vertalingen even na: klik op EN, FR en DE en pas aan waar nodig. Een eigen woordkeuze of een merknaam kan DeepL anders vertalen dan je wilt.
De standaardteksten
Zolang je niets aanpast, gebruikt BedFlow neutrale standaardteksten met de naam van je pand erin.
- Check-in en check-out: de uren komen automatisch uit Instellingen → Mijn property → Check-in / check-out tijden, of uit de eigen uren van de geboekte woning als je die per unit instelde.
- Annulering en parking: in de bevestigingsmail zijn de delen
cancelenparkingstandaard leeg. Leeg betekent: geen regel in de mail. Vul ze zelf in als je er iets over wilt zeggen. - Ontbijt en wellness: tips over ontbijt of wellness verschijnen alleen als je pand dat aanbiedt.
Afsluitende groet
Elke gastmail eindigt met een slotgroet en daaronder een naam. Standaard is dat de naam van je pand.
- Vul bovenaan bij Afsluitende groet in gast-mails een eigen naam in, bijvoorbeeld "Anna & Tom - B&B De Linde".
- Klik Groet opslaan.
De groet geldt meteen voor alle automatische gastmails van dit pand, in elke taal, ook in de preview. Leeg laten = de naam van je pand.
Review-vraag na het verblijf
Het sjabloon Review Request vraagt je gast na het verblijf om een review, met een knop en een QR-code naar jouw reviewpagina.
- Plak bovenaan bij Review-link (bv. Google) de volledige link, inclusief
https://. Voor Google vind je die in je Google Bedrijfsprofiel via "Vraag om reviews", in de vormhttps://g.page/r/…/review. - Klik Link opslaan.
- Ga naar Beheer → Berichten → Automatische berichten, klik Nieuwe automatisatie en kies trigger X dagen na vertrek (bv. 1 dag) en sjabloon Review Request.
De knop en de QR-code wijzen vanzelf naar je link. Zolang Review-link leeg is, vertrekt deze mail niet: een reviewvraag zonder link heeft geen zin.
Parkeeruitleg in de welkomstmail
Het sjabloon Check-in Welcome (de mail op de ochtend van aankomst) heeft een eigen deel parking_info. Wat je daar schrijft, ziet de gast als parkeerblok in de mail. Leeg = geen parkeerregel. Je vult het per taal in, zoals de andere delen.
In welke taal krijgt je gast zijn berichten?
Mails en WhatsApp-berichten vertrekken in het Nederlands, Engels, Frans of Duits. BedFlow kiest de taal zo:
- Een taal die bewust gekozen is. Stond bij de boeking Frans, Engels of Duits als taal (bv. omdat jij dat in het boekingsformulier bij Gast → Taal koos), dan gebruikt BedFlow die.
- Het gsm-nummer. Een buitenlands nummer is het sterkste signaal: +49 wordt Duits, +33 Frans, +31 Nederlands, +44 Engels.
- De postcode bij een Belgisch adres: Vlaanderen wordt Nederlands, Wallonië Frans, de Oostkantons Duits.
- Het land van de gast: Nederland, Frankrijk of Duitsland. Daarna kijkt BedFlow nog naar de taal van de factuur.
- Anders Engels. Een Italiaanse of Spaanse gast krijgt dus Engels.
Boekingen via een kanaal zoals Booking.com geven geen taal door. Voor die gasten bepaalt BedFlow de taal altijd uit gsm-nummer, postcode en land.
De gastenpagina volgt dezelfde regels. Daar kan de gast bovenaan ook zelf van taal wisselen.
Een kopie van elke gastmail (BCC)
Wil je elke mail die naar je gasten vertrekt ook zelf ontvangen?
- Ga naar Instellingen → Mijn property.
- Open de sectie E-mail (per-property override).
- Vul bij BCC-adres voor alle uitgaande gast-mail je eigen adres in.
- Klik Wijzigingen opslaan.
Vanaf dan krijg je een blinde kopie van elke gastmail van dit pand: bevestigingen, facturen, wellness-mails. De gast ziet dat adres niet. Leeg = geen kopie.
Veelgestelde vragen
Kan ik een eigen e-mailsjabloon toevoegen? Nee. De sjablonen liggen vast. Je past hun tekst aan en je kiest op Automatische berichten wanneer ze vertrekken. Voor eigen standaardantwoorden in de gastinbox, zie Gastenberichten.
Hoe zie ik een mail voor hij naar gasten gaat? Via Preview in de editor. Die toont de mail met voorbeeldgegevens. Welke mails echt vertrokken, zie je in Verstuurde e-mails terugvinden.
Mijn gast kreeg een mail in de verkeerde taal. Kijk welke taal er bij de boeking staat en welk gsm-nummer en land de gast heeft (zie de volgorde hierboven). Zet je bij de boeking de juiste taal, dan volgen de volgende berichten die taal.
Geldt mijn aanpassing ook voor mijn andere panden? Nee. Elk pand heeft zijn eigen teksten. Wissel bovenaan van pand om de teksten van een ander pand aan te passen.