Handleiding / Integraties

Relaxy koppelen (leadkanaal wellness)

Bijgewerkt op 2026-10-01

Instellingen → Integraties → Gastervaring → Relaxy

Relaxy (relaxy.be) is een Belgische marktplaats voor privé-sauna's en wellness. Wie daar een arrangement aanvraagt, wordt voortaan automatisch bij jou een wellnessreservatie met betaallink. De gast betaalt aan jou, nooit aan Relaxy, en je slot is pas definitief zodra er betaald is.

Deze koppeling hoort bij de wellness-module (vanaf Starter). Ze werkt voor panden die wellness via BedFlow verkopen. Zit de wellness-module niet in je abonnement, dan staat de tegel op Niet in je abonnement, met een knop Upgraden.

Hoe het werkt

  1. Een gast doet op Relaxy een aanvraag voor jouw arrangement.
  2. BedFlow leest elke vijf minuten de privé agenda-feed van Relaxy en ziet de nieuwe aanvraag, met naam, e-mail, telefoon, aantal personen en het gevraagde moment.
  3. BedFlow maakt een gewone wellnessreservatie aan: proforma, agenda-event, en een betaallink per e-mail en WhatsApp naar de gast, precies zoals bij een boeking via je eigen widget.
  4. Betaalt de gast, dan is de sessie bevestigd en krijgt hij de gewone bevestiging. Betaalt hij niet binnen de termijn, dan vervalt de reservatie vanzelf en komt het slot weer vrij.
  5. Trekt de gast de aanvraag op Relaxy in, dan geven wij het slot ook vrij.

Is het gevraagde moment bij jou al bezet, dan krijgt de gast een mail met de vraag om via je eigen boekingspagina een ander moment te kiezen, en jij een melding om de aanvraag in Relaxy te weigeren. Relaxy kent je agenda namelijk niet.

Instellen

In Relaxy

  1. Ga in het partnerportaal naar Koppelingen → Apple Agenda & Outlook.
  2. Zet Klantgegevens meesturen aan. Zonder die schakelaar bevat de feed enkel de naam van het arrangement en kan BedFlow niemand een betaallink sturen.
  3. Kopieer de ICS-link (begint met https://www.relaxy.be/agenda/…). Houd die link privé: wie hem heeft, leest je aanvragen.
  4. Zet onder Units → Werkschema → Boekingsinstellingen de tijd tussen twee boekingen en de minimale reservatietijd gelijk aan wat je in BedFlow hanteert, zodat Relaxy geen aanvragen aanneemt die bij jou sowieso niet kunnen.

In BedFlow

  1. Ga naar Instellingen → Integraties, categorie Gastervaring, en klik bij de tegel Relaxy op Configureren.
  2. Plak de link in ICS-link van Relaxy, zet Relaxy-aanvragen automatisch omzetten aan en kies de Betaaltermijn (uren) (standaard 24). BedFlow houdt het slot nooit langer vast dan tot twee uur vóór de sessie.
  3. Klik Opslaan. Binnen vijf minuten verschijnt de eerste ophaling bij Status onderaan het venster.

Last-minutes op Relaxy

Met de Partner-API van Relaxy kan BedFlow ook de andere richting op: je vrije slots verschijnen als last-minutes op relaxy.be, en verdwijnen daar zodra ze bij jou bezet zijn.

  1. Maak in Relaxy onder Koppelingen → Partner API een OAuth-client aan met de rechten accommodations:read, last-minutes:read en last-minutes:write. Kopieer client-ID en clientgeheim (het geheim toont Relaxy maar één keer).
  2. Vul ze in bij Partner-API client-ID en Partner-API clientgeheim op de tegel Relaxy en klik Opslaan. BedFlow test de verbinding meteen en meldt het resultaat (Relaxy-API verbonden of Relaxy-API: verbinding mislukt). Weigert Relaxy de aanmelding, vraag dan bij support het IP-adres van BedFlow op en zet het in de IP-toegangslijst van de client bij Relaxy.
  3. Zet Vrije slots als last-minutes op Relaxy zetten aan en vul in: Voorkeurstarttijden (bv. 10:00,14:30,19:00), Dagen vooruit (standaard 7), Sluit een aanbod hoeveel uur vooraf? (standaard 4) en eventueel Korting op last-minutes (%).

Elk kwartier kijkt BedFlow per dag welke voorkeurstijden je eigen slotmotor vrij noemt (dezelfde buffers en hetzelfde dagmaximum als je widget) en zet die als last-minute van 2,5 uur voor 2 personen, één boeking per slot. Is op een dag geen enkele voorkeurstijd vrij terwijl er wél nog een sessie past, dan zet BedFlow dat ene vrije slot als last-minute: het slot dat het dichtst bij een voorkeurstijd ligt. Zo blijft ook een half volgeboekte dag, waarop het resterende slot naast je vaste tijden valt, zichtbaar op Relaxy. Boekt iemand zo'n slot, of komt er bij jou een boeking of hold op, dan trekt BedFlow de last-minute bij de volgende ronde in. Een boeking op een last-minute komt gewoon als aanvraag in de feed en krijgt dus ook een betaallink van jou. Zet je de schakelaar uit, dan verdwijnen al je last-minutes van Relaxy.

Een aanbod verdwijnt een aantal uur vóór aanvang, standaard vier. Die grens is bewust ruimer dan de minimale vooraanmelding van je eigen widget: wie rechtstreeks bij jou boekt betaalt meteen, maar een aanvraag via Relaxy komt met de agenda-koppeling binnen, krijgt een betaallink en heeft daarna nog de hold-termijn om te betalen. Staat de grens te kort, dan is de sessie al bezig voor de gast betaald heeft.

Wat je ziet in BedFlow

  • Elke aanvraag komt als wellnessboeking in Dagelijks → Boekingen → tab Wellness boekingen, met de gewone betaalstatus.
  • Je krijgt dezelfde meldingen als bij een directe wellnessboeking, met de vermelding "via Relaxy" en het Relaxy-nummer.
  • Bij Status onderaan het venster staan de laatste ophaling, een eventuele fout, het aantal actieve last-minutes en een telling van de laatste dertig dagen (wacht op betaling, betaald, verlopen, moment was bezet, …). Loopt een ophaling mis, dan staat de tegel op Instellingen onvolledig met de reden eronder.

Goed om te weten

  • Aanvragen die al in de feed stonden op het moment dat je de koppeling aanzet, worden niet meer omgezet: die heb je al zelf afgehandeld. Alleen wat daarna binnenkomt, krijgt automatisch een betaallink.
  • Relaxy-aanvragen blijven in het Relaxy-portaal op "Aanvraag" staan; daar is geen koppeling voor. Je hoeft er niets mee te doen.
  • De Google-Agenda-koppeling van Relaxy zelf is door Google geblokkeerd (hun app is niet geverifieerd). Daarom loopt alles via de agenda-feed.
  • Zet in je Relaxy-omschrijving dat de gast na de aanvraag een betaallink van jou ontvangt en dat de sessie pas na betaling definitief is. Relaxy verwijdert webadressen uit omschrijvingen, dus schrijf de naam van je website zonder link.

Gerelateerd

← Terug naar categorie