Gastenregistratie — wettelijk verblijfsregister

Bijgewerkt op 2026-10-01

Instellingen → Integraties → Gastervaring → Gastenregistratie

Als logiesuitbater ben je wettelijk verplicht om je gasten te registreren in een verblijfsregister. De integratie Gastenregistratie doet dat volledig automatisch: je gasten vullen hun gegevens zelf in via het gastportaal — jij hoeft niets over te typen en het register is altijd in orde voor een politiecontrole.

Je zet de integratie aan onder Instellingen → Integraties → Gastervaring → Gastenregistratie → Configureren.

Wat moet je wettelijk registreren?

Voor elke meerderjarige gast (en elke niet-begeleide minderjarige ouder dan 15) moet op de dag van aankomst geregistreerd worden:

een uniek doorlopend volgnummer en de aankomstdatum
naam en voornaam
geboorteplaats en geboortedatum
nationaliteit
nummer van het identiteitsdocument
de namen van begeleide minderjarige kinderen (alleen de namen)
de vertrekdatum, uiterlijk 24 uur na vertrek

Voor gasten met een Belgische identiteitskaart volstaat wettelijk ook: naam + voornaam + rijksregisternummer — de andere gegevens zijn dan niet nodig.

Eén registratie met één volgnummer per kamer of vakantiewoning volstaat, met daarin de gegevens van alle gasten.

Hoe werkt het in BedFlow?

Zet de integratie aan: open de tegel Gastenregistratie met Configureren en zet Gastenregistratie inschakelen aan. Onder Op te vragen gegevens kies je welke velden je gasten invullen: Geboorteplaats en geboortedatum, Nationaliteit, Nummer identiteitsdocument, Belgisch rijksregisternummer als alternatief en Namen van begeleide minderjarige kinderen. Naam en voornaam worden altijd gevraagd. Alles aan is het wettelijk volledige register (aanbevolen). Klik Opslaan.
De gast vult het zelf in. Na het boeken verschijnt in het gastportaal (dezelfde pagina als "gegevens aanvullen") een sectie Gastenregistratie. Het formulier past zich automatisch aan het aantal geboekte reizigers aan; de hoofdgast is al vooringevuld. Belgische gasten kunnen volstaan met hun rijksregisternummer. Voor kinderen volstaan de namen.
BedFlow doet de rest. Elke registratie krijgt automatisch een doorlopend volgnummer, de vertrekdatum wordt uiterlijk 24 uur na vertrek gestempeld, en op de boeking zie je de status en de geregistreerde reizigers.

De registratie gebeurt bewust na het boeken en nooit in de boekingsmodule zelf — extra velden tijdens het boeken kosten omzet.

Zelf invullen vanuit de boeking

Niet elke gast gebruikt het gastportaal: een walk-in, een telefonische boeking, een gast zonder smartphone. Open dan de boeking en klik in het blok Gastenregistratie op Registratie invullen. Het venster Verblijfsregister invullen opent, met hetzelfde formulier als de gast: dezelfde velden en dezelfde controles. Klik Registratie opslaan; het resultaat is een volwaardige registratie met een eigen volgnummer. Is de registratie al ingevuld, dan heet de knop Registratie aanpassen.

De knop staat op twee plaatsen, zodat je hem vindt waar je toch al zit: in het blok Gastenregistratie op de boekingsdetailpagina, en bovenaan Boeking bewerken — het scherm waarop je terechtkomt als je in Dagelijks → Beschikbaarheid op een boeking klikt. Handig wanneer de gast voor je staat: je klikt zijn verblijf in de kalender aan en vult meteen in, zonder eerst op naam te zoeken.

Anders dan het gastportaal, dat een kwartier na het uitchecken sluit, blijft deze knop altijd beschikbaar — ook om een registratie achteraf aan te vullen of een tikfout recht te zetten. Elke handmatige invulling wordt apart gelogd, zodat bij een controle zichtbaar blijft wat de gast zelf invulde en wat jij overnam.

Wie moet nog registreren?

Je hoeft daarvoor geen boekingen meer open te klikken. Op Dagelijks → Beschikbaarheid dragen de kaartjes onder Vandaag — aankomsten en gasten in huis — een chip met de stand van het register:

registratie ok (groen): de gast vulde het verblijfsregister in.
registratie ? (amber): nog niet ingevuld. Hou je de muis erboven, dan zie je of de gast al aan een deel van de reizigers toekwam.

De chip verschijnt alleen wanneer de integratie aanstaat. Staat er amber bij een gast die voor je staat, dan vul je het ter plaatse in met Registratie invullen (zie hierboven).

Politiecontrole: het register tonen

In het venster van de tegel Gastenregistratie staat de link Download register (dit jaar): een chronologisch CSV-bestand met alle registraties van dit kalenderjaar tot vandaag (volgnummer, gasten, aankomst- en vertrekdata). Dat bestand kan je tonen, afdrukken of meegeven.

Bewaring en privacy

Elke wijziging aan het register wordt gelogd (audit-trail) — bij elektronische registratie is dat wettelijk vereist.
Identiteitsdocument- en rijksregisternummers worden versleuteld opgeslagen.
Registraties worden 7 jaar na vertrek bewaard en daarna automatisch vernietigd, precies zoals de wet voorschrijft. Je hoeft daar niets voor te doen.

Veelgestelde vragen

Moet ik dit aanzetten? Alleen als je onder de registratieplicht valt en het register in BedFlow wil bijhouden. Hou je het register al op een andere manier bij, dan laat je de integratie gewoon uit — niemand merkt er iets van.

Mijn gast heeft het formulier niet ingevuld — wat nu? Op de boeking zie je "Nog niet ingevuld — de gast krijgt het registratieformulier in het gastportaal." Je kan de gast er bij aankomst op wijzen — de sectie blijft in het gastportaal staan tot en met het verblijf — of het zelf invullen met de knop Registratie invullen op de boeking (zie hierboven).

Telt dit ook voor kinderen? Begeleide minderjarigen worden met naam geregistreerd binnen de registratie van hun gezelschap — geboortedatum of ID-nummer is voor hen niet vereist.

Gerelateerd

Gastportaal — waar je gasten het formulier zien
Privacy — bewaartermijnen en gegevensbescherming

Portugal: het Boletim de Alojamento

Baat je een Alojamento Local uit, dan moet je élke buitenlandse gast binnen drie werkdagen na aankomst aanmelden bij SIBA (het systeem van AIMA, de opvolger van SEF). Dat vraagt drie gegevens die het Belgische logiesdecreet niet kent: soort document, land van afgifte en land van verblijf.

Zet daarvoor de schakelaar "Portugal: soort document, land van afgifte en land van verblijf" aan bij de op te vragen gegevens. Twee dingen veranderen dan:

je gasten krijgen die drie extra velden te zien;
de nationaliteitslijst wordt volledig in plaats van een korte selectie, want SIBA aanvaardt geen "Andere" — elk boletim heeft een echte landcode nodig.

Land van verblijf is trouwens ook precies wat de INE-enquête vraagt, dus dat veld dient meteen twee verplichtingen.

Er komen ook twee dingen bij die het boletim eist en het Belgische register niet: de woonplaats van de gast, en volledige gegevens voor begeleide kinderen — Portugal kent geen lichte regeling voor minderjarigen, elke buitenlandse reiziger krijgt zijn eigen boletim.

Het aanmelden zelf gebeurt door de integratie SIBA, die je naast deze tegel vindt. Zie SIBA — Boletins de Alojamento.