Automatische berichten — de gasten-reis
Bijgewerkt op 2026-10-01
Beheer → Berichten → Automatische berichten
Op deze pagina zie je in één tijdlijn welke berichten je gasten automatisch krijgen: van het moment dat ze boeken tot na hun vertrek. E-mails en WhatsApp-berichten staan samen per moment. Je ziet meteen waar een bericht vertrekt en waar niets gebeurt.
De teksten zelf pas je aan in het tabblad ernaast, Berichtsjablonen. Zie Berichtsjablonen: de teksten van je e-mails.
Zo lees je de tijdlijn
Elke halte op de tijdlijn is een moment in het verblijf. Rechts van de titel staat hoeveel berichten er op dat moment vertrekken.
| Moment | Wanneer |
|---|---|
| Gast boekt | Meteen nadat een boeking is aangemaakt |
| Betaling ontvangen | Na de eerste betaling (voorschot of meteen alles) |
| Volledig betaald | Wanneer het restbedrag binnenkomt na een voorschot |
| X dagen voor aankomst | Om 09:00, het gekozen aantal dagen voor aankomst. 2 dagen voor aankomst en Aankomstdag staan er altijd |
| X uur voor betaaldeadline | Het gekozen aantal uur voor een onbetaalde boeking vervalt |
| Boeking vervalt | Wanneer de betaaldeadline verloopt zonder betaling |
| Boeking geannuleerd | Na een annulering door jou of de gast |
| X dagen na vertrek | Om 09:00, het gekozen aantal dagen na de vertrekdag |
Onder elk moment hangen kaarten:
- E-mailkaart (wit, met een envelop): de naam van de automatisatie, de sjabloonsleutel (bv.
booking-created) en voor welke boekingen hij geldt, bv. "Alleen: direct, website" of "Alles behalve: booking.com, airbnb". Een groen bolletje betekent actief. Een grijs bolletje en het label inactief betekenen gepauzeerd. Het label geen betaallink staat erbij als de mail geen betaalknop toont. - WhatsApp-kaart (groen, met het label WhatsApp): een ingebouwd WhatsApp-bericht. Het label aangepast betekent dat je de tekst zelf wijzigde.
Staat er op een moment niets, dan zie je Geen bericht geconfigureerd voor dit moment. Klik op een e-mailkaart om de automatisatie te bewerken, op een WhatsApp-kaart om de tekst aan te passen.
Onder de tijdlijn staan nog drie blokken:
- Wellness-reis: alleen als je pand wellness aanbiedt. Losse wellnessgasten krijgen hun eigen WhatsApp-berichten (geboekt met betaallink, betaald, toegevoegd aan verblijf, vervallen, saldo-herinnering na de sessie).
- Snelknoppen in de planning: de kant-en-klare teksten achter de knoppen in het WhatsApp-venster van een boeking (Kamer klaar, Checkout, Ontbijt en, met wellness, Wellness). Die vertrekken nooit vanzelf.
- Teamberichten: WhatsApp naar je poetsdienst (het dagoverzicht en de persoonlijke link). Geen gastcommunicatie.
Waarmee je start: de standaardset
Elk nieuw pand krijgt meteen acht automatische e-mails. Je kunt ze aanpassen, pauzeren of aanvullen.
| Kaart | Moment | Voor welke boekingen |
|---|---|---|
| Reserveringsbevestiging (direct) | Gast boekt | Rechtstreekse boekingen: via je website, en de boekingen die je zelf invoert |
| Bevestiging Booking.com / OTA | Gast boekt | Boekingen via Booking.com, Airbnb, Expedia (zie hieronder) |
| Betaling ontvangen | Betaling ontvangen | Alle, behalve boekingen via die kanalen |
| Betaalherinnering | 7 dagen voor aankomst | Alle, behalve boekingen via die kanalen |
| Betaalherinnering (24u voor deadline) | 24 uur voor betaaldeadline | Alle, behalve boekingen via die kanalen |
| Pre-arrival info | 2 dagen voor aankomst | Alle |
| Boeking vervallen (niet betaald) | Boeking vervalt | Alle |
| Annuleringsbevestiging | Boeking geannuleerd | Alle |
Mis je een van deze kaarten, bijvoorbeeld de Betaalherinnering (24u voor deadline) in een ouder account? Voeg ze zelf toe met Nieuwe automatisatie (zie verder): trigger X uur voor betaaldeadline, Aantal uur 24, sjabloon Payment Reminder.
Boekingen via Booking.com, Airbnb en andere kanalen
De kaart Bevestiging Booking.com / OTA staat standaard aan, maar vertrekt op dit moment maar in één geval: bij een kanaal waarvoor je Online vooruitbetalen verplicht koos (zie Betaalafhandeling per kanaal). Dan is dit de mail met de betaallink.
Bij andere boekingen via een kanaal stuurt BedFlow bij het boeken geen eigen bevestiging: het kanaal bevestigt de boeking zelf. Je gast hoort dan voor het eerst van jou via de Pre-arrival info (e-mail) en de pre-arrival-WhatsApp, twee dagen voor aankomst. Wil je een gast toch meteen een bevestiging van jou sturen, gebruik dan E-mail versturen op de boeking (zie verder).
Niet in de standaardset
Twee berichten zet je zelf aan als je ze wilt:
- Welkomstmail op de aankomstdag: trigger X dagen voor aankomst, Aantal dagen 0, sjabloon Check-in Welcome. De mail vertrekt om 09:00 met de check-in-uren, je parkeeruitleg, je wifi en de link naar de gastenpagina.
- Reviewvraag na het verblijf: trigger X dagen na vertrek (bv. 1), sjabloon Review Request. Vul eerst je Review-link in bij Berichtsjablonen, anders vertrekt deze mail niet. Zie Review-vraag na het verblijf.
WhatsApp op de tijdlijn
De WhatsApp-berichten zijn ingebouwd: je maakt ze niet zelf aan en je zet ze niet apart aan of uit. Je past wel hun tekst aan via Berichtsjablonen. Zie WhatsApp-sjablonen bewerken.
| WhatsApp-bericht | Wanneer |
|---|---|
| Betaling ontvangen (volledig) / Aanbetaling ontvangen | Na een betaling, met het resterende saldo bij een aanbetaling |
| Pre-arrival | Om 10:00, twee dagen voor aankomst, met de check-in-uren en de link naar de gastenpagina |
| Welkom op de aankomstdag | Om 09:05 op de aankomstdag, net na de welkomstmail |
| Welkom aan de balie | Wanneer je zelf op Inchecken klikt |
| Boeking verlopen | Wanneer een onbetaalde boeking vervalt |
| Boeking geannuleerd | Na een handmatige annulering in de planning |
Goed om te weten:
- WhatsApp vertrekt alleen als je pand een WhatsApp-koppeling heeft en de gast een gsm-nummer. Zie WhatsApp via TextMeFlow.
- Welkom op de aankomstdag volgt je welkomstmail: staat er geen actieve automatisatie met sjabloon Check-in Welcome op de aankomstdag, dan vertrekt die WhatsApp ook niet om 09:05. Bij het inchecken krijgt de gast wel Welkom aan de balie.
- Heeft een nummer geen WhatsApp, dan onthoudt BedFlow dat en probeert het niet elke dag opnieuw. Op de aankomsttegel in Dagelijks → Beschikbaarheid zie je dan geen WhatsApp, en bij het inchecken kun je een ander nummer ingeven.
Een nieuwe automatisatie toevoegen
- Klik rechtsboven op Nieuwe automatisatie.
- 1 Wanneer? Kies de Trigger. Bij "X dagen" vul je Aantal dagen in (0 = de aankomst- of vertrekdag zelf), bij "X uur voor betaaldeadline" het Aantal uur.
- 2 Voor welke boekingen? Laat beide velden leeg om alle boekingen te bereiken. Of beperk met Alleen voor deze kanalen of Uitgezonderd deze kanalen. Typ een kanaal en druk op Enter; BedFlow stelt de kanalen voor, bv.
direct,website,phone,booking.com,airbnb,expedia. - 3 Welke email? Kies het Email template en geef een Naam (alleen intern). De gast ziet die naam niet.
- 4 Opties Zet Actief aan (standaard aan). Betaallink verbergen en Betaaldeadline verbergen gebruik je voor boekingen die al bij het kanaal betaald zijn. Volgorde bepaalt welke kaart eerst staat bij hetzelfde moment.
- 5 Samenvatting toont in één zin wat er gaat gebeuren, bijvoorbeeld "X dagen na vertrek → stuur Review Request".
- Klik Aanmaken.
De triggers in het formulier:
| Trigger | Moment op de tijdlijn |
|---|---|
| Bij boeking aangemaakt | Gast boekt |
| Bij (eerste) betaling ontvangen | Betaling ontvangen |
| Bij volledige betaling (restbedrag) | Volledig betaald |
| X dagen voor aankomst | X dagen voor aankomst / Aankomstdag |
| X uur voor betaaldeadline | X uur voor betaaldeadline |
| Bij boeking vervallen (niet betaald) | Boeking vervalt |
| Bij annulering | Boeking geannuleerd |
| X dagen na vertrek | X dagen na vertrek |
Een eigen sjabloon maken kan niet: je kiest altijd een bestaand sjabloon en past de tekst ervan aan bij Berichtsjablonen.
Pauzeren, wijzigen of verwijderen
- Pauzeren: klik de kaart open, zet Actief uit en klik Wijzigingen opslaan. Een inactieve automatisatie verstuurt niets.
- Wijzigen: klik de kaart open, pas aan en klik Wijzigingen opslaan.
- Verwijderen: klik de kaart open en klik rechtsboven op Verwijderen.
Regels die BedFlow zelf bewaakt
- Elke mail één keer. Dezelfde automatisatie vertrekt maar één keer per boeking.
- Last-minute boekingen. Boekt iemand pas na het moment van een "X dagen voor aankomst"-bericht (bv. aankomst overmorgen, bericht op 7 dagen vooraf), dan haalt BedFlow het bericht in zodra de boeking definitief is: bij het aanmaken als ze bevestigd is, anders bij de eerste betaling. Zo krijgt ook een last-minute gast zijn pre-arrival-info.
- Geen betaalherinnering achteraf. Een betaalherinnering wordt nooit ingehaald: de gast kreeg de betaallink net in zijn bevestiging. Wil je een herinnering vlak voor de deadline, gebruik dan X uur voor betaaldeadline.
- Geen betaalherinnering als er niets te betalen valt. Is de boeking al betaald, of int het kanaal de betaling (zie Betaalafhandeling per kanaal), dan vertrekt er geen herinnering. Zodra de aankomstdag bereikt is, vertrekt er ook geen deadline-herinnering meer.
- Geen bevestiging na het vertrek. Registreer je een betaling op of na de vertrekdag, dan krijgt de gast geen "betaling ontvangen"-mail meer. Een handmatig geregistreerde betaling voor het vertrek stuurt die mail wel.
- Niets meer "voor aankomst" na het inchecken. Is de gast al ingecheckt, dan vertrekt er geen ingehaalde pre-arrival-mail meer.
- Geannuleerd = stil. Een geannuleerde boeking krijgt geen automatische berichten meer (behalve de annuleringsbevestiging).
- Geen e-mailadres. Heeft de gast geen e-mailadres, dan vertrekt er niets. In de Communicatie log zie je dan een regel Mislukt met de reden.
Eén mail met de hand (opnieuw) versturen
Kreeg een gast een mail niet, of had je zijn e-mailadres pas later? Open de boeking en kies E-mail versturen. Je vindt die actie op het boekingsdetail, op het bewerkscherm en in het menu van de rij in Dagelijks → Boekingen.
- Kies bij Template een van de automatisaties van je pand.
- Controleer het adres bij Naar. Je mag het aanpassen; de boeking zelf verandert niet.
- Klik Nu versturen.
De mail vertrekt meteen, in de taal van de gast, ook als hij al eerder vertrok. Een betaalherinnering voor een betaalde boeking houdt BedFlow wel tegen.
Veelgestelde vragen
Waarom kreeg mijn Booking.com-gast geen bevestiging van BedFlow? Omdat het kanaal de boeking zelf bevestigt. BedFlow stuurt bij het boeken enkel een mail als het kanaal op Online vooruitbetalen verplicht staat. Zie het stuk "Boekingen via Booking.com, Airbnb en andere kanalen" hierboven.
Mijn gast kreeg de welkomst-WhatsApp niet om 09:05. Kijk of er op de aankomstdag een actieve automatisatie met Check-in Welcome staat. Zonder die mail vertrekt ook de WhatsApp niet. Kijk ook of de gast een gsm-nummer heeft en of je WhatsApp gekoppeld is.
Waar zie ik welke mails echt vertrokken? In Beheer → Inzichten → Communicatie log, tabblad Email. Zie Verstuurde e-mails terugvinden.