Wellness-boekingen
Bijgewerkt op 2026-10-01
Dagelijks → Boekingen → tab Wellness boekingen
Heeft je pand een wellness (sauna, jacuzzi, privéspa), dan volg je hier alle wellnessreservaties op: los geboekte sessies en sessies bij een overnachting. Het tabblad staat naast Boekingen, want een wellnessreservatie is een boeking op zich. Hoe je een gewone boeking maakt, lees je in Handmatige boeking.
Wellness-boekingen zitten in het abonnement Starter en hoger. De module wordt per pand door BedFlow aangezet, samen met je sessieduur, openingsuren en prijzen. Heb je een wellness en zie je dit tabblad niet? Vraag het via support.
Hoe reserveert een gast?
Gasten reserveren online een datum en een tijdslot. Een overnachter vindt de wellness ook in zijn bevestigingsmail en op zijn gastenpagina. Werk je met Relaxy, dan komen die aanvragen hier ook binnen, met de badge via Relaxy. Zie Relaxy.
Bij elke reservatie maakt BedFlow meteen een proforma, en de gast kan online betalen. Een reservatie die niet betaald wordt, vervalt vanzelf na korte tijd; de kaart toont hoeveel minuten er nog over zijn.
De lijst
Bovenaan kies je een tabblad, elk met een teller:
| Tabblad | Wat erin staat |
|---|---|
| Onder voorbehoud | Reservaties die nog wachten op betaling (standaard) |
| Saldo open | Deels betaald |
| Betaald | Volledig betaald |
| Verlopen | Vervallen en geannuleerde reservaties |
| Alles | Alles samen |
Per reservatie zie je de status, de gast (met e-mail en telefoon), de datum en het uur van de sessie, het aantal personen, de bijgeboekte opties en het bedrag met wat er betaald of nog open is. De nieuwste staan bovenaan.
De knoppen per reservatie
- Betaallink: opent de betaalpagina van de gast, voor een reservatie die nog op betaling wacht.
- Saldo laten betalen: bij een deels betaalde reservatie. Toont een QR-code die de gast met zijn telefoon scant, plus de link om te kopiëren.
- Niet laten vervallen / Toch laten vervallen: zet het automatisch vervallen stil, bv. voor een gast die morgen cash komt betalen. Zolang dat stilstaat, krijgt de gast ook geen automatische saldoherinnering.
- Annuleren: de sessie verdwijnt uit de agenda en de proforma komt op Geannuleerd (terug te vinden onder Verlopen). Een geannuleerde sessie wordt nooit gefactureerd. Was er al betaald, dan zegt de bevestigingsvraag hoeveel; terugbetalen doe je zelf. BedFlow stuurt de gast hierover geen mail: jij hebt de gast aan de lijn.
- Proforma, Boeking (als de wellness bij een verblijf hoort) en Gast: rechtstreeks naar de juiste pagina.
Wellness vandaag op het kameroverzicht
Op Dagelijks → Beschikbaarheid (Kameroverzicht), in de weergave Tijdlijn, staan onder de kamers de kaarten Wellness vandaag. Elke kaart toont het uur, het aantal personen, het gsm-nummer van de gast (klik om te bellen), het totaal en of het betaald is of wat er nog open is.
Iets bijboeken ter plaatse. Bestelt de gast nog een badjas of een fles cava? Klik + Extra (badjas, cava, …), kies het Product en het Aantal en klik Toevoegen. Het staat meteen op de wellness-proforma; totaal en btw worden herrekend.
Afrekenen op de kaart. Staat er nog iets open, dan reken je af zonder de kaart te verlaten:
- met de Bancontact-knop laat je de gast meteen betalen (als Bancontact ingesteld is);
- met de knop Betaling registreren registreer je een betaling die al binnen is: vul het Bedrag (€), de Betaalwijze (bv. Cash, Overschrijving of Voucher), de Betaaldatum en eventueel een Omschrijving in en klik Registreren.
Automatische saldoherinnering na de sessie
Is een losse wellnesssessie (zonder kamerboeking) afgelopen en staat er nog een saldo open, bijvoorbeeld omdat je ter plaatse een fles cava of badjassen bijzette? Dan stuurt BedFlow een half uur na het einde automatisch één WhatsApp naar de gast, met het openstaande bedrag en een korte betaallink. Jij krijgt een Telegram-melding en op de wellnesskaart zie je wanneer de herinnering vertrok.
Bewust uitgesloten: wellnessgasten met een kamerboeking. Die rekenen misschien pas bij het uitchecken af of blijven nog een nacht, dus die worden nooit automatisch herinnerd. 's Avonds laat vertrekt er niets: herinneringen gaan enkel tussen 9u en 21u30 de deur uit; een avondsessie krijgt haar bericht de volgende ochtend.
Tijdstip van de sessie en verplaatsen
Dag en uur van een wellnesssessie staan op de proforma zelf. Daardoor staat het uur overal waar de gast het verwacht: in de boekingsbevestiging bij wellness met overnachting ("Uw wellness-sessie is gepland op zaterdag 24 oktober om 14:00"), op de gastenpagina en op de wellnesspagina van je website.
Wil de gast een ander moment? Via de link Tijdstip toch wijzigen in de mail (of de wellnesspagina met zijn boekingsnummer) ziet hij eerst zijn huidige sessie. De kalender opent op de dag van de sessie, de dagen van het verblijf zijn kiesbaar en het huidige uur staat gemarkeerd tussen de vrije uren. Kiest hij een ander uur, dan wordt dezelfde afspraak verplaatst (geen tweede, geen dubbel geblokkeerd slot), de datum op de proforma schuift mee, de gast krijgt een mail "Je wellness-sessie is verplaatst" en jij een Telegram-bericht met het oude en het nieuwe tijdstip. Verplaatsen kan enkel naar een moment tijdens het verblijf en zolang de sessie nog moet komen.
Veelgestelde vragen
Hoe stel ik de tijdslots, de sessieduur en de openingsuren in? Die stelt BedFlow voor je in wanneer de wellnessmodule aangezet wordt. Wil je iets wijzigen, vraag het via support.
Kan ik een huisregel of kledingvoorschrift in de gastmails zetten (bv. "zonder zwemkleding")? Ja, BedFlow zet die tekst voor je in de wellnessinfo van je gastmails, vertaald in de taal van de gast. Vraag het via support.
Waar maak ik een wellnessproduct aan? In Beheer → Producten, met de categorie Wellness. Zie Producten & extra's beheren. Met Korting bij overnachting geef je een lagere prijs wanneer de gast de wellness samen met een kamer boekt.