Wat maakt BedFlow uniek? — De WhatsApp-first gastenflow
Bijgewerkt op 2026-10-01
Andere systemen denken in boekingen, kamers en facturen. BedFlow denkt ook in gesprekken. Een verblijf begint lang voor de incheck, en de relatie met je gast is meer dan een transactie.
Daarom is BedFlow gebouwd rond twee ideeën:
- WhatsApp als eerste kanaal: je gast bereikt je op het kanaal dat hij elke dag gebruikt, van de eerste vraag tot na zijn vertrek.
- De gastenpagina: een persoonlijke pagina per verblijf, die je zelf inricht.
Samen vormen ze de gastenflow: één lijn van eerste vraag tot uitcheck.
WhatsApp als eerste kanaal
Een mail blijft vaak ongelezen; een WhatsApp-bericht wordt meestal snel geopend. Voor het soort contact dat bij logies hoort (een snelle bevestiging, een vraag over het aankomstuur, een kleine wijziging) maakt dat een groot verschil.
| Moment | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Vóór de boeking | Een gast stuurt een WhatsApp naar je nummer met een vraag. Het bericht komt binnen in Dagelijks → Berichten, met het label Aanvraag zolang er nog geen boeking aan hangt. Zo landt elk contact op één plek. |
| Bij de boeking | Een gast die rechtstreeks boekt, krijgt meteen een bevestigingsmail in jouw huisstijl en in zijn eigen taal. |
| Twee dagen vóór aankomst | Een bericht met de praktische info en een korte link naar zijn persoonlijke gastenpagina, waar hij zijn gegevens aanvult en zijn aankomstuur doorgeeft. |
| Aankomstdag | Een welkomstbericht via WhatsApp. |
| Tijdens het verblijf | De gast vraagt via WhatsApp wat hij nodig heeft. De antwoorden staan in dezelfde inbox, naast de chat van Booking.com en Airbnb (met de add-on OTA-gastberichten). |
| Na vertrek | Met een automatische mail vraag je om een review, met een knop en een QR-code naar je eigen reviewlink. |
Welke berichten wanneer vertrekken en wat erin staat, pas je zelf aan onder Beheer → Berichten. Zie Gasten-reis overzicht en WhatsApp-sjablonen.
Heeft een gast geen WhatsApp, dan zie je dat in BedFlow en kan je een ander nummer ingeven of per e-mail antwoorden.
BedFlow werkt met TextMeFlow: onze eigen Europese WhatsApp-dienst, gratis inbegrepen vanaf het Starter-plan. Je koppelt je eigen WhatsApp-nummer door één QR-code te scannen. Het kan ook met TextMeBot, een externe dienst met een eigen abonnement. Beide stel je in onder Instellingen → Integraties → Communicatie → WhatsApp. Zie WhatsApp via TextMeFlow.
De gastenpagina
Tijdens zijn verblijf heeft elke gast een persoonlijke webpagina op een unieke link. Geen app installeren, geen account aanmaken: gewoon een link in zijn WhatsApp of mail.
Op die pagina vindt hij onder meer:
- zijn verblijf: kamer, data en wat er nog openstaat op zijn factuur;
- de ontbijtkeuze per dag, binnen jouw ontbijturen (niet bij een pand zonder ontbijt);
- de deur openen met zijn telefoon, als je slimme sloten gekoppeld hebt;
- de honesty bar: drankjes en snacks aanduiden, die op zijn rekening komen;
- wellness reserveren, als je wellness aanbiedt;
- je huisregels, praktische info, restauranttips en contactgegevens;
- zijn openstaand saldo online betalen.
Meer in Het gastportaal.
Zelf je gastenpagina inrichten
Beheer → Gastenpagina
In de editor bepaal je wat je gasten zien:
- Secties en volgorde: de vaste secties (informatie, boekingsdetails, factuur, honesty bar, wellness, restaurants) zet je in de volgorde die jij wil.
- Eigen secties: voeg secties toe met je eigen titel, tekst en bijlagen, bv. "Wandelroutes in de buurt".
- Restaurants: je tips, met keuken, website en sluitingsdagen.
- Talen: BedFlow vertaalt je teksten automatisch naar het Engels, Frans, Duits, Spaans en Italiaans. De gast ziet zijn eigen taal.
- Mobiele preview: naast de editor zie je de pagina zoals een gast ze op zijn telefoon ziet.
- Per pand: heb je meerdere panden, dan heeft elk pand zijn eigen gastenpagina.
Je logo en kleuren komen uit Instellingen → Mijn property, sectie Huisstijl. Zie Gastenpagina-editor.
De gastenpagina zit in het Starter-plan en hoger.
Waarom dit belangrijk is
Grote systemen richten zich vooral op distributie (zoveel mogelijk kanalen) en rapportage. Voor een B&B of een klein hotel is de relatie met de gast het eigenlijke product. Een persoonlijk welkomstbericht, een tip op de gastenpagina, een snel antwoord via WhatsApp: dat levert goede reviews op.
BedFlow automatiseert het herhaalwerk, zodat jij tijd hebt voor het persoonlijke contact.
Aan de slag
- Koppel WhatsApp onder Instellingen → Integraties → Communicatie → WhatsApp (handleiding).
- Richt je gastenpagina in onder Beheer → Gastenpagina (handleiding).
- Maak een testboeking en bekijk zelf je gastenpagina via de link in het bericht.
Het volledige stappenplan voor een nieuw account staat onder Dagelijks → Aan de slag: zie Het stappenplan.
Vragen? Mail naar support@bedflow.eu of plan een gratis gesprek. Zolang je stappenplan niet af is, staat de knop voor een onboarding-gesprek ook bovenaan elke pagina in BedFlow.