Automatische betaalbevestiging
Bijgewerkt op 2026-10-01
Dagelijks → Betalingen
Betaalt een gast zijn voorschot of het volledige bedrag online via Stripe, Mollie of Bancontact, dan zet BedFlow de rest vanzelf in gang: factuur bijwerken, boeking bevestigen, mail naar de gast en een melding voor jou. Alles wat binnenkomt, zie je op Dagelijks → Betalingen.
Per pand kies je ofwel Stripe ofwel Mollie als kaartprovider, nooit beide. Bancontact / WERO mag wel naast één van beide. Zie Mollie instellen en Stripe instellen.
Wat gebeurt er als een gast online betaalt?
Voor boekingen via je eigen website of die je zelf invoerde:
- Stripe, Mollie of Bancontact meldt de betaling meteen en automatisch aan BedFlow.
- De factuur wordt bijgewerkt: de betaling komt erbij, het openstaande saldo wordt herrekend en de status springt naar deels betaald (voorschot) of betaald (volledig).
- De boeking gaat van in afwachting naar bevestigd, en de link naar de gastenpagina wordt aangemaakt.
- De gast krijgt een mail: het automatische bericht Betaling ontvangen (zie hieronder).
- Jij krijgt een melding: in het Telegram-kanaal van je pand en als pushmelding in de BedFlow-app.
- Bij de eerste betaling krijgt de gast ook een WhatsApp, als je pand WhatsApp gekoppeld heeft.
Een betaling maakt de factuur niet definitief. Dat gebeurt na het vertrek, zie Facturatie.
Welke mail krijgt de gast?
| Moment | Automatisch bericht | Standaard |
|---|---|---|
| Eerste betaling (voorschot of alles in één keer) | Betaling ontvangen | aan, niet voor boekingen via Booking.com, Airbnb en andere kanalen |
| Betaling van het restbedrag | een bericht met trigger Bij volledige betaling (restbedrag) en het sjabloon Booking Fully Paid | niet standaard aanwezig: voeg het zelf toe als je dat wil |
Je beheert die berichten onder Beheer → Berichten → Automatische berichten. Zie Gasten-reis overzicht.
Goed om te weten:
- Na het verblijf (uitgecheckt of vertrekdag voorbij) vertrekt er geen betaalmail meer.
- Betaalt een gast een factuur die al volledig betaald was, dan krijgt hij geen tweede bericht. Jij krijgt wel de melding.
En als jij de betaling registreert?
Betaalde de gast cash, met de terminal of per overschrijving, dan registreer je dat zelf met Betaling registreren: in Dagelijks → Facturen, bij het uitchecken, op de wellness-tegel of in de app. Dan gebeurt bijna hetzelfde:
- de factuur en het saldo worden bijgewerkt;
- is alles betaald, dan gaat een boeking in afwachting naar bevestigd;
- de gast krijgt dezelfde betaalmail, volgens dezelfde regels;
- jij krijgt de melding.
Er vertrekt dan geen WhatsApp naar de gast.
De melding voor jou
De melding Betaling ontvangen toont het pand, de referentie, de gast, de betaalmethode, het bedrag en het totaal van de factuur, en daaronder ofwel "Volledig betaald", ofwel wat er nog openstaat. Hoort de betaling bij een wellnesssessie, dan staat dat erbij.
De Telegram-melding gaat enkel naar het eigen kanaal van je pand. Heb je geen eigen kanaal, dan krijg je de melding enkel als pushmelding in de app. Zie Telegram-meldingen per pand.
Wat ziet de gast bij Bancontact op zijn telefoon?
Kiest de gast op de betaalpagina Betaal met Bancontact op zijn telefoon, dan blijft hij op de betaalpagina:
- met de knop Open de app en bevestig, die de Bancontact- of Payconiq-app opent;
- met een QR-code, om met de app op een ander toestel te scannen;
- met de link Betalen via de Bancontact-webpagina;
- met een aftelling: een Bancontact-betaallink is kort geldig. Is hij verlopen, dan vraagt de gast met Nieuwe betaallink een nieuwe.
Zodra de betaling bevestigd is, gaat de pagina vanzelf door naar de bevestiging. De gast hoeft niets te herladen.
De pagina Betalingen
Dagelijks → Betalingen is een overzicht per jaar (kies het jaar bovenaan):
| Blok | Wat je ziet |
|---|---|
| Kerncijfers | Gefactureerd (met de evolutie tegenover vorig jaar), Ontvangen, Openstaand (definitieve facturen), Te verwachten (proforma's), Betaald en Achterstallig (ouder dan 30 dagen) |
| Gefactureerd vs ontvangen per maand | Grafiek per maand |
| Betaalmethodes | Hoeveel er binnenkwam per methode: kredietkaart, Bancontact, overschrijving, cash, Stripe, Mollie, cadeaubon, uitbetaling OTA, … |
| Recente betalingen | De laatste betalingen |
| Facturen | Alle facturen met datum, klant, totaal, betaald, open, Methode (bv. "Stripe + Overschrijving"), status en een Betaallink als er nog iets openstaat. Filter op Alle, Betaald, Open of Achterstallig |
Klik op een factuurnummer om de factuur in BedFlow te openen. De pagina telt online én zelf geregistreerde betalingen mee.
Voorbeeld: Jan boekt 3 nachten
| Moment | Jan | Jij |
|---|---|---|
| Boekt via je website | Krijgt de bevestiging met betaallink | Melding van een nieuwe boeking |
| Betaalt € 96 voorschot via Stripe | Krijgt de mail "Betaling ontvangen" (en een WhatsApp) | Melding "Betaling ontvangen", met "Nog open: € 231" |
| Betaalt later het restbedrag | Krijgt enkel een mail als je een bericht voor het restbedrag toevoegde | Melding "Betaling ontvangen", met "Volledig betaald" |