Facturatie — proforma, definitief, PDF, UBL
Bijgewerkt op 2026-10-01
Dagelijks → Facturen
BedFlow maakt bij elke boeking automatisch een proforma. Na het verblijf wordt die een definitieve factuur met een volgnummer, als PDF en als UBL (voor e-facturatie), en gaat ze naar je boekhoudpakket als je er één gekoppeld hebt (zie Boekhoudkoppelingen).
De proforma
- BedFlow maakt ze zodra een boeking ontstaat: via je website, een handmatige boeking, een offerte of een kanaal.
- Ze bevat de boeking, de gast, de periode, de nachten met hun prijs, de extra's, de toeristenbelasting en het totaal.
- De status toont of ze open, deels betaald of betaald is.
- Het nummer begint met een P.
Boekingen zonder proforma (na een import)
Boekingen die je overzette uit een ander systeem (CSV, Cubilis/Lighthouse, Hostaway) hebben nog geen factuur. Open de boeking in Dagelijks → Boekingen en klik bovenaan Proforma aanmaken. Voor veel boekingen tegelijk: selecteer ze in de lijst en kies de bulkactie Proforma's aanmaken. BedFlow slaat geannuleerde boekingen en boekingen die al een factuur hebben over.
De facturenlijst
| Kolom | Wat je ziet |
|---|---|
| Factuur | Het factuurnummer, met een icoon van het kanaal. Klik op het nummer om de PDF te openen |
| Datum | De factuurdatum |
| Bedrag | Het totaal, met daaronder het openstaande saldo |
| Klant | De naam, de taal en het adres van de klant |
| Status | Betaald, Deels betaald, Open, Onbetaald, Vervallen of Geannuleerd, en of de factuur al naar je boekhouding ging. Ga met je muis over de status om de betalingen te zien |
Met de filters beperk je de lijst, bv. tot het Type (Definitief (factuur), Proforma of Creditnota), de Betaalstatus, de Betaalmethode of de factuurdatum. Met Enkel met openstaand saldo zie je in één klik alle facturen waar nog iets op openstaat, bv. om herinneringen te sturen.
Wat kan je met een factuur doen?
De acties staan als icoontjes op de rij. Ga er met je muis over om de naam te zien.
| Actie | Wanneer | Wat het doet |
|---|---|---|
| Bekijken | altijd | Toont de factuur in een venster |
| PDF downloaden | als er een PDF is | Downloadt de factuur |
| UBL genereren | als er een factuurnummer is | Maakt het UBL-bestand opnieuw aan |
| Factuur (opnieuw) per e-mail versturen | als er een e-mailadres gekend is | Maakt de PDF en UBL opnieuw aan en mailt ze naar de klant |
| Vriendelijk betaalverzoek sturen | als er saldo openstaat en er een e-mailadres gekend is | Zie verder |
| Betaling registreren | als er saldo openstaat | Zie verder |
| Betalingsmethode wijzigen | als er zelf geregistreerde betalingen zijn | Corrigeert enkel de methode van een betaling, niet het bedrag of de datum |
| Betaling terugdraaien | als er betalingen zijn | Zie verder |
| + Artikel | proforma of offerte | Voegt een product uit je lijst of een vrije regel toe, bv. een vergeten consumptie |
| Lijnen bewerken | proforma, offerte en definitieve factuur | Past de factuurlijnen aan; totalen, PDF en UBL worden herrekend |
| % Korting | proforma of offerte | Zet een korting op de factuur |
| Definitief maken | proforma | Zie verder |
Selecteer je meerdere facturen, dan kan je ze in één keer downloaden met Download PDFs & UBLs (zip), of overbodige proforma's verwijderen met Proforma's verwijderen. Definitieve facturen en creditnota's worden daarbij nooit verwijderd.
De factuurpagina
Klik je op Dagelijks → Betalingen op een factuurnummer, dan open je de factuurpagina. Je ziet er het overzicht, de factuurlijnen, de totalen met btw, alle betalingen (online en zelf geregistreerd, met methode en datum) en de status in je boekhouding. Bovenaan staan de knoppen + Artikel, Lijnen bewerken, Boeking (naar de bijhorende boeking) en Betaling registreren.
Betalingen op een factuur
Een betaling registreren
Betaalde de gast cash, met de terminal, per overschrijving of kreeg je het geld via een kanaal, klik dan Betaling registreren en vul in:
- Bedrag (€): standaard het openstaande saldo.
- Betaalwijze: Overschrijving, Bancontact, Stripe, Creditcard, Cash, Voucher, Uitbetaling OTA (Booking.com, …) of Andere.
- Betaaldatum.
- Omschrijving (optioneel).
Het saldo wordt herrekend; is alles betaald, dan springt de factuur op betaald. De gast krijgt de betaalbevestiging volgens dezelfde regels als bij een online betaling. Zie Automatische betaalbevestiging.
Uitbetaling OTA gebruik je wanneer een kanaal zoals Booking.com de gast liet betalen en jou het geld doorstort. Inde het kanaal de betaling, dan toont het boekingsvenster op Dagelijks → Beschikbaarheid "Betaald via Booking.com" (of een ander kanaal). Zie Betaalafhandeling per kanaal.
Een betaling terugdraaien
Registreerde je een betaling die nooit doorging (bv. een Bancontact-betaling die mislukte), of betaalde je ze al terug bij Stripe of Mollie? Klik dan Betaling terugdraaien:
- Kies bij Welke betaling? de betaling.
- Vul bij Waarom? de reden in.
- Klik Terugdraaien.
Het bedrag staat daarna weer open. De factuur zelf verandert niet: dit is geen creditnota en er wordt niets terugbetaald. Geld terugstorten doe je eerst zelf bij je betaalprovider. BedFlow bewaart wie de betaling wanneer en waarom terugdraaide.
Een vriendelijk betaalverzoek sturen
Staat er nog iets open, dan stuur je met Vriendelijk betaalverzoek sturen een warme herinnering met het openstaande saldo en een betaalknop, zonder bijlagen. De tekst pas je aan in Beheer → Berichten → Berichtsjablonen, sjabloon Payment Request.
De definitieve factuur
Een proforma wordt op twee manieren definitief:
- Automatisch, elke dag om 18:00, voor verblijven die gisteren of vandaag eindigden, volledig betaald zijn en geen open rekening meer hebben in de kassa. BedFlow zet die boeking dan ook op uitgecheckt.
- Zelf, met Definitief maken op de rij van de proforma, of bij het uitchecken met Proforma omzetten naar definitieve factuur. Dat kan ook als nog niet alles betaald is.
Wat er dan gebeurt:
- De factuur krijgt een volgnummer uit de reeks van je pand: I + jaar + maand + volgnummer, bv. I26100001. De reeks begint elke maand opnieuw.
- De factuurdatum wordt vandaag, de vervaldatum 7 dagen later.
- PDF en UBL worden opnieuw gemaakt.
- Er vertrekt geen mail. Wil je de factuur sturen, gebruik dan Factuur mailen naar gast bij het uitchecken of Factuur (opnieuw) per e-mail versturen in de lijst.
- Een oude betaallink van de proforma blijft werken.
Een proforma die niet volledig betaald is, blijft proforma tot jij ze definitief maakt.
Portugal: factureert je pand via InvoiceXpress, dan kan je een proforma niet zelf definitief maken. De fatura-recibo wordt automatisch uitgereikt. Zie InvoiceXpress (Portugal).
PDF en UBL
- PDF: de factuur zoals je gast ze krijgt. Bovenaan staat de naam van je pand (je handelsnaam) boven de naam van je onderneming, als die verschillen. De kleuren volgen de primaire kleur van je huisstijl. Je ondernemingsgegevens, rekeningnummer en de voettekst van factuur en proforma vul je in bij Instellingen → Mijn property, sectie Facturatie.
- UBL: het XML-bestand voor Peppol en e-facturatie. BedFlow maakt het bij het definitief maken.
Wil je een ander voorvoegsel voor je factuurnummers, vraag dat dan aan support.
Naar je boekhouding
Koppelde je een boekhoudpakket onder Instellingen → Integraties → Boekhouding, dan stuurt BedFlow je definitieve facturen er automatisch naartoe, elke twee uur. Facturen die er al staan, worden niet opnieuw verstuurd.
- Yuki: facturen aan bedrijven met een btw-nummer gaan ook via Peppol, als je de Peppol-tegel aanzette. Met Push naar Yuki bovenaan de lijst stuur je de nog niet verzonden definitieve facturen meteen.
- Billit, Octopus en ClearFacts: zie ook ClearFacts.
Proforma's gaan nooit naar je boekhouding.
Creditnota's
Een definitieve factuur pas je niet meer aan: ze staat al in je boekhouding en ging misschien via Peppol naar de klant. Moet ze op andere gegevens staan, bijvoorbeeld een andere firma of een ander btw-nummer, klik dan op Crediteren en opnieuw factureren bij de factuur (in de facturenlijst of op de factuurpagina). Je vult de juiste gegevens en een reden in, en BedFlow maakt:
- een creditnota (CN- gevolgd door het factuurnummer) die de oude factuur volledig tegenboekt; de oude factuur staat daarna op geannuleerd;
- een nieuwe factuur met dezelfde regels op de nieuwe gegevens. Betalingen op de oude factuur verhuizen mee.
Beide gaan meteen naar Yuki en, als de klant op Peppol staat, via Peppol naar de klant. De knop staat er als je boekhouding via Yuki gekoppeld is. Moet een factuur gecrediteerd worden zonder nieuwe factuur, vraag het via support.
Veelgestelde vragen
Mijn factuur staat nog op proforma, terwijl de gast al vertrokken is. Dan is ze nog niet volledig betaald, of staat er nog een open rekening in de kassa. Registreer de betaling of maak de factuur zelf definitief met Definitief maken.
Hoe vind ik snel alle facturen met een openstaand saldo? Zet de filter Enkel met openstaand saldo aan, eventueel samen met Type = Definitief (factuur). Op Dagelijks → Betalingen zie je dezelfde facturen met een Betaallink.
Kan ik een factuur verwijderen? Een proforma wel, via de bulkactie Proforma's verwijderen. Een definitieve factuur niet: die hoort in je boekhouding.