Faturação — proforma, definitiva, PDF, UBL

Atualizado em 2026-10-01

Diário → Faturas

Vídeo em neerlandês.

Em cada reserva, o BedFlow cria automaticamente uma proforma. Depois da estadia, esta passa a fatura definitiva com um número sequencial, em PDF e em UBL (para faturação eletrónica), e segue para o seu programa de contabilidade, se tiver um ligado (consulte Integrações de contabilidade).

A proforma

• O BedFlow cria-a assim que surge uma reserva: através do seu site, de uma reserva manual, de um orçamento ou de um canal.
• Contém a reserva, o hóspede, o período, as noites com o respetivo preço, os extras, a taxa turística e o total.
• O estado mostra se está em aberto, parcialmente paga ou paga.
• O número começa por P.

Reservas sem proforma (após uma importação)

As reservas que transferiu de outro sistema (CSV, Cubilis/Lighthouse, Hostaway) ainda não têm fatura. Abra a reserva em Diário → Reservas e clique em Criar proforma no topo. Para muitas reservas de uma vez: selecione-as na lista e escolha a ação em massa Criar proformas. O BedFlow ignora as reservas canceladas e as reservas que já têm fatura.

A lista de faturas

Com os filtros restringe a lista, por exemplo ao Tipo (Definitiva (fatura), Proforma ou Nota de crédito), ao Estado do pagamento, ao Método de pagamento ou à data da fatura. Com Apenas com saldo em aberto vê com um clique todas as faturas que ainda têm algo por pagar, por exemplo para enviar lembretes.

O que pode fazer com uma fatura?

As ações aparecem como pequenos ícones na linha. Passe o rato por cima para ver o nome.

Se selecionar várias faturas, pode descarregá-las de uma só vez com Descarregar PDFs e UBLs (zip), ou eliminar proformas desnecessárias com Eliminar proformas. As faturas definitivas e as notas de crédito nunca são eliminadas desta forma.

A página da fatura

Se, em Diário → Pagamentos, clicar num número de fatura, abre a página da fatura. Aí vê a visão geral, as linhas da fatura, os totais com IVA, todos os pagamentos (online e registados manualmente, com método e data) e o estado na sua contabilidade. No topo encontra os botões + Artigo, Editar linhas, Reserva (para a reserva correspondente) e Registar pagamento.

Pagamentos numa fatura

Registar um pagamento

Se o hóspede pagou em numerário, no terminal, por transferência ou se recebeu o dinheiro através de um canal, clique em Registar pagamento e preencha:

• Montante (€): por defeito, o saldo em aberto.
• Forma de pagamento: Transferência bancária, Bancontact, Stripe, Cartão de crédito, Numerário, Voucher, Pagamento OTA (Booking.com, …) ou Outro.
• Data de pagamento.
• Descrição (opcional).

O saldo é recalculado; se tudo estiver pago, a fatura passa a paga. O hóspede recebe a confirmação de pagamento segundo as mesmas regras de um pagamento online. Consulte Confirmação automática de pagamento.

Utilize Pagamento OTA quando um canal como a Booking.com cobrou ao hóspede e lhe transfere o dinheiro. Se o canal cobrou o pagamento, a janela da reserva em Diário → Disponibilidade mostra "Pago através de Booking.com" (ou de outro canal). Consulte Tratamento de pagamentos por canal.

Anular um pagamento

Registou um pagamento que nunca se concretizou (por exemplo um pagamento Bancontact que falhou), ou já o reembolsou na Stripe ou na Mollie? Clique então em Anular pagamento:

1. Em Que pagamento?, escolha o pagamento.
2. Em Porquê?, indique o motivo.
3. Clique em Anular.

O montante volta a ficar em aberto. A fatura em si não muda: isto não é uma nota de crédito e nada é reembolsado. O reembolso ao hóspede faz-se primeiro junto do seu fornecedor de pagamentos. O BedFlow guarda quem anulou o pagamento, quando e porquê.

Enviar um pedido de pagamento amigável

Se ainda houver algo em aberto, com Enviar um pedido de pagamento amigável envia um lembrete cordial com o saldo em aberto e um botão de pagamento, sem anexos. O texto ajusta-se em Gestão → Mensagens → Modelos de mensagens, modelo Payment Request.

A fatura definitiva

Uma proforma torna-se definitiva de duas formas:

• Automaticamente, todos os dias às 18:00, para estadias que terminaram ontem ou hoje, que estão totalmente pagas e que já não têm nenhuma conta em aberto na caixa. O BedFlow passa então também essa reserva para check-out feito.
• Manualmente, com Tornar definitiva na linha da proforma, ou no check-out com Converter a proforma em fatura definitiva. Isso é possível mesmo que ainda não esteja tudo pago.

O que acontece nessa altura:

• A fatura recebe um número sequencial da série do seu alojamento: I + ano + mês + número sequencial, por exemplo I26100001. A série recomeça todos os meses.
• A data da fatura passa a ser a de hoje e a data de vencimento 7 dias depois.
• O PDF e o UBL são criados de novo.
• Não é enviado nenhum e-mail. Se quiser enviar a fatura, utilize Enviar a fatura ao hóspede por e-mail no check-out ou (Re)enviar a fatura por e-mail na lista.
• Uma ligação de pagamento antiga da proforma continua a funcionar.

Uma proforma que não esteja totalmente paga continua a ser proforma até a tornar definitiva.

Portugal: se o seu alojamento faturar através do InvoiceXpress, não pode tornar definitiva uma proforma manualmente. A fatura-recibo é emitida automaticamente. Consulte InvoiceXpress (Portugal).

PDF e UBL

• PDF: a fatura tal como o seu hóspede a recebe. No topo aparece o nome do seu alojamento (o seu nome comercial) por cima do nome da sua empresa, se forem diferentes. As cores seguem a cor principal da sua identidade visual. Os dados da sua empresa, o número de conta e o rodapé das faturas e proformas preenchem-se em Definições → A minha propriedade, secção Faturação.
• UBL: o ficheiro XML para o Peppol e a faturação eletrónica. O BedFlow cria-o quando a fatura se torna definitiva.

Se quiser outro prefixo para os seus números de fatura, peça-o ao suporte.

Para a sua contabilidade

Se ligou um programa de contabilidade em Definições → Integrações → Contabilidade, o BedFlow envia-lhe automaticamente as suas faturas definitivas, de duas em duas horas. As faturas que já lá estão não são reenviadas.

• Yuki: as faturas a empresas com número de IVA seguem também pelo Peppol, se tiver ativado o mosaico Peppol. Com Enviar para o Yuki, no topo da lista, envia de imediato as faturas definitivas ainda não enviadas.
• Billit, Octopus e ClearFacts: consulte também ClearFacts.

As proformas nunca seguem para a sua contabilidade.

Notas de crédito

Uma fatura definitiva já não se altera: já está na sua contabilidade e talvez tenha chegado ao cliente por Peppol. Se precisar de outros dados de faturação, por exemplo outra empresa ou outro NIF, clique em Creditar e refaturar na fatura (na lista de faturas ou na página da fatura). Indica os dados corretos e um motivo, e o BedFlow cria:

• uma nota de crédito (CN- seguido do número da fatura) que anula totalmente a fatura antiga; a fatura antiga fica depois anulada;
• uma nova fatura com as mesmas linhas com os novos dados. Os pagamentos da fatura antiga passam para a nova.

Ambas seguem logo para o Yuki e, se o cliente estiver no Peppol, para o cliente via Peppol. O botão aparece quando a sua contabilidade está ligada através do Yuki. Se uma fatura tiver de ser creditada sem nova fatura, peça-o através do suporte.

Perguntas frequentes

A minha fatura continua em proforma, embora o hóspede já tenha partido. Nesse caso, ainda não está totalmente paga, ou há ainda uma conta em aberto na caixa. Registe o pagamento ou torne a fatura definitiva manualmente com Tornar definitiva.

Como encontro rapidamente todas as faturas com saldo em aberto? Ative o filtro Apenas com saldo em aberto, eventualmente em conjunto com Tipo = Definitiva (fatura). Em Diário → Pagamentos vê as mesmas faturas com uma Ligação de pagamento.

Posso eliminar uma fatura? Uma proforma sim, através da ação em massa Eliminar proformas. Uma fatura definitiva não: pertence à sua contabilidade.

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• Confirmação automática de pagamento
• IVA e taxa turística
• Pagamento por transferência bancária
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