Gerir clientes (devedores)
Atualizado em 2026-10-01
Gestão → Clientes
Aqui estão todos os seus clientes (devedores): os hóspedes e as empresas em nome dos quais estão as suas reservas e faturas. Encontra os respetivos contactos, os dados de faturação e o histórico consigo.
Como entra um cliente na lista?
Não precisa de criar clientes você mesmo. O BedFlow cria uma ficha de cliente assim que alguém reserva ou compra:
- numa reserva através do seu site, de um canal ou numa reserva manual;
- num orçamento;
- numa reserva de wellness;
- na caixa, se preencher um nome ou um número de IVA em Em nome de;
- no Bar-QR: todas as vendas do bar ficam num único cliente fixo, Venda de bar (QR).
Se quiser emitir a fatura de uma reserva em nome de uma empresa, preencha na reserva a secção Faturar a. Esses dados passam para a ficha de cliente. Ver Reserva manual.
A lista
| Coluna | O que vê |
|---|---|
| Nome | O nome ou o nome da empresa, com o endereço de e-mail por baixo |
| Cidade e País | Da morada |
| E-mail e Telefone | Os contactos |
Com o botão das colunas pode ativar colunas adicionais, como Postpaid, Telemóvel ou Conta bancária. Os clientes mais recentes aparecem no topo.
Pesquisar
A barra de pesquisa procura em todos os campos ao mesmo tempo: nome, nome da empresa, morada, e-mail, telefone, telemóvel, número de IVA e número de empresa (KBO) e conta bancária. Escreva "Vannerom" e encontra o apelido, escreva "+32470" e encontra o número de telemóvel, escreva "BE0123" e encontra o número de IVA.
A ficha de cliente
Clique num cliente para abrir a ficha:
| Bloco | O que vê |
|---|---|
| Visão geral | Nome, tipo (Empresa ou Particular), e-mail, telefone, telemóvel, número de faturas e receita total |
| Empresa | Nome da empresa, Número fiscal (IVA / NIF) e número KBO |
| Nota | A sua nota interna |
| Contacto | A morada |
| Faturas recentes | As últimas 5 faturas, com número, data, tipo, total e estado |
| Reservas recentes | As últimas 5 reservas, com período, quarto(s), canal, estado e total. Clique no número da reserva para ir para a reserva |
Prático com hóspedes que regressam: vê logo quando estiveram cá e quanto pagaram.
Editar um cliente
Na ficha, clique em Editar. O formulário tem estas secções:
| Secção | Campos |
|---|---|
| Pessoa | Nome, Apelido, E-mail, Telefone, Telemóvel |
| Faturação | Número fiscal (IVA / NIF): o número de IVA de uma empresa ou o NIF pessoal de um hóspede português que queira uma fatura em seu nome. E a caixa Paga por transferência contra fatura (postpaid) (ver abaixo) |
| Empresa | Nome da empresa e Número KBO. Preencha apenas se o cliente for uma empresa |
| Nota | Uma nota interna |
| Contacto | Morada, Código postal, Cidade, País |
| Meta e ligação | Entre outros, Conta bancária |
Clique em Guardar alterações.
Se preencher um número de IVA quando o código postal ou a cidade ainda estão em branco, o BedFlow procura a morada da empresa na base de dados europeia de IVA (VIES) e completa-a.
Dados do cliente num só sítio
Se alterar o endereço de e-mail, o número de telemóvel ou de telefone ou o nome de um cliente, o BedFlow altera-os também nas reservas em curso e futuras desse cliente. Assim, o e-mail da fatura no check-out e as mensagens vão logo para o endereço certo.
- Uma reserva em que introduziu deliberadamente outro endereço ou número fica como está.
- Se esvaziar um campo na ficha de cliente, o valor mantém-se nas reservas.
- As reservas com check-out feito e as canceladas não mudam.
O mesmo acontece se alterar os dados através do nome do hóspede num cartão de chegada em Diário → Disponibilidade.
Postpaid: pagar por transferência contra fatura
Tem um acordo com um cliente para que ele pague depois, contra fatura (p. ex. uma empresa com um código de desconto próprio)? Então, na ficha dele, na secção Faturação, assinale a caixa Paga por transferência contra fatura (postpaid). A partir daí:
- Se esse cliente reservar pelo seu site com o endereço de e-mail da ficha, a reserva fica associada a essa ficha; não surge nenhum cliente duplicado. Uma reserva com outro endereço de e-mail segue o fluxo de pagamento normal, mesmo com o mesmo número de IVA: um número de IVA é público e nunca pode abrir uma estadia sem pré-pagamento.
- As reservas dele não têm botão de pagamento online nem prazo de pagamento: sem lembrete, sem cancelamento automático.
- O e-mail de confirmação diz-lhe que paga por transferência após receber a fatura. Se, mesmo assim, abrir a página de pagamento, vê os dados de transferência da sua propriedade (se os tiver preenchido) ou uma mensagem a dizer que paga por transferência. Ver Pagar por transferência.
- No check-out, Registar valor em aberto como pago vem desligado por defeito. Só registe o pagamento quando o dinheiro estiver na sua conta.
Eliminar um cliente
Selecione o cliente na lista e escolha Eliminar selecionados, ou clique em Eliminar na página de edição. A ficha de cliente desaparece então definitivamente. As reservas e as faturas continuam a existir, mas sem ligação a esse cliente.
Se quiser apagar um hóspede por motivos de privacidade, use a página de privacidade descrita abaixo: tem em conta a obrigação legal de conservação das faturas.
Pedidos de privacidade dos hóspedes (RGPD)
Clientes e receita → Clientes → RGPD / Privacidade
Um hóspede pergunta que dados guarda sobre ele, ou pede-lhe que os apague? Trata disso nesta página (título RGPD — Pedidos de titulares de dados). Tem acesso como proprietário da conta com direitos de escrita nas definições.
- Em Procurar titular dos dados (hóspede), introduza o E-mail e/ou o número de Telefone do hóspede e clique em Pesquisar.
- Em Resultados vê quantas fichas de cliente, reservas, e-mails e mensagens o BedFlow encontrou.
- Escolha o que fazer:
| Botão | O que faz |
|---|---|
| Exportar (ZIP) | Um ficheiro ZIP com todos os dados desse hóspede, para lhe entregar |
| Anonimizar | Substitui os dados pessoais por valores anónimos. As datas e os valores das reservas mantêm-se, para que os seus números continuem certos. Não pode ser anulado |
| Eliminar | Apaga tudo definitivamente. Não é possível enquanto existir uma fatura com menos de 7 anos (obrigação legal de conservação); nesse caso, escolha Anonimizar |
Os seus próprios dados, enquanto utilizador do BedFlow, exporta-os em Definições → Privacidade.