Gérer les clients (débiteurs)
Mis à jour le 2026-10-01
Gestion → Clients
Vous trouvez ici tous vos clients (débiteurs) : les particuliers et les entreprises au nom desquels figurent vos réservations et vos factures. Vous y trouvez leurs coordonnées, leurs données de facturation et leur historique chez vous.
Comment un client arrive-t-il dans la liste ?
Vous n'avez pas besoin de créer vous-même vos clients. BedFlow crée une fiche client dès que quelqu'un réserve ou achète :
- lors d'une réservation via votre site web, via un canal ou d'une réservation manuelle ;
- lors d'un devis ;
- lors d'une réservation wellness ;
- dans la caisse, si vous indiquez un nom ou un numéro de TVA dans Au nom de ;
- avec le QR du bar : toutes les ventes du bar sont enregistrées sur un seul client fixe, nommé Barverkoop (QR).
Si vous voulez établir la facture d'une réservation au nom d'une entreprise, remplissez sur la réservation la section Facturer à. Ces données sont reprises sur la fiche client. Voir Réservation manuelle.
La liste
| Colonne | Ce que vous voyez |
|---|---|
| Nom | Le nom ou le nom de l'entreprise, avec l'adresse e-mail en dessous |
| Ville et Pays | Issus de l'adresse |
| E-mail et Téléphone | Les coordonnées |
Le bouton des colonnes vous permet d'afficher des colonnes supplémentaires, comme Postpaid, Portable ou Compte bancaire. Les clients les plus récents figurent en haut.
Rechercher
La barre de recherche cherche dans tous les champs à la fois : nom, nom de l'entreprise, adresse, e-mail, téléphone, portable, numéro de TVA et de BCE, et compte bancaire. Tapez « Vannerom » et vous trouvez le nom de famille, tapez « +32470 » et vous trouvez le numéro de portable, tapez « BE0123 » et vous trouvez le numéro de TVA.
La fiche client
Cliquez sur un client pour ouvrir sa fiche :
| Bloc | Ce que vous voyez |
|---|---|
| Aperçu | Nom, type (Entreprise ou Particulier), e-mail, téléphone, portable, nombre de factures et chiffre d'affaires total |
| Entreprise | Nom de l'entreprise, Numéro fiscal (TVA / NIF) et numéro BCE |
| Note | Votre note interne |
| Contact | L'adresse |
| Factures récentes | Les 5 dernières factures avec numéro, date, type, total et statut |
| Réservations récentes | Les 5 dernières réservations avec période, chambre(s), canal, statut et total. Cliquez sur le numéro de réservation pour accéder à la réservation |
Pratique pour les clients qui reviennent : vous voyez immédiatement quand ils sont venus et ce qu'ils ont payé.
Modifier un client
Sur la fiche, cliquez sur Modifier. Le formulaire comporte ces sections :
| Section | Champs |
|---|---|
| Personne | Prénom, Nom, E-mail, Téléphone, Portable |
| Facturation | Numéro fiscal (TVA / NIF) : le numéro de TVA d'une entreprise, ou le NIF personnel d'un client portugais qui souhaite une facture à son nom. Et la case Paie par virement sur facture (postpaid) (voir plus loin) |
| Entreprise | Nom de l'entreprise et Numéro BCE. À remplir uniquement si le client est une entreprise |
| Note | Une note interne |
| Contact | Adresse, Code postal, Ville, Pays |
| Méta & liaison | Notamment Compte bancaire |
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Si vous saisissez un numéro de TVA alors que le code postal ou la ville est encore vide, BedFlow recherche l'adresse de l'entreprise dans la base de données TVA européenne (VIES) et la complète.
Des données client à un seul endroit
Si vous modifiez l'adresse e-mail, le numéro de portable ou de téléphone, ou le nom d'un client, BedFlow les modifie aussi sur ses réservations en cours et à venir. L'e-mail de facture au départ et les messages partent ainsi directement à la bonne adresse.
- Une réservation sur laquelle vous avez volontairement saisi une autre adresse ou un autre numéro reste inchangée.
- Si vous videz un champ sur la fiche client, la valeur reste sur les réservations.
- Les réservations terminées et annulées ne changent pas.
La même chose se produit si vous modifiez les données via le nom du client sur une carte d'arrivée dans Quotidien → Disponibilité.
Postpaid : paiement par virement sur facture
Vous avez convenu avec un client qu'il paie après coup sur facture (p. ex. une entreprise avec son propre code de réduction) ? Cochez alors sur sa fiche, dans la section Facturation, la case Paie par virement sur facture (postpaid). Dès lors :
- Si ce client réserve via votre site web avec l'adresse e-mail de sa fiche, la réservation est rattachée à cette fiche ; aucun client en double n'est créé. Une réservation avec une autre adresse e-mail suit le parcours de paiement habituel, même avec le même numéro de TVA : un numéro de TVA est public et ne doit jamais permettre d'ouvrir un séjour sans prépaiement.
- Ses réservations n'ont pas de bouton de paiement en ligne ni d'échéance de paiement : pas de rappel, pas d'annulation automatique.
- Son e-mail de confirmation indique qu'il paie par virement après réception de la facture. S'il ouvre quand même la page de paiement, il voit les coordonnées bancaires de votre établissement (si vous les avez renseignées) ou un message indiquant qu'il paie par virement. Voir Paiement par virement.
- Au départ, Enregistrer le montant restant comme payé est désactivé par défaut. N'enregistrez le paiement que lorsque l'argent est sur votre compte.
Supprimer un client
Sélectionnez le client dans la liste et choisissez Supprimer la sélection, ou cliquez sur Supprimer dans la page de modification. La fiche client est alors définitivement supprimée. Les réservations et les factures restent, mais sans lien avec ce client.
Si vous voulez faire supprimer un client pour des raisons de confidentialité, utilisez la page de confidentialité ci-dessous : elle tient compte de l'obligation légale de conservation des factures.
Demandes de confidentialité des clients (RGPD)
Clients & revenus → Clients → RGPD / Confidentialité
Un client vous demande quelles données vous conservez sur lui, ou vous demande de les effacer ? Vous traitez cela sur cette page (titre RGPD — Demandes des personnes concernées). Vous y avez accès en tant que propriétaire du compte avec des droits d'écriture sur les paramètres.
- Dans Rechercher une personne concernée (client), saisissez l'E-mail et/ou le numéro de Téléphone du client et cliquez sur Rechercher.
- Sous Résultats, vous voyez combien de fiches clients, de réservations, d'e-mails et de messages BedFlow a trouvés.
- Choisissez ce que vous faites :
| Bouton | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Export (ZIP) | Un fichier ZIP avec toutes les données de ce client, à lui remettre |
| Anonymiser | Remplace les données personnelles par des valeurs anonymes. Les dates et montants des réservations restent, pour que vos chiffres restent justes. Irréversible |
| Supprimer | Efface tout définitivement. Impossible tant qu'il existe une facture de moins de 7 ans (obligation légale de conservation) ; choisissez alors Anonymiser |
Vos propres données en tant qu'utilisateur de BedFlow s'exportent sous Paramètres → Confidentialité.