InvoiceXpress (Portugal — facturation certifiée)

Mis à jour le 2026-10-01

Paramètres → Intégrations → Comptabilité → InvoiceXpress

InvoiceXpress est l'intégration avec laquelle BedFlow émet des factures portugaises légalement valables pour votre Alojamento Local (AL). Le Portugal n'autorise la facturation que via le Portal das Finanças ou via un logiciel certifié par l'Autoridade Tributária (AT). BedFlow pilote donc InvoiceXpress (certificat AT nº 192) : vous n'avez rien à faire, le client reçoit automatiquement une fatura-recibo correcte avec code ATCUD et QR code.

Ce que fait l'intégration

• Une fatura-recibo par séjour, automatiquement au paiement complet ou au départ (au choix) — y compris pour les réservations OTA où Booking.com ou Airbnb encaisse le paiement.
• ATCUD + QR code sur chaque document, comme la loi l'exige.
• Communication automatique à l'AT (e-Fatura) — InvoiceXpress transmet chaque document, vous n'avez rien à déclarer.
• Note de crédit en cas d'annulation ou de remboursement d'un séjour déjà facturé, avec référence au document d'origine.
• Export SAF-T pour votre comptable, directement depuis InvoiceXpress.
• PDF au client : via l'e-mail client de BedFlow (avec votre image de marque) ou via InvoiceXpress lui-même.
• Suivi du quota : BedFlow compte vos documents par mois et vous prévient avant le début du mois si votre abonnement devient trop petit pour les départs prévus.

Important : la facture est toujours établie au nom du client, jamais au nom de Booking.com ou d'Airbnb — même si c'est la plateforme qui vous verse l'argent. C'est la règle portugaise. Le montant facturé est le montant total payé par le client ; les commissions des OTA n'en sont pas déduites.

Ce dont vous avez besoin

1. Votre propre compte InvoiceXpress — l'émetteur des factures est votre NIF, chaque exploitant a donc son propre compte.
2. Votre numéro d'enregistrement AL (p. ex. 12345/AL) et l'adresse fiscale de l'hébergement.
3. Un accès au Portal das Finanças (ou un comptable qui s'en charge pour vous) pour la liaison avec l'AT.

Étape 1 — Créer un compte InvoiceXpress

1. Rendez-vous sur invoicexpress.com et choisissez un plan (voir les tarifs ci-dessous — le plan gratuit suffit pour démarrer).
2. Inscrivez-vous avec votre adresse e-mail et renseignez les données de votre entreprise avec votre NIF comme émetteur.
3. Choisissez un nom de compte : il devient votre sous-domaine, p. ex. moncompte dans https://moncompte.app.invoicexpress.com. Vous aurez besoin de ce nom dans BedFlow.

Tarifs (juillet 2026, HTVA, par mois)

• Les notes de crédit sont comptées dans le quota mensuel.
• Tous les plans comprennent l'accès API, l'ATCUD, les QR codes, le SAF-T et la communication avec l'AT.
• Cycle de facturation au choix (mensuel, semestriel ou annuel), sans engagement. Les passages à un plan supérieur prennent effet immédiatement, les passages à un plan inférieur seulement à la fin du cycle — choisissez donc un cycle mensuel si votre activité est saisonnière.
• Astuce saisonnière : vous louez surtout en juillet–août ? Restez sur Grátis hors saison et activez un abonnement mensuel X3 ou X10 avant la saison. BedFlow vous prévient automatiquement si les départs prévus dépassent la limite de votre plan.

Attention : un compte en période d'essai (trial) ne peut pas encore communiquer avec l'AT. Choisissez donc d'abord un abonnement (le plan gratuit compte aussi) avant d'enregistrer la série.

Étape 2 — Récupérer la clé API

Dans InvoiceXpress : Conta → Integrações → API (directement : app.invoicexpress.com/users/api). Vous y voyez votre nom de compte et votre clé API. Ne communiquez cette clé à personne d'autre — dans BedFlow, elle est conservée de manière chiffrée.

Étape 3 — Connecter dans BedFlow

Allez dans Paramètres → Intégrations → Comptabilité → InvoiceXpress → Configurer. L'assistant vous guide à travers toutes les étapes :

1. Compte : nom de compte + clé API. BedFlow teste la connexion immédiatement.
2. Données fiscales : votre NIF, votre numéro AL, votre adresse fiscale et votre régime de TVA.
3. Série & AT : voir les étapes 4 et 5 ci-dessous.
4. Paramètres d'émission : quand facturer (au paiement complet ou au départ — choisissez le départ si une OTA encaisse le paiement) et comment le PDF parvient au client.
5. Plan : indiquez le plan InvoiceXpress que vous avez, pour que le suivi du quota soit exact.

Quel régime de TVA ?

• IVA 6 % — le taux réduit pour l'hébergement sur le continent portugais (5 % à Madère, 4 % aux Açores).
• Exonération art. 57 CIVA (M10, 0 %) — uniquement pour les petits entrepreneurs sous le régime d'isenção. Attention : depuis le 1er juillet 2025, les non-résidents ne peuvent plus utiliser cette exonération — si vous n'habitez pas au Portugal, vous facturez à 6 %. En cas de doute, demandez à votre comptable.

Étape 4 — Créer un sous-utilisateur AT (une seule fois)

InvoiceXpress ne peut enregistrer des séries et transmettre des factures que s'il est autorisé à communiquer avec l'AT en votre nom. Pour cela, créez un sous-utilisateur (subutilizador) dans le Portal das Finanças :

1. Connectez-vous sur portaldasfinancas.gov.pt avec votre NIF.
2. Cherchez « Gestão de Utilizadores » → créez un nouveau subutilizador.
3. Donnez-lui ces deux droits :
   • WSE — Comunicação e gestão de séries por webservice
   • WFA — Comunicação de dados de faturas
4. Notez le nom d'utilisateur (votre NIF + / + numéro d'ordre) et le mot de passe.
5. Saisissez-les dans InvoiceXpress sous Configurações → Comunicação AT.

Vous préférez confier cela à votre comptable ? Il lui faut en général une dizaine de minutes.

Étape 5 — Enregistrer une série

Chaque document portugais appartient à une série (suite de documents) qui doit être enregistrée au préalable auprès de l'AT — c'est ce qui fournit le code ATCUD. Dans l'assistant BedFlow, un seul bouton suffit pour créer une série et l'enregistrer auprès de l'AT. Sans série enregistrée, BedFlow bloque volontairement l'activation : un document avec l'ATCUD « N/D » n'a pas de valeur légale.

Étape 6 — Activer

Passez l'intégration sur actif. À partir de là, tout se fait automatiquement :

• Déclencheur atteint (paiement ou départ) → BedFlow crée le document chez InvoiceXpress, le finalise (numéro + ATCUD + QR), récupère le PDF et le remet au client.
• NIF du client : il figure sur la fiche client, champ Numéro fiscal (TVA / NIF). En dessous de 1 000 €, le document peut être émis sans NIF (le nom et le pays suffisent) ; à partir de 1 000 €, l'identification est obligatoire — BedFlow met alors le document en attente jusqu'à ce qu'un NIF ou un numéro de passeport soit connu. Voir Identification à partir de 1 000 € ci-dessous.
• Le client facture au nom de son entreprise ? Renseignez alors aussi le nom de l'entreprise sur la fiche client — la fatura est établie au nom de l'entreprise (un NIF d'entreprise commence par 5).
• Annulation ou remboursement d'un séjour facturé → note de crédit automatique qui renvoie au document d'origine.
• Quota atteint ou erreur ? Le document est mis en attente dans la file et vous recevez une notification avec le motif (p. ex. « limite du plan atteinte — passez à un plan supérieur et cliquez sur réessayer »). Aucune facture ne disparaît jamais en silence.

Identification à partir de 1 000 €

Une fatura-recibo à partir de 1 000 € ne peut pas être émise sans le NIF ou le numéro de passeport du client, et des canaux comme Booking.com ne transmettent pas cette information. BedFlow la demande donc au client lui-même :

• Sur la page invité, une étape supplémentaire apparaît dans l'enregistrement en ligne : le client y indique son NIF ou son numéro de passeport avec le pays. Cette étape n'apparaît que si elle est nécessaire : établissement avec facturation portugaise active, facture à partir de 1 000 € et aucun numéro encore connu.
• Par e-mail : le modèle de message Identification PT envoie au client un lien personnel (valable 30 jours) vers le même formulaire. Ce message ne part que si vous le liez à un message automatique sous Gestion → Messages → Messages automatiques, et même alors uniquement lorsque l'identification est vraiment nécessaire.

Dès que le client l'a rempli, le numéro est enregistré sur la fiche client et le document en attente est émis. Vous pouvez aussi saisir le numéro vous-même sur la fiche client.

Rendre une facture définitive pour un établissement portugais

Dans Quotidien → Factures, vous rendez normalement une proforma définitive avec Rendre définitive. Pour un établissement qui facture via InvoiceXpress, ce bouton est bloqué : vous voyez le message « Cet établissement facture via InvoiceXpress (Portugal) ». La fatura-recibo y est émise automatiquement au moment choisi dans l'assistant (paiement complet ou départ).

Questions fréquentes

Dois-je encore déclarer quelque chose à l'AT ? Non. InvoiceXpress communique chaque document automatiquement (e-Fatura). Le SAF-T pour votre comptable s'exporte depuis InvoiceXpress.

Puis-je modifier une facture émise ? Non — les documents finalisés sont légalement immuables. Les corrections passent toujours par une note de crédit + un nouveau document. BedFlow le fait automatiquement en cas d'annulation.

Et la taxe de séjour ? La taxe de séjour figure toujours sur une ligne séparée de la facture, sans TVA — elle n'est pas soumise à la TVA. Pour un exploitant qui facture à 6 %, le document porte pour cette ligne le code d'exonération M99 (non soumis) ; pour un exploitant exonéré, c'est M10 qui s'applique à l'ensemble du document. Auparavant, chez les exploitants à 6 %, la taxe était intégrée au montant de l'hébergement, si bien que vous reversiez de la TVA que vous ne deviez pas.

Cela vaut-il aussi pour mon établissement belge ? Non — cette intégration n'apparaît que pour les établissements situés au Portugal. Pour la Belgique, utilisez Yuki, Billit, Octopus ou ClearFacts, voir Connecter la comptabilité.

Et la déclaration des clients étrangers (SIBA) ? C'est indépendant de la facturation. Voir SIBA — Boletins de Alojamento.