SIBA — Boletins de Alojamento (Portugal)

Mis à jour le 2026-10-01

Paramètres → Intégrations → Expérience client → SIBA (Boletins de Alojamento)

Toute personne qui propose un hébergement au Portugal doit déclarer chaque client étranger à l'UCFE : c'est le Boletim de Alojamento. Cette déclaration doit être faite dans les trois jours ouvrables suivant l'arrivée, par personne, enfants compris. L'intégration SIBA effectue cette déclaration automatiquement, à partir des données que vos clients ont eux-mêmes remplies dans l'enregistrement des clients.

Vous trouvez la tuile SIBA (Boletins de Alojamento) dans la catégorie Expérience client, à côté d'Enregistrement des clients. Elle n'apparaît que pour un établissement situé au Portugal.

Ce dont vous avez besoin au préalable

La déclaration passe par le service web du SIBA, et pour cela votre établissement doit être inscrit dans la zone sécurisée de siba.ssi.gov.pt. Lors de cette inscription, choisissez « Web Services » comme mode d'envoi — ce choix est définitif, et avec un autre mode le SIBA refuse chaque fichier avec le code d'erreur P12. Il ne peut être modifié que par e-mail à siba@sef.pt.

Dans un délai d'environ 48 heures, vous recevez un ofício avec trois données :

• Unidade hoteleira — votre NIPC, neuf chiffres
• Numéro estabelecimento — le numéro d'ordre de cette unité au sein du même NIPC ; la première reçoit 0
• Chave de acesso — la clé d'activation, composée uniquement de chiffres

Si vous avez perdu cette clé, redemandez-la via siba@sef.pt en indiquant votre NIPC et votre numéro estabelecimento. Ne vous réinscrivez pas — votre inscription existante reste valable, et une seconde inscription crée un second estabelecimento.

Configuration dans BedFlow

1. Activez d'abord Enregistrement des clients pour l'établissement, et activez-y, sous Données à demander, l'interrupteur Portugal : type de document, pays de délivrance et pays de résidence. Sans ces données, aucun boletim ne peut partir. Voir Enregistrement des clients.

2. Désactivez l'interrupteur « Numéro de registre national belge comme alternative ». Il permet à un client de passer la date de naissance, la nationalité et le document — pour un boletim, c'est inutilisable.

3. Ouvrez la tuile SIBA (Boletins de Alojamento) avec Configurer et, dans la section Accès (d'après l'ofício de l'UCFE), renseignez les trois données de l'ofício : Unidade hoteleira (NIPC), Numéro estabelecimento et Chave de acesso. La chave de acesso est conservée de manière chiffrée et n'apparaît jamais dans un journal ni dans un message d'erreur.

4. Dans la section Données de l'unité telles que le SIBA les connaît, renseignez les données de l'unité. Attention aux longueurs maximales — le SIBA refuse un fichier qui les dépasse :

   Champ	Longueur max.
   Nom de l'unité	40
   Abréviation	15
   Adresse	40
   Localité	30
   Code postal	4 + 3 chiffres
   Téléphone et fax	9 chiffres
   Nom de la personne de contact	40
   E-mail de la personne de contact	140

   L'adresse, le téléphone, le fax et les coordonnées de contact sont mis à jour auprès du SIBA à chaque envoi. Le nom et l'abréviation ne peuvent être modifiés que via l'UCFE.

5. Activez Activer la déclaration SIBA et cliquez sur Enregistrer.

À l'adresse e-mail de la personne de contact, le SIBA envoie une confirmation pour chaque fichier accepté. C'est votre seconde preuve, en plus de l'aperçu dans BedFlow.

Déroulement de la déclaration

• Dès qu'un client remplit son enregistrement, BedFlow prépare un boletim par voyageur avec l'échéance légale : trois jours ouvrables après l'arrivée, week-ends et jours fériés portugais non compris.
• Les clients portugais sont ignorés. L'obligation de déclaration ne concerne que les clients étrangers ; déclarer un ressortissant portugais entraîne un refus. Dans l'aperçu, vous le voyez comme « ignoré », pour qu'il soit clair après coup que rien n'est parti, volontairement.
• Chaque matin, tous les boletins en attente dont le client est déjà arrivé partent vers le SIBA dans un seul fichier. Une déclaration anticipée n'est pas possible : la date d'arrivée doit être aujourd'hui ou antérieure.
• Si le SIBA répond 0, le fichier est accepté. Sinon, le code d'erreur et sa description s'affichent sur la tuile et BedFlow réessaie au passage suivant.

Ce qui est surveillé

La tuile affiche toujours trois choses : quand quelque chose a été accepté pour la dernière fois, combien de boletins sont dans la file d'attente, et combien d'entre eux ont dépassé le délai légal. Si un boletim dépasse le délai, vous recevez une notification — une déclaration tardive est une infraction, il faut donc que cela se voie.

Un boletim bloqué a presque toujours l'une de ces deux causes :

• Données incomplètes. Le client a laissé un champ obligatoire vide, ou indiqué un pays que le SIBA n'a pas dans sa table. Le motif est indiqué tel quel (« données manquantes ou invalides : type de document »). Complétez-le via l'enregistrement de cette réservation ; il partira au passage suivant.
• Un refus du SIBA. Le code d'erreur figure sur la tuile. P12 signifie que le mode d'envoi de votre inscription n'est pas sur Web Services ; vous résolvez cela par un e-mail à siba@sef.pt.

Important : un client incomplet ne bloque pas les autres. Ce qui n'est pas correct reste en attente, le reste part normalement.

Clients arrivant avant que la connexion ne fonctionne

Si la connexion n'est pas encore prête alors que des clients sont déjà là, prévenez votre délégation régionale de l'AIMA en mettant siba@sef.pt en copie. La FAQ du SIBA le prévoit expressément pour les problèmes logiciels (point P06).

Ce que le SIBA ne fait pas

Les boletins sont une déclaration aux autorités, ni une taxe ni une facture. La taxe de séjour de votre commune et la facturation portugaise via InvoiceXpress en sont totalement indépendantes — voir InvoiceXpress (Portugal) et, pour la taxe communale, TVA et taxe de séjour.