SIBA — Boletins de Alojamento (Portugal)

Aktualisiert am 2026-10-01

Einstellungen → Integrationen → Gasterlebnis → SIBA (Boletins de Alojamento)

Wer in Portugal Unterkünfte anbietet, muss jeden ausländischen Gast bei der UCFE melden: das Boletim de Alojamento. Das muss innerhalb von drei Werktagen nach der Anreise geschehen, pro Person, auch für Kinder. Die Integration SIBA erledigt diese Meldung automatisch, auf Basis der Daten, die Ihre Gäste selbst in der Gästeregistrierung eingetragen haben.

Sie finden die Kachel SIBA (Boletins de Alojamento) in der Kategorie Gasterlebnis, neben der Gästeregistrierung. Sie erscheint nur bei einer Unterkunft in Portugal.

Was Sie vorab brauchen

Die Meldung läuft über den Webservice von SIBA, und dafür muss Ihre Unterkunft im geschützten Bereich von siba.ssi.gov.pt eingeschrieben sein. Wählen Sie bei dieser Einschreibung "Web Services" als Übermittlungsmodus — diese Wahl ist festgelegt, und mit einem anderen Modus weist SIBA jede Datei mit dem Fehlercode P12 ab. Ändern lässt sich das nur per E-Mail an siba@sef.pt.

Innerhalb von etwa 48 Stunden folgt ein Ofício mit drei Angaben:

• Unidade hoteleira — Ihre NIPC, neun Ziffern
• Nummer estabelecimento — die laufende Nummer dieser Einheit innerhalb derselben NIPC; die erste erhält 0
• Chave de acesso — der Aktivierungsschlüssel, ausschließlich Ziffern

Haben Sie diesen Schlüssel verloren, fordern Sie ihn über siba@sef.pt mit Ihrer NIPC und der Nummer estabelecimento erneut an. Schreiben Sie sich nicht erneut ein — Ihre bestehende Registrierung bleibt gültig, und eine zweite Einschreibung ergibt ein zweites Estabelecimento.

In BedFlow einrichten

1. Schalten Sie zuerst die Gästeregistrierung für die Unterkunft ein und schalten Sie dort unter Abzufragende Daten den Schalter Portugal: Art des Dokuments, Ausstellungsland und Wohnsitzland ein. Ohne diese Angaben kann kein Boletim verschickt werden. Siehe Gästeregistrierung.

2. Schalten Sie den Schalter "Belgische Nationalregisternummer als Alternative" aus. Er erlaubt einem Gast, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Dokument zu überspringen — für ein Boletim ist das unbrauchbar.

3. Öffnen Sie die Kachel SIBA (Boletins de Alojamento) mit Konfigurieren und tragen Sie im Abschnitt Zugang (aus dem Ofício der UCFE) die drei Angaben aus dem Ofício ein: Unidade hoteleira (NIPC), Nummer estabelecimento und Chave de acesso. Die Chave de acesso wird verschlüsselt gespeichert und erscheint nie in einem Protokoll oder einer Fehlermeldung.

4. Tragen Sie im Abschnitt Daten der Einheit, wie SIBA sie kennt die Daten der Einheit ein. Achten Sie auf die Höchstlängen — SIBA weist eine Datei ab, die sie überschreitet:

   Feld	Max. Länge
   Name der Einheit	40
   Abkürzung	15
   Adresse	40
   Ort	30
   Postleitzahl	4 + 3 Ziffern
   Telefon und Fax	9 Ziffern
   Name der Kontaktperson	40
   E-Mail der Kontaktperson	140

   Adresse, Telefon, Fax und Kontaktdaten werden bei jeder Übermittlung bei SIBA aktualisiert. Name und Abkürzung lassen sich nur über die UCFE ändern.

5. Schalten Sie SIBA-Meldung aktivieren ein und klicken Sie auf Speichern.

An die E-Mail-Adresse der Kontaktperson schickt SIBA bei jeder akzeptierten Datei eine Bestätigung. Das ist Ihr zweiter Nachweis, neben der Übersicht in BedFlow.

Wie die Meldung abläuft

• Sobald ein Gast seine Registrierung ausfüllt, bereitet BedFlow pro Reisendem ein Boletim mit der gesetzlichen Frist vor: drei Werktage nach der Anreise, Wochenenden und portugiesische Feiertage nicht mitgezählt.
• Portugiesische Gäste werden übersprungen. Die Meldepflicht gilt nur für ausländische Gäste; einen portugiesischen Staatsbürger zu melden, führt zu einer Ablehnung. In der Übersicht sehen Sie das als "übersprungen", damit im Nachhinein klar ist, dass bewusst nichts verschickt wurde.
• Jeden Morgen gehen alle offenen Boletins, deren Gast bereits angereist ist, in einer Datei an SIBA. Eine Meldung im Voraus ist nicht möglich: Das Anreisedatum muss heute oder früher liegen.
• Antwortet SIBA mit 0, ist die Datei akzeptiert. Andernfalls erscheint der Fehlercode mit Beschreibung auf der Kachel, und BedFlow versucht es in der nächsten Runde erneut.

Was überwacht wird

Die Kachel zeigt immer drei Dinge: wann zuletzt etwas akzeptiert wurde, wie viele Boletins in der Warteschlange stehen und wie viele davon die gesetzliche Frist überschritten haben. Überschreitet etwas die Frist, erhalten Sie eine Meldung — eine verspätete Meldung ist ein Verstoß, das soll also bemerkt werden.

Ein Boletim, das hängen bleibt, hat fast immer eine dieser zwei Ursachen:

• Unvollständige Daten. Der Gast hat ein Pflichtfeld leer gelassen oder ein Land angegeben, das SIBA nicht in seiner Tabelle hat. Der Grund steht wörtlich dabei ("fehlende oder ungültige Daten: Art des Dokuments"). Ergänzen Sie es über die Registrierung dieser Buchung; in der nächsten Runde wird es mitgeschickt.
• Eine Ablehnung durch SIBA. Der Fehlercode steht auf der Kachel. P12 bedeutet, dass der Übermittlungsmodus Ihrer Einschreibung nicht auf Web Services steht; das lösen Sie mit einer Mail an siba@sef.pt.

Wichtig: Ein unvollständiger Gast hält den Rest nicht auf. Was nicht stimmt, bleibt zurück, der Rest wird ganz normal verschickt.

Gäste, die ankommen, bevor die Integration läuft

Ist die Integration noch nicht bereit, während schon Gäste da sind, informieren Sie Ihre regionale AIMA-Delegation mit siba@sef.pt in Kopie. Die FAQ von SIBA sieht das für Softwareprobleme ausdrücklich vor (Punkt P06).

Was SIBA nicht tut

Die Boletins sind eine Meldung an die Behörden, keine Steuer und keine Rechnung. Die Kurtaxe Ihrer Gemeinde und die portugiesische Rechnungsstellung über InvoiceXpress sind davon völlig getrennt — siehe InvoiceXpress (Portugal) und, für die kommunale Abgabe, MwSt. und Kurtaxe.