Kasse (POS) — Bar & Verbrauch abrechnen
Aktualisiert am 2026-10-01
Täglich → POS — Bar & Theke
Die Kasse von BedFlow funktioniert auf Ihrem Handy. Tippen Sie ein Produkt an, und es steht sofort auf der richtigen Rechnung: der eines Laufkunden oder eines Gastes, der im Haus ist.
Wann sehen Sie die Kasse?
- Die Kasse ist im Abonnement Pro und höher enthalten. In einem kleineren Abonnement steht der Menüpunkt mit einem Upgrade-Badge da.
- Sie erscheint nur bei einer Unterkunft mit Bar, Honesty Bar oder Theke. Ferienwohnungen sehen den Menüpunkt standardmäßig nicht. Hat Ihre Ferienwohnung trotzdem eine Minibar? Bitten Sie über den Support, die Kasse einzuschalten.
Drei Modi
Oben wählen Sie unter Modus:
| Modus | Wann |
|---|---|
| Walk-in | Ein Laufkunde, der sofort bezahlt |
| Aufs Zimmer (gleiche Rechnung) | Der Verbrauch kommt auf die Hauptrechnung der Buchung, also auf dieselbe Rechnung wie der Aufenthalt |
| Aufs Zimmer (separate Rechnung) | Der Verbrauch steht in der Kasse auf einer eigenen Rechnung der Buchung, neben der Hauptrechnung |
Welche Produkte stehen in der Kasse?
Alle aktiven Produkte der Kategorien Honesty Bar, Food & Beverage und Wellness, nach Kategorie gruppiert und nach Sortierreihenfolge geordnet. Ein Produktfoto erscheint als Hintergrund der Kachel. Sie verwalten sie unter Verwaltung → Produkte, siehe Produkte & Extras verwalten.
Verbrauch auf eine laufende Buchung berechnen
- Öffnen Sie Täglich → POS — Bar & Theke.
- Wählen Sie Aufs Zimmer (gleiche Rechnung) oder Aufs Zimmer (separate Rechnung).
- Wählen Sie den Gast unter Buchung wählen (im Haus). Sie sehen nur Gäste, deren Aufenthalt heute läuft und die noch nicht ausgecheckt sind.
- Tippen Sie die Produkte an. Jeder Tipp fügt 1 Stück hinzu.
- Klicken Sie unten auf Aufs Zimmer gebucht — wird beim Check-out abgeschlossen. Die Rechnung bleibt bis zum Check-out offen.
Jede Zeile geht sofort in die Proforma der Buchung. Der offene Saldo in der Zimmerübersicht und in der Rechnungsliste stimmt also immer, auch vor dem Check-out.
Einen Laufkunden abrechnen (Walk-in)
- Wählen Sie den Modus Walk-in und tippen Sie die Produkte an.
- Optional: Füllen Sie Auf den Namen von aus und klicken Sie auf Setzen. Tippen Sie einen Namen oder eine USt-IdNr. ein (z. B.
BE0123456789): BedFlow sucht das Unternehmen dann in der europäischen MwSt.-Datenbank (VIES) und stellt die Rechnung auf die richtigen Unternehmensdaten aus. Leer = normaler Kassenverkauf. Mit lösen entfernen Sie den Namen wieder. - Wählen Sie, wie der Kunde bezahlt:
| Schaltfläche | Was passiert |
|---|---|
| Bancontact (QR) | Es erscheint ein QR-Code, den der Kunde mit seiner Banking-App scannt. Die Zahlung wird automatisch mit der Rechnung verknüpft |
| BC bereits bezahlt | Der Kunde hat bereits über Ihren QR-Aufkleber oder Ihr Zahlungsterminal bezahlt |
| Stripe, Bar, Andere | Die Zahlung wird mit dieser Methode erfasst |
| Proforma (später zahlen) | Es entsteht eine Proforma, die unter Täglich → Rechnungen unbezahlt stehen bleibt, bis Sie dort die Zahlung erfassen (z. B. bei einer Überweisung) |
Nach dem Abrechnen wird die Rechnung erstellt, und die Kasse ist für den nächsten Kunden bereit.
Eine falsche Zeile entfernen
Falsches Produkt angetippt oder zweimal getippt? Entfernen Sie die Zeile in der Kasse selbst:
- Öffnen Sie die Rechnung. Die aktive Rechnung steht oben; eine frühere finden Sie unter Offene Rechnungen (anklicken, um damit weiterzuarbeiten).
- Klicken Sie auf das Kreuz neben der Zeile und bestätigen Sie.
Die Zeile verschwindet dann auch aus der Proforma der Buchung, und der bezahlte Betrag sowie der offene Saldo bleiben korrekt. Entfernen Sie Bar-Zeilen deshalb immer über die Kasse (oder über die Honesty Bar auf der Buchung), nicht direkt auf der Rechnung. So bleiben Kassenrechnung und Rechnung gleich.
Offene Rechnungen verwalten
- Offene Rechnungen oben zeigt alle Rechnungen, die noch offen sind, mit ihrem Gesamtbetrag und der Angabe, ob noch ein Saldo offen ist. Klicken Sie auf eine Rechnung, um damit weiterzuarbeiten.
- Die Schaltfläche mit dem Pfeil neben dem Gesamtbetrag der aktiven Rechnung lässt diese Rechnung offen und beginnt einen neuen Kunden.
- Die Schaltfläche mit dem Papierkorb neben dem Gesamtbetrag löscht die ganze Rechnung: alle Zeilen und Zahlungen, ohne Rechnungsbeleg. Das können Sie nicht rückgängig machen.
- Geschlossene Rechnungen können Sie nicht mehr ändern.
Beim Check-out
Offene Zimmerrechnungen werden beim Check-out mit abgerechnet: Die Zeilen stehen bereits auf der Proforma der Buchung, und die Rechnung wird geschlossen. Der Gast erhält so eine vollständige Schlussrechnung mit Aufenthalt und Verbrauch.
Häufig gestellte Fragen
Ich sehe die Kasse nicht im Menü. Entweder ist Ihre Unterkunft eine Ferienwohnung ohne Bar: Bitten Sie über den Support, die Kasse einzuschalten. Oder ein Administrator hat Ihre Rechte eingeschränkt: Fragen Sie den Inhaber des Kontos.
In der Kasse stehen keine Produkte. Geben Sie Ihren Produkten die Kategorie Honesty Bar, Food & Beverage oder Wellness und setzen Sie sie auf Aktiv.
Kann der Gast Verbrauch selbst erfassen? Ja. Produkte der Kategorie Honesty Bar tippt der Gast während seines Aufenthalts selbst auf seiner Gästeseite an. Jeder Tipp landet auf derselben Proforma, und Sie sehen ihn sofort. Mit Bar-QR kann ein Gast auch ohne Gästeseite ein Getränk scannen und bezahlen.
Kann ich einen Walk-in auf ein Unternehmen abrechnen? Ja. Tippen Sie die USt-IdNr. in das Feld Auf den Namen von. BedFlow holt Firmenname und Adresse über VIES.
Welcher MwSt.-Satz wird verwendet? Der Satz, der auf dem Produkt selbst steht (Verwaltung → Produkte).