Caisse (POS) — facturer le bar et les consommations
Mis à jour le 2026-10-01
Quotidien → POS — Bar & Comptoir
La caisse de BedFlow fonctionne sur votre téléphone. Touchez un produit et il arrive immédiatement sur la bonne note : celle d'un client de passage, ou celle d'un client en séjour chez vous.
Quand voyez-vous la caisse ?
- La caisse est incluse dans l'abonnement Pro et supérieur. Sur un abonnement inférieur, l'élément de menu est présent avec un badge Upgrade.
- Elle n'apparaît que pour un établissement disposant d'un bar, d'une honesty bar ou d'une vitrine. Les locations de vacances ne voient pas l'élément de menu par défaut. Votre location de vacances a malgré tout un minibar ? Demandez au support d'activer la caisse.
Trois modes
En haut, vous choisissez sous Mode :
| Mode | Quand |
|---|---|
| Walk-in | Un client de passage qui paie immédiatement |
| En chambre (même note) | La consommation va sur la note principale de la réservation, donc sur la même facture que le séjour |
| En chambre (note séparée) | La consommation figure dans la caisse sur une note distincte de la réservation, à côté de la note principale |
Quels produits figurent dans la caisse ?
Tous les produits actifs des catégories Honesty bar, Food & Beverage et Wellness, regroupés par catégorie et triés selon l'ordre de tri. Une photo du produit apparaît en arrière-plan de la tuile. Vous les gérez via Gestion → Produits, voir Gérer les produits et extras.
Facturer une consommation sur une réservation en cours
- Ouvrez Quotidien → POS — Bar & Comptoir.
- Choisissez En chambre (même note) ou En chambre (note séparée).
- Choisissez le client dans Choisir la réservation (en séjour). Vous ne voyez que les clients dont le séjour est en cours aujourd'hui et qui n'ont pas encore fait leur départ.
- Touchez les produits. Chaque toucher ajoute 1 pièce.
- Cliquez en bas sur Mis sur la chambre — à régler au départ. La note reste ouverte jusqu'au départ.
Chaque ligne passe immédiatement sur la proforma de la réservation. Le solde ouvert dans l'aperçu des chambres et dans la liste des factures est donc toujours juste, même avant le départ.
Encaisser un client de passage (walk-in)
- Choisissez le mode Walk-in et touchez les produits.
- Facultatif : remplissez Au nom de et cliquez sur Appliquer. Tapez un nom ou un numéro de TVA (p. ex.
BE0123456789) : BedFlow recherche alors l'entreprise dans la base de données TVA européenne (VIES) et établit la facture avec les bonnes données de l'entreprise. Vide = vente de caisse ordinaire. Avec détacher, vous retirez le nom. - Choisissez comment le client paie :
| Bouton | Ce qui se passe |
|---|---|
| Bancontact (QR) | Un QR code apparaît, que le client scanne avec son application bancaire. Le paiement est automatiquement lié à la facture |
| BC déjà payé | Le client a déjà payé via votre autocollant QR ou votre terminal de paiement |
| Stripe, Espèces, Autre | Le paiement est enregistré avec ce mode |
| Proforma (payer plus tard) | Une proforma est créée et reste impayée dans Quotidien → Factures jusqu'à ce que vous y enregistriez le paiement (p. ex. lors d'un virement) |
Après l'encaissement, la facture est créée et la caisse est prête pour le client suivant.
Supprimer une ligne erronée
Mauvais produit touché, ou touché deux fois ? Supprimez la ligne dans la caisse elle-même :
- Ouvrez la note. La note active figure en haut ; une note antérieure se trouve sous Notes ouvertes (cliquez dessus pour la reprendre).
- Cliquez sur la croix à côté de la ligne et confirmez.
La ligne disparaît alors aussi de la proforma de la réservation, et le montant payé ainsi que le solde ouvert restent corrects. Supprimez donc toujours les lignes du bar via la caisse (ou via l'honesty bar sur la réservation), et non directement sur la facture. Ainsi, la note et la facture restent identiques.
Gérer les notes ouvertes
- Notes ouvertes, en haut, affiche toutes les notes encore ouvertes, avec leur total et s'il reste un solde à payer. Cliquez sur une note pour continuer à travailler dessus.
- Le bouton avec la flèche à côté du total de la note active laisse cette note ouverte et démarre un nouveau client.
- Le bouton avec la corbeille à côté du total supprime toute la note : toutes les lignes et tous les paiements, sans facture. C'est irréversible.
- Les notes clôturées ne peuvent plus être modifiées.
Au départ
Les notes de chambre ouvertes sont réglées en même temps que le départ : les lignes figurent déjà sur la proforma de la réservation et la note est clôturée. Le client reçoit ainsi une seule facture finale complète, avec le séjour et les consommations.
Questions fréquentes
Je ne vois pas la caisse dans le menu. Soit votre établissement est une location de vacances sans bar : demandez au support d'activer la caisse. Soit un administrateur a limité vos droits : demandez-le au propriétaire du compte.
Il n'y a aucun produit dans la caisse. Donnez à vos produits la catégorie Honesty bar, Food & Beverage ou Wellness et passez-les sur Actif.
Le client peut-il enregistrer lui-même ses consommations ? Oui. Les produits de la catégorie Honesty bar, le client les coche lui-même pendant son séjour sur sa page invité. Chaque sélection arrive sur la même proforma et vous la voyez immédiatement. Avec le QR du bar, un client peut aussi scanner une boisson et la payer sans passer par la page invité.
Puis-je facturer un client de passage au nom d'une entreprise ? Oui. Tapez le numéro de TVA dans le champ Au nom de. BedFlow récupère le nom et l'adresse de l'entreprise via VIES.
Quel taux de TVA est utilisé ? Le taux défini sur le produit lui-même (Gestion → Produits).