Créer un devis
Mis à jour le 2026-10-01
Avec Quotidien → Créer un devis, vous préparez une proposition de prix pour une demande qui ne rentre pas dans une réservation ordinaire : une entreprise qui cherche des chambres pour ses collaborateurs, un long séjour à un prix convenu, un groupe qui veut bloquer deux week-ends ou une formule. Si le client accepte le devis, BedFlow le transforme automatiquement en réservations.
Les devis sont inclus à partir du plan Starter. Avec Seizoen et Micro, l'élément de menu est présent avec le badge Upgrade.
Créer un devis
Client
Recherchez un client existant avec Rechercher un client existant (nom, e-mail ou nom de l'entreprise), ou saisissez les données : Prénom, Nom et E-mail sont obligatoires. Choisissez aussi la Langue : le client reçoit le devis et l'e-mail dans cette langue. Pour une entreprise, activez Réservation d'entreprise et remplissez Nom de l'entreprise et Numéro de TVA.
Séjour
- Validité du devis (jours) : 7 par défaut, 30 maximum. Passé ce délai, le devis passe au statut « Expiré ».
- Pour chaque séjour, choisissez Arrivée et Départ. Avec Ajouter un séjour, vous ajoutez une deuxième période ; à l'acceptation, chaque séjour devient une réservation distincte.
- Pour chaque séjour, ajoutez avec Ajouter une chambre d'une à six chambres, avec Adultes et Enfants. À côté de la chambre, vous voyez un point vert (Disponible) ou rouge (Occupée) pour cette période.
- Prix/nuit (facultatif) : vide = le tarif automatique, avec les prix journaliers, de week-end et de saison et les tarifs par occupation, comme pour une réservation ordinaire. Si vous tapez un montant, p. ex. 120 € pour un accord d'entreprise, c'est ce montant qui s'applique.
Réduction supplémentaire globale
Vous voulez accorder une réduction en plus du prix normal ? Ouvrez le bloc Réduction supplémentaire globale et saisissez un pourcentage dans Réduction supplémentaire, p. ex. 15.
- La réduction s'applique à l'ensemble des nuitées, en plus d'une éventuelle réduction long séjour.
- Elle figure en bas du devis sur une ligne distincte, p. ex. « Réduction supplémentaire (15 %) », avec le même taux de TVA que les nuitées.
- La taxe de séjour et les extras ne sont pas concernés.
Extras et remarque
- Extras : ajoutez des produits avec Ajouter un produit, avec une Quantité et éventuellement votre propre Description (facultatif).
- Remarque : une Remarque interne (le client ne la voit pas) et une Note de bas de page du devis (en bas du PDF).
Enregistrer
Cliquez sur Créer le devis. BedFlow crée le devis avec son propre numéro et une page publique. Le message affiche deux boutons : Voir le devis et Copier le lien. Collez le lien dans un e-mail ou un message WhatsApp, ou envoyez le devis depuis BedFlow (voir ci-dessous). Rien ne part automatiquement.
Vous ne saisissez pas l'acompte : BedFlow le calcule selon Paramètres → Acompte (voir Acompte).
Réduction long séjour : appliquée automatiquement
Si vous avez une réduction long séjour (p. ex. −10 % à partir de 7 nuits), le devis l'applique automatiquement aux tarifs automatiques, comme pour une réservation. La chambre figure au plein tarif, avec en dessous une ligne distincte « Réduction long séjour −X % », dans la langue du client, sur la page web comme sur le PDF.
Si vous tapez vous-même un prix par nuit, il reste exactement tel que vous l'avez saisi, sans réduction supplémentaire.
Envoyer et suivre
À droite de la page figure Devis récents : vos 20 derniers devis avec le client, le numéro, le montant et le statut Ouvert, Accepté ou Expiré. En dessous, vous voyez jusqu'à quand le devis est valable, quand il a été envoyé et combien de fois le client l'a consulté.
| Bouton | Action |
|---|---|
| Crayon | Modifier (uniquement pour un devis ouvert). |
| Avion en papier | Envoyer, ou renvoyer, à l'adresse e-mail du client. BedFlow demande d'abord une confirmation. |
| Œil | Voir en tant que client. |
| Maillon de chaîne | Copier le lien du devis. |
Le client reçoit un e-mail dans sa langue avec un bouton vers le devis. Vous modifiez le texte de cet e-mail dans Gestion → Messages → Modèles de messages, modèle Quote Sent.
Dès que le client ouvre le devis pour la première fois, vous recevez une notification dans Telegram : c'est le moment de faire le suivi. Vos propres consultations ne comptent pas.
Vos devis figurent aussi parmi vos documents dans Quotidien → Factures. L'icône de graphique y indique combien de fois et quand le client les a consultés.
Modifier un devis
Tant que le devis n'est pas accepté, vous pouvez le modifier : cliquez sur le crayon dans Devis récents, ou cliquez sur le devis dans Quotidien → Factures. Vous arrivez dans le formulaire ; après vos modifications, cliquez sur Mettre à jour le devis. Un devis accepté ne peut plus être modifié : des réservations y sont déjà liées.
Que voit le client ?
Une page de devis publique, pratique aussi sur mobile, avec :
- pour chaque séjour, les dates, les chambres (avec « Disponible » ou « Indisponible ») et le montant ;
- les lignes de réduction, le total TTC et l'acompte ;
- la date jusqu'à laquelle le devis est valable ;
- Télécharger PDF et Modifier les informations ;
- le bouton Accepter le devis & réserver, avec la mention qu'il accepte vos conditions générales et votre politique d'annulation (les liens de Liens juridiques, voir Le widget de réservation).
Si une chambre n'est entre-temps plus disponible, le client ne peut pas accepter le devis.
Que se passe-t-il à l'acceptation ?
- BedFlow crée pour chaque séjour une réservation avec une proforma, aux prix du devis.
- Le client arrive immédiatement sur la page de paiement, avec l'acompte déjà rempli (il peut aussi payer le montant total). En cas de plusieurs séjours, il paie un seul acompte pour l'ensemble du devis.
- L'e-mail de confirmation habituel d'une réservation part.
Le client accepte par e-mail ou par téléphone ? Ouvrez alors vous-même le devis (icône en forme d'œil ou Voir le devis) et cliquez sur Accepter le devis & réserver. BedFlow crée les réservations et envoie automatiquement au client le lien de paiement de l'acompte (ou du montant total s'il n'y a pas d'acompte).
Questions fréquentes
Puis-je mettre plusieurs périodes dans un seul devis ? Oui. Cliquez sur Ajouter un séjour. Chaque séjour a ses propres dates et chambres et devient une réservation distincte à l'acceptation. Le client paie un seul acompte pour l'ensemble.
Pourquoi ne vois-je pas de réduction long séjour sur mon devis ? La réduction ne s'applique qu'aux tarifs automatiques. Si vous avez tapé vous-même un prix par nuit, BedFlow le respecte comme votre accord. Si vous voulez tout de même accorder une réduction, utilisez la Réduction supplémentaire globale.
Copier le lien fonctionne-t-il partout ? Oui, le lien est copié dans votre presse-papiers. Vous retrouvez le même lien via Voir le devis et avec le maillon de chaîne dans Devis récents.