Criar um orçamento
Atualizado em 2026-10-01
Com Diário → Criar orçamento prepara uma proposta de preço para um pedido que não cabe numa reserva normal: uma empresa que procura quartos para os seus colaboradores, uma estadia longa com um preço acordado, um grupo que quer garantir dois fins de semana ou um pacote. Se o cliente aceitar o orçamento, o BedFlow transforma-o automaticamente em reservas.
Os orçamentos estão incluídos no plano Starter e superiores. No Seizoen e no Micro, a opção de menu aparece com o distintivo Upgrade.
Criar um orçamento
Hóspede
Procure um cliente existente com Pesquisar cliente existente (nome, e-mail ou nome da empresa), ou preencha os dados: Nome próprio, Apelido e E-mail são obrigatórios. Escolha também o Idioma: é nesse idioma que o cliente recebe o orçamento e o e-mail. Para uma empresa, ative Reserva de empresa e preencha o Nome da empresa e o Número de IVA.
Estadia
- Orçamento válido (dias): por defeito 7, no máximo 30. Após esse prazo, o orçamento passa a "Expirado".
- Para cada estadia escolhe a Chegada e a Partida. Com Adicionar estadia acrescenta um segundo período; na aceitação, cada estadia passa a ser uma reserva separada.
- Para cada estadia, com Adicionar quarto, acrescenta de um a seis quartos, com Adultos e Crianças. Ao lado do quarto vê um ponto verde (Disponível) ou vermelho (Ocupado) para esse período.
- Preço/noite (opcional): em branco = a tarifa automática, com os preços por dia, de fim de semana e de época e os preços por ocupação, tal como numa reserva normal. Se escrever um montante, por exemplo 120 € para um acordo com uma empresa, aplica-se esse montante.
Desconto adicional global
Quer dar um desconto por cima do preço normal? Abra o bloco Desconto adicional global e preencha em Desconto adicional uma percentagem, por exemplo 15.
- O desconto aplica-se a todas as noites em conjunto, por cima de um eventual desconto por duração da estadia.
- Aparece no fundo do orçamento como linha separada, por exemplo "Desconto adicional global (15%)", com a mesma taxa de IVA das noites.
- A taxa turística e os extras não são afetados.
Extras e observação
- Extras: acrescente produtos com Adicionar produto, com uma Quantidade e, se quiser, uma Descrição (opcional) própria.
- Observação: uma Observação interna (o cliente não a vê) e uma Nota de rodapé no orçamento (no fundo do PDF).
Guardar
Clique em Criar orçamento. O BedFlow cria o orçamento com um número próprio e uma página pública. A mensagem inclui dois botões: Ver orçamento e Copiar ligação. Cole a ligação num e-mail ou no WhatsApp, ou envie o orçamento a partir do BedFlow (ver abaixo). Nada é enviado automaticamente.
Não preenche o depósito: o BedFlow calcula-o segundo Definições → Sinal (consulte Sinal).
Desconto por duração da estadia: aplicado automaticamente
Se tiver um desconto por duração da estadia (por exemplo −10% a partir de 7 noites), o orçamento aplica-o automaticamente às tarifas automáticas, tal como numa reserva. O quarto aparece com a tarifa completa e, por baixo, uma linha separada "Desconto por duração da estadia −X%", no idioma do cliente, na página web e no PDF.
Se escrever manualmente um preço por noite, esse preço mantém-se exatamente como o escreveu, sem desconto adicional.
Enviar e acompanhar
À direita da página encontra Orçamentos recentes: os seus últimos 20 orçamentos, com cliente, número, montante e estado Aberto, Aceite ou Expirado. Por baixo vê até quando o orçamento é válido, quando foi enviado e quantas vezes o cliente o consultou.
| Botão | O quê |
|---|---|
| Lápis | Editar (apenas num orçamento aberto). |
| Avião de papel | Enviar, ou reenviar, para o endereço de e-mail do cliente. O BedFlow pede primeiro uma confirmação. |
| Olho | Ver como cliente. |
| Elo de corrente | Copiar ligação do orçamento. |
O cliente recebe um e-mail no seu idioma com um botão para o orçamento. O texto desse e-mail ajusta-se em Gestão → Mensagens → Modelos de mensagens, modelo Quote Sent.
Assim que o cliente abre o orçamento pela primeira vez, recebe uma notificação no Telegram: é o momento de fazer o seguimento. As suas próprias visitas não contam.
Os seus orçamentos aparecem também entre os seus documentos em Diário → Faturas. Aí, o ícone do gráfico mostra quantas vezes e quando o cliente os consultou.
Alterar um orçamento
Enquanto o orçamento não for aceite, pode alterá-lo: clique no lápis em Orçamentos recentes, ou clique no orçamento em Diário → Faturas. Chega ao formulário; depois das alterações, clique em Atualizar orçamento. Um orçamento aceite já não pode ser editado: já tem reservas associadas.
O que vê o cliente?
Uma página pública do orçamento, também prática no telemóvel, com:
- para cada estadia, as datas, os quartos (com "Disponível" ou "Não disponível") e o montante;
- as linhas de desconto, o total com IVA incluído e o depósito;
- até quando o orçamento é válido;
- Descarregar PDF e Alterar dados;
- o botão Aceitar orçamento e reservar, com a indicação de que aceita os seus termos e condições e a sua política de cancelamento (as ligações de Ligações jurídicas; consulte O widget de reservas).
Se entretanto um quarto deixar de estar disponível, o cliente não pode aceitar o orçamento.
O que acontece na aceitação?
- O BedFlow cria, para cada estadia, uma reserva com proforma, aos preços do orçamento.
- O cliente passa de imediato para a página de pagamento, com o depósito já preenchido (também pode pagar o montante total). Com várias estadias, paga um único depósito para todo o orçamento.
- É enviado o e-mail de confirmação normal de uma reserva.
O cliente aceita por e-mail ou por telefone? Abra então o orçamento (ícone do olho ou Ver orçamento) e clique em Aceitar orçamento e reservar. O BedFlow cria as reservas e envia automaticamente ao cliente, por e-mail, a ligação de pagamento do depósito (ou do montante total, se não houver depósito).
Perguntas frequentes
Posso incluir vários períodos num só orçamento? Sim. Clique em Adicionar estadia. Cada estadia tem datas e quartos próprios e, na aceitação, passa a ser uma reserva própria. O cliente paga um único depósito pelo conjunto.
Porque não vejo um desconto por duração da estadia no meu orçamento? O desconto aplica-se apenas às tarifas automáticas. Se escreveu manualmente um preço por noite, o BedFlow respeita-o como o seu acordo. Se, ainda assim, quiser dar um desconto, utilize o Desconto adicional global.
Copiar ligação funciona em todo o lado? Sim, a ligação vai para a área de transferência. Encontra a mesma ligação através de Ver orçamento e com o elo de corrente em Orçamentos recentes.