InvoiceXpress (Portugal — faturação certificada)

Atualizado em 2026-10-01

Definições → Integrações → Contabilidade → InvoiceXpress

O InvoiceXpress é a integração com que o BedFlow emite faturas portuguesas legalmente válidas para o seu Alojamento Local (AL). Em Portugal só é permitido faturar através do Portal das Finanças ou de software certificado pela Autoridade Tributária (AT). Por isso, o BedFlow comanda o InvoiceXpress (certificado AT nº 192): você não faz nada e o hóspede recebe automaticamente uma fatura-recibo correta, com código ATCUD e código QR.

O que faz a integração

• Fatura-recibo por estadia, automaticamente no pagamento integral ou no check-out (configurável) — também para reservas de OTA em que o Booking.com ou o Airbnb cobram o pagamento.
• ATCUD + código QR em cada documento, como a lei exige.
• Comunicação automática à AT (e-Fatura) — o InvoiceXpress comunica cada documento, você não tem de submeter nada.
• Nota de crédito em caso de cancelamento ou reembolso de uma estadia já faturada, com referência ao original.
• Exportação SAF-T para o seu contabilista, diretamente a partir do InvoiceXpress.
• PDF para o hóspede: através do e-mail ao hóspede do BedFlow (com a sua marca) ou através do próprio InvoiceXpress.
• Controlo da quota: o BedFlow conta os seus documentos por mês e avisa-o antes do início do mês se o seu plano ficar pequeno para os check-outs previstos.

Importante: a fatura é sempre emitida em nome do hóspede, nunca do Booking.com ou do Airbnb — mesmo que seja a plataforma a pagar-lhe. É a regra portuguesa. O valor da fatura é o valor total que o hóspede pagou; as comissões das OTA não são deduzidas.

De que precisa

1. Uma conta InvoiceXpress própria — o emitente das faturas é o seu NIF, pelo que cada entidade exploradora tem a sua própria conta.
2. O seu número de registo AL (p. ex. 12345/AL) e a morada fiscal do alojamento.
3. Acesso ao Portal das Finanças (ou um contabilista que trate disso por si) para a ligação à AT.

Passo 1 — Criar a conta InvoiceXpress

1. Vá a invoicexpress.com e escolha um plano (ver preços abaixo — o plano gratuito chega para começar).
2. Registe-se com o seu endereço de e-mail e preencha os dados da empresa com o seu NIF como emitente.
3. Escolha um nome de conta: será o seu subdomínio, p. ex. aminhaconta em https://aminhaconta.app.invoicexpress.com. Vai precisar desse nome no BedFlow.

Preços (julho de 2026, sem IVA, por mês)

• As notas de crédito contam para a quota mensal.
• Todos os planos incluem acesso à API, ATCUD, códigos QR, SAF-T e comunicação à AT.
• Ciclo de faturação à escolha (mensal/semestral/anual), sem fidelização. Os upgrades entram em vigor de imediato, os downgrades só no fim do ciclo — escolha, por isso, um ciclo mensal se o seu arrendamento for sazonal.
• Dica para a época alta: arrenda sobretudo em julho–agosto? Fique no Grátis fora da época e ative uma subscrição mensal X3 ou X10 antes da época. O BedFlow avisa-o automaticamente se os check-outs previstos ultrapassarem o limite do seu plano.

Atenção: uma conta em período experimental (trial) ainda não consegue comunicar com a AT. Escolha, por isso, primeiro uma subscrição (o plano gratuito também conta) antes de registar a série.

Passo 2 — Obter a API key

No InvoiceXpress: Conta → Integrações → API (diretamente: app.invoicexpress.com/users/api). Aí vê o seu nome de conta e a sua API key. Não partilhe essa chave com mais ninguém — no BedFlow é guardada de forma encriptada.

Passo 3 — Ligar no BedFlow

Vá a Definições → Integrações → Contabilidade → InvoiceXpress → Configurar. O assistente percorre todos os passos:

1. Conta: nome de conta + API key. O BedFlow testa a ligação de imediato, em tempo real.
2. Dados fiscais: o seu NIF, número AL, morada fiscal e regime de IVA.
3. Série e AT: ver os passos 4 e 5 abaixo.
4. Definições de emissão: quando faturar (no pagamento integral ou no check-out — escolha o check-out se for uma OTA a cobrar o pagamento) e como o PDF chega ao hóspede.
5. Plano: registe o plano InvoiceXpress que tem, para que o controlo da quota esteja correto.

Que regime de IVA?

• IVA 6% — a taxa reduzida para alojamento no continente português (5% na Madeira, 4% nos Açores).
• Isenção art. 57.º CIVA (M10, 0%) — apenas para pequenos empresários no regime de isenção. Atenção: desde 1 de julho de 2025, os não residentes deixaram de poder usar esta isenção — se não reside em Portugal, fatura a 6%. Em caso de dúvida, pergunte ao seu contabilista.

Passo 4 — Criar o subutilizador AT (uma única vez)

O InvoiceXpress só consegue registar séries e comunicar faturas se puder falar com a AT em seu nome. Para isso, cria um subutilizador no Portal das Finanças:

1. Inicie sessão em portaldasfinancas.gov.pt com o seu NIF.
2. Procure "Gestão de Utilizadores" → crie um novo subutilizador.
3. Atribua-lhe estas duas permissões:
   • WSE — Comunicação e gestão de séries por webservice
   • WFA — Comunicação de dados de faturas
4. Anote o nome de utilizador (o seu NIF + / + número sequencial) e a palavra-passe.
5. Introduza-os no InvoiceXpress em Configurações → Comunicação AT.

Prefere que seja o seu contabilista a fazê-lo? Normalmente precisa de 10 minutos para isso.

Passo 5 — Registar a série

Cada documento português pertence a uma série (sequência de documentos) que tem de estar previamente registada na AT — é isso que gera o código ATCUD. No assistente do BedFlow cria uma série com um só botão e regista-a na AT. Sem série registada, o BedFlow bloqueia de propósito a ativação: um documento com ATCUD "N/D" não é juridicamente válido.

Passo 6 — Ativar

Coloque a integração em ativa. A partir daí, tudo corre automaticamente:

• Gatilho atingido (pagamento ou check-out) → o BedFlow cria o documento no InvoiceXpress, finaliza-o (número + ATCUD + QR), obtém o PDF e entrega-o ao hóspede.
• NIF do hóspede: está na ficha de cliente, campo Número fiscal (IVA / NIF). Abaixo de 1.000 € o documento pode ser emitido sem NIF (nome + país chegam); a partir de 1.000 € a identificação é obrigatória — o BedFlow retém então o documento até haver um NIF ou um número de passaporte. Ver Identificação a partir de 1.000 € abaixo.
• O hóspede fatura em nome da empresa? Preencha também o nome da empresa na ficha do hóspede — a fatura sai em nome da empresa (um NIF de empresa começa por 5).
• Cancelamento/reembolso de uma estadia faturada → nota de crédito automática com referência ao original.
• Quota esgotada ou erro? O documento fica retido na fila de espera e recebe uma notificação com o motivo (p. ex. "limite do plano atingido — faça upgrade e clique em tentar novamente"). Nunca desaparece uma fatura sem aviso.

Identificação a partir de 1.000 €

Uma fatura-recibo a partir de 1.000 € não pode ser emitida sem o NIF ou o número de passaporte do hóspede, e canais como o Booking.com não o transmitem. Por isso, o BedFlow pede-o ao próprio hóspede:

• Na página do hóspede aparece um passo adicional no check-in online, onde o hóspede indica o seu NIF ou número de passaporte com o país. Esse passo só aparece quando é necessário: propriedade com faturação portuguesa ativa, fatura a partir de 1.000 € e ainda nenhum número conhecido.
• Por e-mail: o modelo de mensagem Identificação PT envia ao hóspede um link pessoal (válido durante 30 dias) para o mesmo formulário. Essa mensagem só é enviada se a associar a uma mensagem automática em Gestão → Mensagens → Mensagens automáticas e, mesmo assim, apenas quando a identificação é realmente necessária.

Assim que o hóspede a preenche, o número fica na ficha de cliente e o documento retido é emitido. Também pode introduzir o número você mesmo na ficha de cliente.

Tornar definitiva numa propriedade portuguesa

Em Diário → Faturas, normalmente torna uma proforma definitiva com Tornar definitiva. Numa propriedade que fatura através do InvoiceXpress, esse botão está bloqueado: recebe a mensagem "Esta propriedade fatura através do InvoiceXpress (Portugal)". Aí, a fatura-recibo é emitida automaticamente no momento que escolheu no assistente (pagamento integral ou check-out).

Perguntas frequentes

Ainda tenho de submeter alguma coisa à AT? Não. O InvoiceXpress comunica automaticamente cada documento (e-Fatura). O SAF-T para o seu contabilista é exportado a partir do InvoiceXpress.

Posso alterar uma fatura emitida? Não — os documentos finalizados são legalmente inalteráveis. As correções fazem-se sempre com uma nota de crédito + novo documento. O BedFlow faz isso automaticamente nos cancelamentos.

E a taxa turística? A taxa turística aparece sempre como linha separada na fatura, sem IVA — não está sujeita a IVA. Num anfitrião que fatura a 6%, o documento leva para essa linha o código de isenção M99 (não sujeito); num anfitrião isento aplica-se M10 a todo o documento. Antigamente, nos anfitriões a 6%, a taxa era incluída no valor do alojamento, o que fazia pagar IVA que não era devido.

Isto também se aplica à minha propriedade belga? Não — esta integração só aparece em propriedades em Portugal. Para a Bélgica usa o Yuki, o Billit, o Octopus ou o ClearFacts, ver Ligar a contabilidade.

E a comunicação de hóspedes estrangeiros (SIBA)? Isso é independente da faturação. Ver SIBA — Boletins de Alojamento.