InvoiceXpress (Portugal — facturación certificada)

Actualizado el 2026-10-01

Ajustes → Integraciones → Contabilidad → InvoiceXpress

InvoiceXpress es la integración con la que BedFlow emite facturas portuguesas legalmente válidas para su Alojamento Local (AL). Portugal solo permite facturar a través del Portal das Finanças o con software certificado por la Autoridade Tributária (AT). Por eso BedFlow trabaja a través de InvoiceXpress (certificado AT nº 192): usted no tiene que hacer nada y el huésped recibe automáticamente una fatura-recibo correcta con código ATCUD y código QR.

Qué hace la integración

• Una fatura-recibo por estancia, automáticamente al completarse el pago o en el check-out (configurable), también para reservas de OTA en las que Booking.com o Airbnb cobran el pago.
• ATCUD y código QR en cada documento, como exige la ley.
• Comunicación automática a la AT (e-Fatura): InvoiceXpress transmite cada documento, usted no tiene que presentar nada.
• Nota de crédito en caso de cancelación o reembolso de una estancia ya facturada, con referencia al documento original.
• Exportación SAF-T para su contable, directamente desde InvoiceXpress.
• PDF al huésped: a través del correo de BedFlow al huésped (con su imagen de marca) o a través del propio InvoiceXpress.
• Control de la cuota: BedFlow cuenta sus documentos por mes y le avisa antes de que empiece el mes si su plan se queda corto para los check-outs previstos.

Importante: la factura siempre va a nombre del huésped, nunca de Booking.com o Airbnb, aunque sea la plataforma la que le pague a usted. Es la norma portuguesa. El importe de la factura es el importe completo que pagó el huésped; las comisiones de las OTA no se descuentan.

Qué necesita

1. Una cuenta propia de InvoiceXpress: el emisor de las facturas es su NIF, así que cada empresa de alquiler tiene su propia cuenta.
2. Su número de registro AL (p. ej. 12345/AL) y la dirección fiscal del alojamiento.
3. Acceso al Portal das Finanças (o un contable que se encargue por usted) para la conexión con la AT.

Paso 1 — Crear una cuenta de InvoiceXpress

1. Vaya a invoicexpress.com y elija un plan (vea las tarifas más abajo; el plan gratuito basta para empezar).
2. Regístrese con su correo electrónico y complete los datos de su empresa con su NIF como emisor.
3. Elija un nombre de cuenta: será su subdominio, p. ej. micuenta en https://micuenta.app.invoicexpress.com. Necesitará ese nombre más adelante en BedFlow.

Tarifas (julio de 2026, sin IVA, al mes)

• Las notas de crédito cuentan para la cuota mensual.
• Todos los planes incluyen acceso a la API, ATCUD, códigos QR, SAF-T y comunicación con la AT.
• Ciclo de facturación a elegir (mensual/semestral/anual), sin permanencia. Las mejoras de plan se aplican de inmediato; las bajadas, solo al final del ciclo, así que elija un ciclo mensual si su actividad es de temporada.
• Consejo para la temporada: ¿alquila sobre todo en julio y agosto? Fuera de temporada, quédese en Grátis y, antes de la temporada, active un plan mensual X3 o X10. BedFlow le avisa automáticamente si los check-outs previstos superan el límite de su plan.

Atención: una cuenta en periodo de prueba (trial) todavía no puede comunicarse con la AT. Elija primero un plan (el gratuito también cuenta) antes de registrar la série.

Paso 2 — Obtener la API key

En InvoiceXpress: Conta → Integrações → API (acceso directo: app.invoicexpress.com/users/api). Allí verá su nombre de cuenta y su API key. No comparta esa clave con nadie; en BedFlow se guarda cifrada.

Paso 3 — Conectar en BedFlow

Vaya a Ajustes → Integraciones → Contabilidad → InvoiceXpress → Configurar. El asistente recorre todos los pasos:

1. Cuenta: nombre de cuenta y API key. BedFlow prueba la conexión en directo al momento.
2. Datos fiscales: su NIF, número AL, dirección fiscal y régimen de IVA.
3. Série y AT: vea los pasos 4 y 5 más abajo.
4. Ajustes de emisión: cuándo facturar (al completarse el pago o en el check-out; elija el check-out si una OTA cobra el pago) y cómo llega el PDF al huésped.
5. Plan: indique qué plan de InvoiceXpress tiene, para que el control de la cuota sea correcto.

¿Qué régimen de IVA?

• IVA 6 %: el tipo reducido para alojamiento en el Portugal continental (5 % en Madeira, 4 % en las Azores).
• Exención art. 57 CIVA (M10, 0 %): solo para pequeños empresarios acogidos al régimen de isenção. Atención: desde el 1 de julio de 2025, los no residentes ya no pueden acogerse a esta exención; si no vive en Portugal, factura al 6 %. ¿Tiene dudas? Consulte a su contable.

Paso 4 — Crear un subusuario en la AT (una sola vez)

InvoiceXpress solo puede registrar séries y transmitir facturas si está autorizado a comunicarse con la AT en su nombre. Para ello, cree un subusuario (subutilizador) en el Portal das Finanças:

1. Inicie sesión en portaldasfinancas.gov.pt con su NIF.
2. Busque "Gestão de Utilizadores" → cree un nuevo subutilizador.
3. Asígnele estos dos permisos:
   • WSE — Comunicação e gestão de séries por webservice
   • WFA — Comunicação de dados de faturas
4. Anote el nombre de usuario (su NIF + / + número correlativo) y la contraseña.
5. Introdúzcalos en InvoiceXpress en Configurações → Comunicação AT.

¿Prefiere que lo haga su contable? Normalmente le lleva unos 10 minutos.

Paso 5 — Registrar la série

Todo documento portugués pertenece a una série (serie documental) que debe estar registrada previamente en la AT; así se obtiene el código ATCUD. En el asistente de BedFlow, crea una série con un solo botón y la registra en la AT. Sin una série registrada, BedFlow bloquea deliberadamente la activación: un documento con ATCUD "N/D" no tiene validez legal.

Paso 6 — Activar

Ponga la integración en activa. A partir de ese momento todo funciona automáticamente:

• Se alcanza el momento de facturar (pago o check-out) → BedFlow crea el documento en InvoiceXpress, lo finaliza (número + ATCUD + QR), descarga el PDF y lo hace llegar al huésped.
• NIF del huésped: figura en la ficha del cliente, campo Número fiscal (IVA / NIF). Por debajo de 1.000 €, el documento puede emitirse sin NIF (basta con nombre y país); a partir de 1.000 € la identificación es obligatoria, y BedFlow deja el documento en espera hasta que haya un NIF o un número de pasaporte. Vea Identificación a partir de 1.000 € más abajo.
• ¿El huésped factura a su empresa? Indique entonces también el nombre de la empresa en la ficha del huésped: la fatura saldrá a nombre de la empresa (un NIF de empresa empieza por 5).
• Cancelación o reembolso de una estancia facturada → nota de crédito automática con referencia al original.
• ¿Cuota agotada o un error? El documento queda en espera en la cola y usted recibe un aviso con el motivo (p. ej. "límite del plan alcanzado: mejore el plan y haga clic en volver a intentar"). Nunca desaparece una factura sin que se entere.

Identificación a partir de 1.000 €

Una fatura-recibo a partir de 1.000 € no puede emitirse sin el NIF o el número de pasaporte del huésped, y canales como Booking.com no lo transmiten. Por eso BedFlow se lo pide al propio huésped:

• En la página del huésped aparece un paso adicional en el check-in en línea, donde el huésped indica su NIF o su número de pasaporte con el país. Ese paso solo aparece cuando hace falta: alojamiento con facturación portuguesa activa, factura a partir de 1.000 € y ningún número conocido todavía.
• Por correo: la plantilla de mensaje Identificación PT envía al huésped un enlace personal (válido 30 días) al mismo formulario. Ese mensaje solo sale si lo vincula a un mensaje automático en Gestión → Mensajes → Mensajes automáticos, y aun así únicamente cuando la identificación es realmente necesaria.

En cuanto el huésped lo completa, el número se guarda en la ficha del cliente y el documento en espera se emite. También puede introducir usted mismo el número en la ficha del cliente.

Emitir la factura definitiva en un alojamiento portugués

En Diario → Facturas, normalmente una proforma se convierte en definitiva con Emitir definitiva. En un alojamiento que factura a través de InvoiceXpress, ese botón está bloqueado y aparece el aviso "Este alojamiento factura a través de InvoiceXpress (Portugal)". Allí, la fatura-recibo se emite automáticamente en el momento que eligió en el asistente (pago completo o check-out).

Preguntas frecuentes

¿Tengo que presentar algo ante la AT? No. InvoiceXpress comunica automáticamente cada documento (e-Fatura). El SAF-T para su contable lo exporta desde InvoiceXpress.

¿Puedo modificar una factura ya emitida? No: los documentos finalizados son legalmente inalterables. Las correcciones siempre se hacen con una nota de crédito y un documento nuevo. BedFlow lo hace automáticamente en las cancelaciones.

¿Y la tasa turística? La tasa turística siempre figura como línea aparte en la factura, sin IVA: no está sujeta a IVA. Si el anfitrión factura al 6 %, el documento lleva para esa línea el código de exención M99 (no sujeto); si el anfitrión está exento, se aplica M10 a todo el documento. Antes, en los anfitriones al 6 %, la tasa se incluía en el importe del alojamiento, de modo que se ingresaba un IVA que no se debía.

¿Esto se aplica también a mi alojamiento en Bélgica? No: esta integración solo aparece en alojamientos situados en Portugal. Para Bélgica se usa Yuki, Billit, Octopus o ClearFacts; vea Conectar la contabilidad.

¿Y la comunicación de huéspedes extranjeros (SIBA)? Es independiente de la facturación. Vea SIBA — Boletins de Alojamento.