Mensajes automáticos — el recorrido del huésped
Actualizado el 2026-10-01
Gestión → Mensajes → Mensajes automáticos
En esta página ve en una sola cronología qué mensajes reciben sus huéspedes automáticamente: desde el momento en que reservan hasta después de su salida. Los correos y los mensajes de WhatsApp aparecen juntos por momento. Ve enseguida dónde sale un mensaje y dónde no ocurre nada.
Los textos en sí se modifican en la pestaña de al lado, Plantillas de mensajes. Consulte Plantillas de mensajes: los textos de sus correos.
Cómo leer la cronología
Cada parada de la cronología es un momento de la estancia. A la derecha del título se indica cuántos mensajes salen en ese momento.
| Momento | Cuándo |
|---|---|
| El huésped reserva | Justo después de crear una reserva |
| Pago recibido | Tras el primer pago (anticipo o todo de una vez) |
| Pagado por completo | Cuando llega el importe restante después de un anticipo |
| X días antes de la llegada | A las 09:00, el número de días elegido antes de la llegada. 2 días antes de la llegada y Día de llegada aparecen siempre |
| X horas antes del plazo de pago | El número de horas elegido antes de que caduque una reserva sin pagar |
| La reserva caduca | Cuando vence el plazo de pago sin que se haya pagado |
| Reserva cancelada | Tras una cancelación por su parte o por parte del huésped |
| X días después de la salida | A las 09:00, el número de días elegido después del día de salida |
Bajo cada momento cuelgan tarjetas:
- Tarjeta de correo (blanca, con un sobre): el nombre de la automatización, la clave de la plantilla (p. ej.
booking-created) y a qué reservas se aplica, p. ej. "Solo: direct, website" o "Todo excepto: booking.com, airbnb". Un punto verde significa activa. Un punto gris y la etiqueta inactiva significan en pausa. La etiqueta sin enlace de pago aparece si el correo no muestra botón de pago. - Tarjeta de WhatsApp (verde, con la etiqueta WhatsApp): un mensaje de WhatsApp integrado. La etiqueta personalizado significa que usted ha modificado el texto.
Si en un momento no hay nada, verá No hay ningún mensaje configurado para este momento. Haga clic en una tarjeta de correo para editar la automatización, o en una tarjeta de WhatsApp para modificar el texto.
Debajo de la cronología hay tres bloques más:
- Recorrido de bienestar: solo si su alojamiento ofrece bienestar. Los huéspedes que solo reservan bienestar reciben sus propios mensajes de WhatsApp (reservado con enlace de pago, pagado, añadido a la estancia, caducado, recordatorio del saldo tras la sesión).
- Botones rápidos en la planificación: los textos listos para usar detrás de los botones de la ventana de WhatsApp de una reserva (Habitación lista, Check-out, Desayuno y, con bienestar, Bienestar). Nunca se envían solos.
- Mensajes al equipo: WhatsApp a su personal de limpieza (el resumen del día y el enlace personal). No es comunicación con huéspedes.
Con qué empieza: el conjunto estándar
Cada alojamiento nuevo recibe de entrada ocho correos automáticos. Puede modificarlos, pausarlos o completarlos.
| Tarjeta | Momento | Para qué reservas |
|---|---|---|
| Confirmación de reserva (directa) | El huésped reserva | Reservas directas: a través de su web y las reservas que introduce usted |
| Confirmación Booking.com / OTA | El huésped reserva | Reservas a través de Booking.com, Airbnb, Expedia (vea más abajo) |
| Pago recibido | Pago recibido | Todas, excepto las reservas de esos canales |
| Recordatorio de pago | 7 días antes de la llegada | Todas, excepto las reservas de esos canales |
| Recordatorio de pago (24 h antes del plazo) | 24 horas antes del plazo de pago | Todas, excepto las reservas de esos canales |
| Información previa a la llegada | 2 días antes de la llegada | Todas |
| Reserva caducada (sin pagar) | La reserva caduca | Todas |
| Confirmación de cancelación | Reserva cancelada | Todas |
¿Le falta alguna de estas tarjetas, por ejemplo el Recordatorio de pago (24 h antes del plazo) en una cuenta más antigua? Añádala usted mismo con Nueva automatización (vea más abajo): disparador X horas antes del plazo de pago, Número de horas 24, plantilla Payment Reminder.
Reservas a través de Booking.com, Airbnb y otros canales
La tarjeta Confirmación Booking.com / OTA está activada por defecto, pero de momento solo se envía en un caso: en un canal para el que haya elegido Prepago en línea obligatorio (consulte Gestión de pagos por canal). En ese caso, es el correo con el enlace de pago.
En las demás reservas a través de un canal, BedFlow no envía una confirmación propia al reservar: el canal confirma la reserva por sí mismo. Su huésped sabe de usted por primera vez a través de la Información previa a la llegada (correo) y el WhatsApp previo a la llegada, dos días antes de llegar. Si aun así quiere enviar a un huésped una confirmación suya de inmediato, use Enviar correo en la reserva (vea más abajo).
Fuera del conjunto estándar
Dos mensajes los activa usted si los quiere:
- Correo de bienvenida el día de llegada: disparador X días antes de la llegada, Número de días 0, plantilla Check-in Welcome. El correo sale a las 09:00 con el horario de check-in, sus indicaciones de aparcamiento, su wifi y el enlace a la página del huésped.
- Solicitud de reseña tras la estancia: disparador X días después de la salida (p. ej. 1), plantilla Review Request. Rellene primero su Enlace de reseñas en Plantillas de mensajes; si no, este correo no se envía. Consulte Solicitud de reseña tras la estancia.
WhatsApp en la cronología
Los mensajes de WhatsApp están integrados: no los crea usted ni los activa o desactiva por separado. Lo que sí puede es modificar su texto en Plantillas de mensajes. Consulte Editar plantillas de WhatsApp.
| Mensaje de WhatsApp | Cuándo |
|---|---|
| Pago recibido (completo) / Anticipo recibido | Tras un pago, con el saldo pendiente en caso de anticipo |
| Previo a la llegada | A las 10:00, dos días antes de la llegada, con el horario de check-in y el enlace a la página del huésped |
| Bienvenida el día de llegada | A las 09:05 del día de llegada, justo después del correo de bienvenida |
| Bienvenida en recepción | Cuando usted hace clic en Registrar entrada |
| Reserva caducada | Cuando caduca una reserva sin pagar |
| Reserva cancelada | Tras una cancelación manual en la planificación |
Conviene saber:
- WhatsApp solo se envía si su alojamiento tiene una conexión de WhatsApp y el huésped un número de móvil. Consulte WhatsApp a través de TextMeFlow.
- Bienvenida el día de llegada sigue a su correo de bienvenida: si no hay una automatización activa con la plantilla Check-in Welcome el día de llegada, ese WhatsApp tampoco sale a las 09:05. Al registrar la entrada, el huésped sí recibe Bienvenida en recepción.
- Si un número no tiene WhatsApp, BedFlow lo recuerda y no vuelve a intentarlo cada día. En la tarjeta de llegada de Diario → Disponibilidad verá entonces sin WhatsApp, y al registrar la entrada puede introducir otro número.
Añadir una nueva automatización
- Haga clic arriba a la derecha en Nueva automatización.
- 1 ¿Cuándo? Elija el Disparador. Con "X días" rellene Número de días (0 = el propio día de llegada o de salida), con "X horas antes del plazo de pago" el Número de horas.
- 2 ¿Para qué reservas? Deje ambos campos vacíos para llegar a todas las reservas. O limítelo con Solo para estos canales o Excepto estos canales. Escriba un canal y pulse Intro; BedFlow le sugiere los canales, p. ej.
direct,website,phone,booking.com,airbnb,expedia. - 3 ¿Qué correo? Elija la Plantilla de correo y ponga un Nombre (solo interno). El huésped no ve ese nombre.
- 4 Opciones Active Activa (activado por defecto). Ocultar enlace de pago y Ocultar plazo de pago sirven para reservas que ya se han pagado en el canal. Orden determina qué tarjeta aparece primero en un mismo momento.
- 5 Resumen muestra en una frase lo que va a ocurrir, por ejemplo "X días después de la salida → enviar Review Request".
- Haga clic en Crear.
Los disparadores del formulario:
| Disparador | Momento en la cronología |
|---|---|
| Al crear la reserva | El huésped reserva |
| Al recibir el (primer) pago | Pago recibido |
| Al pagarse por completo (importe restante) | Pagado por completo |
| X días antes de la llegada | X días antes de la llegada / Día de llegada |
| X horas antes del plazo de pago | X horas antes del plazo de pago |
| Al caducar la reserva (sin pagar) | La reserva caduca |
| Al cancelarse | Reserva cancelada |
| X días después de la salida | X días después de la salida |
No es posible crear una plantilla propia: siempre elige una plantilla existente y modifica su texto en Plantillas de mensajes.
Pausar, modificar o eliminar
- Pausar: abra la tarjeta, desactive Activa y haga clic en Guardar cambios. Una automatización inactiva no envía nada.
- Modificar: abra la tarjeta, haga los cambios y haga clic en Guardar cambios.
- Eliminar: abra la tarjeta y haga clic arriba a la derecha en Borrar.
Reglas que BedFlow vigila por sí mismo
- Cada correo una sola vez. La misma automatización solo sale una vez por reserva.
- Reservas de última hora. Si alguien reserva después del momento de un mensaje "X días antes de la llegada" (p. ej. llegada pasado mañana, mensaje 7 días antes), BedFlow recupera el mensaje en cuanto la reserva es definitiva: al crearla si está confirmada, o si no, con el primer pago. Así, también un huésped de última hora recibe su información previa a la llegada.
- Ningún recordatorio de pago a posteriori. Un recordatorio de pago nunca se recupera: el huésped acaba de recibir el enlace de pago en su confirmación. Si quiere un recordatorio justo antes del plazo, use X horas antes del plazo de pago.
- Ningún recordatorio de pago si no hay nada que pagar. Si la reserva ya está pagada, o si el canal cobra el pago (consulte Gestión de pagos por canal), no sale ningún recordatorio. En cuanto llega el día de llegada, tampoco sale ya ningún recordatorio del plazo.
- Ninguna confirmación después de la salida. Si registra un pago el día de salida o después, el huésped ya no recibe el correo de "pago recibido". Un pago registrado manualmente antes de la salida sí envía ese correo.
- Nada "antes de la llegada" después del check-in. Si el huésped ya ha registrado su entrada, ya no sale ningún correo previo a la llegada recuperado.
- Cancelada = silencio. Una reserva cancelada ya no recibe mensajes automáticos (salvo la confirmación de cancelación).
- Sin dirección de correo. Si el huésped no tiene dirección de correo, no sale nada. En el Registro de comunicaciones verá entonces una línea Fallido con el motivo.
Enviar (o reenviar) un correo a mano
¿Un huésped no recibió un correo, o tuvo usted su dirección más tarde? Abra la reserva y elija Enviar correo. Encontrará esa acción en el detalle de la reserva, en la pantalla de edición y en el menú de la fila en Diario → Reservas.
- En Plantilla, elija una de las automatizaciones de su alojamiento.
- Compruebe la dirección en Para. Puede modificarla; la reserva en sí no cambia.
- Haga clic en Enviar ahora.
El correo sale de inmediato, en el idioma del huésped, aunque ya se hubiera enviado antes. Eso sí, BedFlow bloquea un recordatorio de pago para una reserva ya pagada.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mi huésped de Booking.com no recibió una confirmación de BedFlow? Porque el canal confirma la reserva por sí mismo. BedFlow solo envía un correo al reservar si el canal está en Prepago en línea obligatorio. Consulte el apartado "Reservas a través de Booking.com, Airbnb y otros canales" más arriba.
Mi huésped no recibió el WhatsApp de bienvenida a las 09:05. Compruebe si hay una automatización activa con Check-in Welcome el día de llegada. Sin ese correo, tampoco sale el WhatsApp. Compruebe también si el huésped tiene número de móvil y si tiene WhatsApp conectado.
¿Dónde veo qué correos se han enviado realmente? En Gestión → Análisis → Registro de comunicaciones, pestaña Email. Consulte Encontrar los correos enviados.