Gestionar clientes (deudores)

Actualizado el 2026-10-01

Gestión → Clientes

Aquí están todos sus clientes (deudores): los huéspedes y empresas a cuyo nombre figuran sus reservas y facturas. Encontrará sus datos de contacto, sus datos de facturación y su historial con usted.

¿Cómo entra un cliente en la lista?

No tiene que crear los clientes usted mismo. BedFlow crea una ficha de cliente en cuanto alguien reserva o compra:

• con una reserva a través de su sitio web, de un canal o una reserva manual;
• con un presupuesto;
• con una reserva de wellness;
• en la caja, si indica un nombre o un número de IVA en A nombre de;
• con el Bar-QR: todas las ventas del bar van a un único cliente fijo, Venta de bar (QR).

Si quiere emitir la factura de una reserva a nombre de una empresa, complete en la reserva la sección Facturar a. Esos datos pasan a la ficha del cliente. Vea Reserva manual.

La lista

Con el botón de columnas puede mostrar columnas adicionales, como Postpaid, Móvil o Cuenta bancaria. Los clientes más recientes aparecen arriba.

Buscar

La barra de búsqueda busca en todos los campos a la vez: nombre, razón social, dirección, correo electrónico, teléfono, móvil, número de IVA y número de empresa (KBO) y cuenta bancaria. Escriba "Vannerom" y encontrará el apellido, escriba "+32470" y encontrará el número de móvil, escriba "BE0123" y encontrará el número de IVA.

La ficha del cliente

Haga clic en un cliente para abrir su ficha:

Práctico con los huéspedes que repiten: ve al instante cuándo estuvieron y cuánto pagaron.

Editar un cliente

En la ficha, haga clic en Editar. El formulario tiene estas secciones:

Haga clic en Guardar cambios.

Si introduce un número de IVA mientras el código postal o la ciudad aún están vacíos, BedFlow busca la dirección de la empresa en la base de datos europea de IVA (VIES) y la completa.

Los datos del cliente, en un solo lugar

Si modifica el correo electrónico, el número de móvil o de teléfono o el nombre de un cliente, BedFlow los modifica también en sus reservas en curso y futuras. Así, el correo con la factura al hacer el check-out y los mensajes llegan de inmediato a la dirección correcta.

• Una reserva en la que introdujo a propósito otra dirección u otro número no se toca.
• Si vacía un campo en la ficha del cliente, el valor se mantiene en las reservas.
• Las reservas con check-out hecho y las canceladas no cambian.

Lo mismo ocurre si modifica los datos a través del nombre del huésped en una tarjeta de llegada en Diario → Disponibilidad.

Postpaid: pagar por transferencia contra factura

¿Ha acordado con un cliente que pague después, contra factura (p. ej. una empresa con su propio código de descuento)? Active entonces en su ficha, en la sección Facturación, la casilla Paga por transferencia contra factura (postpaid). A partir de ese momento:

• Si ese cliente reserva a través de su sitio web con el correo electrónico de su ficha, la reserva se vincula a esa ficha; no se crea un cliente duplicado. Una reserva con otro correo electrónico sigue el flujo de pago habitual, aunque tenga el mismo número de IVA: un número de IVA es público y nunca debe abrir la puerta a una estancia sin pago anticipado.
• Sus reservas no reciben botón de pago en línea ni plazo de pago: ni recordatorio, ni cancelación automática.
• Su correo de confirmación indica que pagará por transferencia tras recibir la factura. Si aun así abre la página de pago, verá los datos para la transferencia de su alojamiento (si los ha completado) o un aviso de que paga por transferencia. Vea Pago por transferencia bancaria.
• Al hacer el check-out, Registrar importe pendiente como pagado está desactivado por defecto. Registre el pago solo cuando el dinero esté en su cuenta.

Eliminar un cliente

Seleccione el cliente en la lista y elija Borrar seleccionados, o haga clic en Borrar en la página de edición. La ficha del cliente desaparece definitivamente. Las reservas y facturas se conservan, pero sin vínculo con ese cliente.

Si quiere eliminar a un huésped por motivos de privacidad, use la página de privacidad que se describe más abajo: tiene en cuenta la obligación legal de conservar las facturas.

Solicitudes de privacidad de los huéspedes (RGPD)

Clientes e ingresos → Clientes → RGPD / Privacidad

¿Un huésped le pregunta qué datos suyos conserva, o le pide que los borre? Esta página (título RGPD — Solicitudes de interesados) es donde lo tramita. Tiene acceso como titular de la cuenta con permisos de escritura sobre los ajustes.

1. En Buscar interesado (huésped), introduzca el correo electrónico y/o el número de teléfono del huésped y haga clic en Buscar.
2. En Resultados verá cuántas fichas de cliente, reservas, correos electrónicos y mensajes ha encontrado BedFlow.
3. Elija qué hacer:

Sus propios datos como usuario de BedFlow los exporta en Ajustes → Privacidad.

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