La app de BedFlow en su teléfono

Actualizado el 2026-10-01

Vídeo en neerlandés.

¿Para qué sirve la app?

La app no es un segundo sistema, sino el mismo sistema en su bolsillo. Inicia sesión con su cuenta habitual de BedFlow y ve los mismos datos que en el ordenador.

En la parte inferior hay cuatro botones: Hoy, Habitaciones, Calendario y Notificaciones. Todo lo demás lo encuentra en el menú de arriba a la izquierda:

Lo que puede hacer con ella:

• Hoy: quién llega, quién está alojado (con, arriba, quién todavía debe hacer el check-out hoy) y quién ya se ha marchado. Si un huésped debía llegar ayer y todavía no ha hecho el check-in, aparece aparte bajo No presentado, para que aún pueda hacerle el check-in. Si un huésped le ha enviado un mensaje, lo ve de inmediato en su tarjeta; tóquela para abrir la conversación.
• Habitaciones: la cuadrícula, con bloquear y liberar.
• Calendario: el mes de un vistazo.
• Reservas: una sola lista con todas sus reservas, con los filtros Próximas, Alojados ahora y Todas. Puede buscar por nombre, dirección de correo electrónico o referencia de reserva.
• Limpieza: lo que hay que limpiar hoy.
• Facturas y pagos: incluido registrar un pago y, con Bancontact, un código QR a pantalla completa que muestra al huésped para que pague en el momento.
• Vales regalo: la lista de sus vales y, por cada vale, el PDF, que puede compartir o reenviar al instante.
• Extras en una reserva: una bebida o un desayuno extra que todavía estaba apuntado en un papel, con un toque desde su lista de productos a la proforma. La cantidad la ajusta en el momento, y una equivocación la quita igual de rápido.
• Bandeja de huéspedes y reseñas: las conversaciones completas, incluidas las fotos que los huéspedes envían por WhatsApp y las respuestas que escribió directamente en WhatsApp.
• Tickets de soporte: hacer el seguimiento de sus tickets y abrir un ticket nuevo.

Pensada para cuando está en movimiento: comprobar algo rápidamente entre dos habitaciones, o confirmar una llegada mientras está en el jardín. El trabajo completo (tarifas, mensajes automáticos, ajustes) sigue haciéndose en el ordenador.

Lo que ve en la app sigue sus permisos: quien en el ordenador no puede ver las facturas, tampoco las ve en la app. Consulte Usuarios adicionales y permisos.

¿Dónde conseguirla?

Busque BedFlow en la App Store o en Google Play, o utilice los enlaces de arriba. La app no pide una cuenta aparte: inicia sesión con la dirección de correo electrónico y la contraseña con las que también entra en bedflow.eu.

Lo que necesita: un iPhone o iPad con iOS 15 o posterior, o un dispositivo Android con Android 6 o posterior. La versión que tiene aparece en la parte inferior del menú de la app.

Desayuno y extras desde la app

Cada tarjeta de huésped en Hoy y el detalle de la reserva tienen un botón Desayuno: ve las mañanas de la estancia (desde el día siguiente a la llegada hasta el día de salida incluido) y elige la hora para cada mañana, con la misma lista de opciones que en el sitio web (el horario de desayuno de su alojamiento, por cuartos de hora) o «sin desayuno». Cada elección se guarda al instante y el huésped la ve en el portal del huésped.

En Wellness, en Hoy, cada sesión con una proforma tiene un botón + Extra: elija un producto (cava, albornoces, …) y la cantidad, y queda en la proforma de wellness, con el total recalculado, exactamente igual que en el sitio web. Después, los extras aparecen debajo de la sesión.

Hacer el check-in desde la app

Check-in en una tarjeta de huésped o en el detalle de la reserva es un solo toque, salvo con un huésped al que todavía no se espera. El primer check-in de una reserva envía al huésped su mensaje de bienvenida con el enlace a su página. Así que, si toca por error la tarjeta de alguien que llega mañana, la app pregunta primero: Aún no ha llegado le muestra de quién se trata y cuándo se le espera, y le deja elegir entre No hacer el check-in y Hacer el check-in de todos modos. El mensaje de bienvenida solo sale después de Hacer el check-in de todos modos.

El día de llegada, el check-in sigue siendo un solo toque, también antes de su hora de entrada: ahí no hay ninguna pantalla intermedia. Lo mismo vale para un huésped que debía llegar ayer y aparece en No se presentó: a ese le hace el check-in sin pregunta adicional.

Hacer el check-out desde la app

Check-out en una tarjeta de huésped o en el detalle de la reserva abre primero la misma pantalla intermedia que en el sitio web, nunca el check-out directamente. Ve el total, lo que ya está pagado y lo que queda pendiente, y elige:

• Registrar el importe pendiente como pagado, con el método de pago: transferencia, efectivo, Bancontact, tarjeta de crédito, Stripe u otro. Si Bancontact está configurado para su alojamiento, también existe Bancontact (QR, el huésped escanea): el código QR aparece a pantalla completa, el huésped paga y, en cuanto llega el pago, vuelve a la pantalla intermedia con saldo cero para confirmar el check-out. En una reserva de Booking.com o Expedia de un alojamiento con clave de Stripe propia, también puede cobrar el saldo con la tarjeta del canal; si falla, no se hace el check-out y elige otro método.
• Convertir la proforma en factura definitiva (no disponible si la factura ya es definitiva).
• Enviar la factura al huésped por correo, con la dirección a la vista para que sepa adónde va.
• Liquidar a la vez otras reservas pendientes de este huésped: cada estancia aparece por separado en la lista, desmarcada por defecto; marque lo que cobra ahora, con el total a la vista. Si no marca nada, esas reservas simplemente siguen pendientes.

Las opciones por defecto son las mismas que en el sitio web: registrar el saldo si queda algo pendiente, finalizar la proforma si todavía no lo está y enviarla por correo si hay una dirección y una factura. Desmarque lo que no quiera y confirme.

Plantillas y atajos en la bandeja de entrada

Desde la versión 1.4.0 ya no tiene que escribir cada respuesta entera en la app. Encima del cuadro de texto de una conversación encontrará las mismas ayudas que en la bandeja de entrada web:

• Plantillas abre una hoja de selección con sus plantillas (las plantillas propias del alojamiento o, si no las hay, el conjunto estándar), ya completadas para este huésped: nombre, fecha de llegada, dirección, wifi. Las plantillas que encajan con el último mensaje del huésped aparecen arriba con la marca Sugerida. Un toque y el cuadro de texto se rellena; todavía puede ajustarlo antes de enviarlo.
• Los atajos (Nombre, Página del huésped, Llegada, Check-in desde, Check-out antes, Dirección, Wifi, Contraseña del wifi, Habitación, Teléfono) insertan su valor donde está el cursor. Un atajo sin valor (sin reserva, sin wifi configurado) no aparece.

Las plantillas se crean y se editan en la bandeja de entrada web (rueda dentada Gestionar plantillas); la app utiliza la misma lista.

Estadísticas en la app

En Estadísticas ve la ocupación y los ingresos de este mes o del mes anterior, por alojamiento si marca varios, siempre junto al mismo mes del año anterior.

Para el mes en curso, la app cuenta hasta hoy incluido, y el mes de comparación del año anterior también solo hasta el mismo día. El 5 de septiembre, por tanto, compara del 1 al 5 de septiembre con del 1 al 5 de septiembre del año anterior, no con el mes completo. La línea bajo el título del mes indica exactamente qué días se tienen en cuenta. Un mes cerrado, en cambio, se compara completo.

Notificaciones en su teléfono

La app le envía una notificación en el momento en que ocurre algo, incluso con la app cerrada:

• Nueva reserva: llega una reserva, a través de su sitio web o de un canal de reservas
• Reserva modificada: cambian las fechas o la habitación de una reserva
• Cancelación: una reserva se cancela o caduca
• Pago recibido: un huésped paga, en línea o mediante un registro manual
• Nuevo mensaje de huésped: un huésped le escribe a través de Booking.com, Airbnb, WhatsApp o la página del huésped
• Ticket actualizado: el soporte responde a su pregunta, o su ticket se ha resuelto
• Cerraduras inteligentes: un huésped abre una puerta, o se rechaza un intento. Esta notificación está desactivada por defecto: que una puerta se abra es normal y, de lo contrario, sonaría todo el día. Actívela si aun así quiere seguirlo.

Toque la notificación y la app se abre directamente en el lugar correcto: la reserva, la conversación en la bandeja de entrada o el ticket.

La primera vez que inicia sesión, la app le pregunta si puede enviarle notificaciones. Si responde que no, puede activarlas más adelante en los ajustes de su teléfono. Qué notificaciones quiere recibir lo elige usted mismo en la app, en Ajustes → Notificaciones en este dispositivo: un interruptor general para todo y una casilla por tipo. Por defecto está todo activado. Esa elección se aplica por dispositivo: en su iPhone puede recibirlo todo y en su iPad solo lo imprescindible. Es independiente de las notificaciones de Telegram de su alojamiento.

Las notificaciones solo llegan a la app de su teléfono o tableta, no al navegador. Si trabaja con varios alojamientos, recibe las notificaciones de todos sus alojamientos.

La lista de notificaciones

Todo lo que llegó como notificación también lo encuentra en la propia app, en el menú, bajo Notificaciones, con una insignia para lo que aún no ha visto, también en el icono de la app. Toque una notificación para ir directamente a la reserva, la conversación o el ticket; la cruz la borra, y arriba puede marcarlo todo como leído o borrarlo todo de una vez. La lista pertenece a su cuenta y se conserva sesenta días, así que en su iPad ve la misma lista que en su iPhone, y una notificación del sistema que descartó deslizándola no se pierde.

Desde la versión 1.3.3, la lista es el cuarto botón de la parte inferior, junto a Hoy, Habitaciones y Calendario, con el número de notificaciones no leídas. Si toca una notificación push, la app abre la pantalla a la que se refiere (la reserva, la conversación, el ticket); una notificación sin un destino concreto abre la propia lista.

El número del icono de la app sigue la lista: si lee o borra notificaciones, el número se ajusta al instante, incluso con la app abierta, y al volver a abrir la app se sincroniza de nuevo.

En su Apple Watch

Si tiene un Apple Watch, BedFlow también está en su muñeca. La app del Watch hace exactamente una cosa: muestra quién todavía tiene que hacer el check-in hoy y quién todavía tiene que hacer el check-out, con un botón por huésped. Suena el timbre, gira la corona hasta ver el nombre correcto, toca Check-in y confirma, y el huésped queda alojado, exactamente igual que tras un toque en la app de su teléfono.

El check-in de un huésped al que todavía no se espera no se hace desde el Watch: le avisa de que el huésped llega más tarde y le remite a la app en su teléfono, donde puede confirmarlo. Así, un toque en la muñeca nunca envía un mensaje de bienvenida por error.

• La app del Watch se instala automáticamente con la app de BedFlow de su iPhone. Si no aparece en su Watch, actívela en la app Watch de su iPhone, en Apps disponibles.
• No es necesario iniciar sesión por separado: abra BedFlow una vez en su iPhone y su sesión pasa automáticamente a su Watch. Si cierra la sesión en el teléfono, el Watch también le olvida.
• Debajo de cada nombre aparecen la habitación y la hora de check-in; si trabaja con varios alojamientos, también se indica el alojamiento. El Watch sigue la selección de alojamientos de Ajustes en su iPhone: marque allí sus alojamientos y su muñeca mostrará los mismos huéspedes que su teléfono.
• Si otra persona se le adelantó, desde el teléfono o el ordenador, el huésped simplemente desaparece de la lista. La lista se actualiza cada vez que abre la app del Watch.

Requiere watchOS 10 o posterior (Apple Watch Series 4 y posteriores). El resto de la app (habitaciones, calendario, facturas) sigue en su teléfono.

¿Ha encontrado algo que no cuadra?

Háganoslo saber con un ticket de soporte. Puede hacerlo directamente en la app, en Tickets de soporte, o en el ordenador mediante el icono del salvavidas de la parte superior. Indique qué dispositivo utiliza y qué versión de la app: aparece en la parte inferior del menú de la app. Consulte Crear un ticket.