WhatsApp a través de TextMeFlow (gratis desde Starter)
Actualizado el 2026-10-01
Ajustes → Integraciones → Comunicación → WhatsApp
Con WhatsApp, BedFlow envía a sus huéspedes los mensajes que realmente leen: información práctica antes de la llegada, el mensaje de bienvenida con el enlace para abrir la habitación, las confirmaciones de pago. Todo sale desde su propio número de WhatsApp, y las respuestas de sus huéspedes llegan a Diario → Mensajes.
BedFlow envía WhatsApp a través de TextMeFlow, un servicio de WhatsApp de los mismos creadores que BedFlow. Desde el plan Starter, TextMeFlow Starter está incluido gratis: 500 mensajes de WhatsApp al mes desde su propio número, en servidores de la UE. Conecta su número por completo dentro de BedFlow, con un escaneo de QR.
Conectar su WhatsApp
- Vaya a Ajustes → Integraciones, busque en la categoría Comunicación el mosaico WhatsApp y haga clic en Configurar.
- En Proveedor, elija la opción TextMeFlow (self-hosted).
- Si tiene Starter o superior, verá una confirmación en verde: su suscripción incluye TextMeFlow y BedFlow rellena todos los datos por sí mismo en cuanto guarda. No tiene que copiar ninguna clave.
- Haga clic en Guardar. Después vuelva a abrir el mosaico.
- En Conecte su WhatsApp, haga clic en Conectar su WhatsApp. Aparece un código QR.
- En su teléfono: abra WhatsApp, vaya a Ajustes → Dispositivos vinculados → Vincular un dispositivo y escanee el código, igual que con WhatsApp Web.
- BedFlow detecta la conexión por sí mismo y muestra Su WhatsApp está conectado. A partir de ahora, los mensajes a huéspedes salen desde su propio número.
¿Ha caducado el código QR antes de poder escanearlo? Haga clic en Nuevo QR y vuelva a escanear.
En Estado de su conexión ve siempre en qué punto está:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Conectado | Todo funciona |
| Desconectado | La conexión se ha perdido, con cuánto tiempo hace. Vuelva a escanear el código QR |
| Conexión aún no confirmada | Ha elegido TextMeFlow, pero el escaneo del QR todavía no se ha hecho o no se ha confirmado |
En la página Integraciones, el mosaico muestra también a través de qué servicio se envían sus mensajes, p. ej. "Mensajes de WhatsApp a los huéspedes a través de TextMeFlow."
¿Qué mensajes salen por WhatsApp?
| Mensaje | Cuándo |
|---|---|
| Previo a la llegada | A las 10:00, dos días antes de la llegada, con el horario de check-in y el enlace a la página del huésped |
| Bienvenida el día de llegada | A las 09:05 del día de llegada, si tiene activado el correo de bienvenida del día de llegada |
| Bienvenida en recepción | Cuando hace clic en Registrar entrada, con la página del huésped y los botones para abrir la puerta |
| Pago recibido / Anticipo recibido | Tras un pago |
| Reserva caducada / Reserva cancelada | Cuando caduca una reserva sin pagar, o tras una cancelación manual |
| Bienestar | Reservado, pagado, caducado, recordatorio del saldo (solo si ofrece bienestar) |
| Botones rápidos | Cuando usted los elige: Habitación lista, Check-out, Desayuno, Bienestar |
Los textos se modifican en Gestión → Mensajes → Plantillas de mensajes. Consulte Editar plantillas de WhatsApp. Qué sale y cuándo lo ve en la cronología de Mensajes automáticos.
Cada huésped recibe los mensajes en su propio idioma: neerlandés, francés, inglés o alemán (si no, inglés). Los botones de los mensajes (página del huésped, puerta principal, habitación) son enlaces cortos bedflow.eu/s/…: limpios en WhatsApp y fáciles de pulsar.
Huéspedes por habitación, con su propio WhatsApp e idioma
¿Alguien reserva varias habitaciones para otras personas, por ejemplo una familia o un grupo? Entonces puede registrar por habitación quién duerme en ella.
- Vaya a Diario → Disponibilidad y busque la tarjeta de la reserva entre las tarjetas de hoy (p. ej. las llegadas).
- Haga clic en la etiqueta azul con el número de habitaciones (p. ej. 3 habitaciones) o en la palabra huésped. Se abre la ventana Huéspedes por habitación.
- Para cada habitación, introduzca el Nombre y el Número de WhatsApp. Si quiere, elija el Idioma; por defecto está en automático (según el número).
- Haga clic en Guardar.
A partir de entonces:
- cada huésped de habitación recibe los mensajes automáticos de WhatsApp (previo a la llegada, bienvenida) en su propio idioma, solo con el enlace y los botones de la puerta de su propia habitación;
- quien hizo la reserva solo recibe los mensajes de las habitaciones sin huésped propio. Si cada habitación tiene su propio huésped, quien reservó ya no recibe estos mensajes.
¿Se ha cortado la conexión? BedFlow le avisa
Una conexión de WhatsApp puede perderse, por ejemplo si elimina el dispositivo vinculado en WhatsApp. No tiene que vigilarlo usted:
- En la parte superior de cada pantalla de BedFlow aparece una barra naranja: "Su conexión de WhatsApp para [alojamiento] se ha interrumpido. Vuelva a conectarla para que sus huéspedes sigan recibiendo mensajes de WhatsApp.", con el botón Volver a conectar.
- En el mosaico de WhatsApp, el estado pasa a Desconectado.
- Haga clic en Volver a conectar, escanee el código QR y la barra desaparece.
Conviene volver a enviar los mensajes que deberían haber salido durante la interrupción.
Gestionar su suscripción de TextMeFlow
Debajo de los ajustes de WhatsApp está el enlace Abrir TextMeFlow — gestione su suscripción o mejore su plan. Abre TextMeFlow en una pestaña nueva, con la sesión ya iniciada. Ahí ve su consumo y puede mejorar su plan.
También puede activar el paquete gratuito en Mi suscripción y facturas (arriba en la barra lateral), pero el camino de arriba es más corto.
El paquete gratuito
| Starter (gratis con BedFlow) | Pro (15 €/mes, aparte) | Business (29 €/mes, aparte) | |
|---|---|---|---|
| Mensajes al mes | 500 | 5.000 | 25.000 |
| Dispositivos de WhatsApp | 1 | 1 | 3 |
Para un B&B normal, 500 mensajes al mes es más que suficiente. Si aun así llega al límite, mejore su plan con Abrir TextMeFlow.
Si vuelve al plan Micro, TextMeFlow pasa al paquete básico gratuito de TextMeFlow (50 mensajes al mes). Su número sigue conectado. Si quiere más, contrate un paquete de pago en el propio TextMeFlow, independiente de su suscripción de BedFlow.
Huéspedes sin WhatsApp o sin número de móvil
El número no tiene WhatsApp
Si el mensaje de bienvenida no se puede entregar porque el número no tiene WhatsApp:
- la tarjeta de llegada de Diario → Disponibilidad muestra la etiqueta sin WhatsApp con la fecha;
- al registrar la entrada se abre una ventana en la que introduce otro número (a menudo el huésped tiene un móvil personal con WhatsApp). Haga clic en Volver a enviar y el mensaje sale de inmediato.
BedFlow recuerda que un número no tiene WhatsApp y no vuelve a intentarlo cada día.
Huéspedes de Booking.com sin número de móvil
Desde el 28 de septiembre de 2026, Booking.com ya no transmite el número de móvil del huésped a los channel managers. Todavía lo encuentra en la Extranet, en la reserva, en Mostrar número de teléfono. Sin número, BedFlow no puede enviar WhatsApp. Por eso:
- BedFlow pide el número en el chat. Poco después de la reserva, durante el día, BedFlow publica un mensaje en el chat de Booking.com en el idioma del huésped: que responda con su número de móvil o lo deje en la página del huésped. Si el día antes de la llegada aún no lo ha enviado, sigue un recordatorio. Cuando el huésped responde con un número, BedFlow lo toma automáticamente, le da las gracias en el chat y los siguientes mensajes van por WhatsApp. No tiene que copiar nada.
- El huésped deja él mismo su número. Los correos de confirmación y previo a la llegada se lo piden, con un botón a la página del huésped. Esos correos aparecen también en el chat de Booking.com. En la parte superior de la página del huésped está la casilla Su número de móvil para WhatsApp. Si el huésped la rellena, los siguientes mensajes vuelven a ir por WhatsApp.
- El mensaje de bienvenida va por el chat. Si registra la entrada de un huésped del que no se conoce ningún número, BedFlow coloca el mensaje de bienvenida con los enlaces a la página del huésped y a la habitación en el chat de Booking.com. Lo verá en el aviso tras el check-in.
- BedFlow pide el número al registrar la entrada, si tampoco funciona el chat. Haga clic en Guardar y enviar: el número se guarda en el huésped y el mensaje de bienvenida sale por WhatsApp.
Booking.com recomienda activar en la Extranet la AllowList para enlaces en los mensajes. Si lo hace, añada bedflow.eu a la lista para que los enlaces a la página del huésped y a la habitación sigan funcionando. El chat con huéspedes de Booking.com se gestiona en Mensajes de huéspedes.
Seguir usando TextMeBot
¿Ya trabaja con una suscripción de pago de TextMeBot y todavía no quiere cambiar? En ese caso, elija en Proveedor la opción TextMeBot (SaaS) e introduzca su TextMeBot API key (la encontrará en api.textmebot.com, en Account). Los mensajes pasan entonces por TextMeBot. Las fotos y sus propias respuestas desde WhatsApp solo se ven en la bandeja con TextMeFlow.
Instalación propia de TextMeFlow
¿Tiene una instalación propia de TextMeFlow, o (todavía) no está incluido en el paquete gratuito? En ese caso, el mosaico de WhatsApp muestra los campos TextMeFlow base URL, TextMeFlow API key y TextMeFlow webhook signing secret. En Mensajes entrantes aparece la URL del webhook para su proveedor: péguela en TextMeFlow para que las respuestas de sus huéspedes lleguen a BedFlow.
Preguntas frecuentes
¿Funciona mi número de WhatsApp actual, o tengo que comprar un número nuevo? Su propio número funciona. La conexión funciona como WhatsApp Web: su número sigue siendo suyo. No envíe mensajes masivos ni publicidad sin consentimiento, y su número estará seguro.
¿Tengo que copiar alguna clave? No. Elija TextMeFlow, guarde y escanee el código QR. Solo una instalación propia pide los campos a mano.
¿Puedo conectar varios alojamientos? Sí. WhatsApp se configura por alojamiento. Si cada alojamiento tiene su propio número, vincule un dispositivo distinto por alojamiento.
¿Dónde elijo el proveedor? En Ajustes → Integraciones → Comunicación → WhatsApp, campo Proveedor. Si ahí aparece — Sin WhatsApp —, no sale ningún mensaje de WhatsApp.