WhatsApp über TextMeFlow (kostenlos ab Starter)
Aktualisiert am 2026-10-01
Einstellungen → Integrationen → Kommunikation → WhatsApp
Mit WhatsApp schickt BedFlow Ihren Gästen die Nachrichten, die sie wirklich lesen: praktische Infos vor der Anreise, die Willkommensnachricht mit dem Link zum Öffnen des Zimmers, Zahlungsbestätigungen. Alles geht von Ihrer eigenen WhatsApp-Nummer aus, und die Antworten Ihrer Gäste kommen unter Täglich → Nachrichten an.
BedFlow verschickt WhatsApp über TextMeFlow, einen WhatsApp-Dienst der Macher von BedFlow. Ab dem Plan Starter ist TextMeFlow Starter kostenlos enthalten: 500 WhatsApp-Nachrichten pro Monat von Ihrer eigenen Nummer, auf Servern in der EU. Sie verbinden Ihre Nummer vollständig in BedFlow, mit einem QR-Scan.
Ihr WhatsApp verbinden
- Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen, suchen Sie in der Kategorie Kommunikation die Kachel WhatsApp und klicken Sie auf Konfigurieren.
- Wählen Sie bei Anbieter die Option TextMeFlow (self-hosted).
- Sind Sie auf Starter oder höher, sehen Sie eine grüne Bestätigung: Ihr Abonnement enthält TextMeFlow und BedFlow füllt alle Daten selbst aus, sobald Sie speichern. Sie müssen keine Schlüssel kopieren.
- Klicken Sie auf Speichern. Öffnen Sie danach die Kachel erneut.
- Klicken Sie bei Ihr WhatsApp verbinden auf WhatsApp verbinden. Es erscheint ein QR-Code.
- Auf Ihrem Smartphone: Öffnen Sie WhatsApp, gehen Sie zu Einstellungen → Verknüpfte Geräte → Gerät hinzufügen und scannen Sie den Code, genau wie bei WhatsApp Web.
- BedFlow erkennt die Verbindung von selbst und zeigt Ihr WhatsApp ist verbunden. Ab jetzt gehen Gästenachrichten über Ihre eigene Nummer raus.
QR-Code abgelaufen, bevor Sie scannen konnten? Klicken Sie auf Neuer QR-Code und scannen Sie erneut.
Unter Status Ihrer Verbindung sehen Sie immer, wo Sie stehen:
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| Verbunden | Alles funktioniert |
| Getrennt | Die Verbindung ist weggefallen, mit Angabe, seit wann. Scannen Sie den QR-Code erneut |
| Verbindung noch nicht bestätigt | Sie haben TextMeFlow gewählt, aber der QR-Scan ist noch nicht erfolgt oder noch nicht bestätigt |
Auf der Integrationen-Seite zeigt die Kachel auch, über welchen Dienst Ihre Nachrichten laufen, z. B. „WhatsApp-Nachrichten an Gäste über TextMeFlow."
Welche Nachrichten gehen per WhatsApp raus?
| Nachricht | Wann |
|---|---|
| Pre-arrival | Um 10:00, zwei Tage vor der Anreise, mit den Check-in-Zeiten und dem Link zur Gästeseite |
| Willkommen am Anreisetag | Um 09:05 am Anreisetag, wenn Sie die Willkommensmail am Anreisetag eingeschaltet haben |
| Willkommen an der Rezeption | Wenn Sie auf Einchecken klicken, mit der Gästeseite und den Schaltflächen zum Öffnen der Tür |
| Zahlung eingegangen / Anzahlung eingegangen | Nach einer Zahlung |
| Buchung abgelaufen / Buchung storniert | Wenn eine unbezahlte Buchung verfällt oder nach einer manuellen Stornierung |
| Wellness | Gebucht, bezahlt, abgelaufen, Restbetrag-Erinnerung (nur wenn Sie Wellness anbieten) |
| Schnelltasten | Wenn Sie sie wählen: Zimmer bereit, Check-out, Frühstück, Wellness |
Die Texte passen Sie unter Verwaltung → Nachrichten → Nachrichtenvorlagen an. Siehe WhatsApp-Vorlagen bearbeiten. Wann was verschickt wird, sehen Sie auf der Zeitleiste unter Automatische Nachrichten.
Jeder Gast erhält die Nachrichten in seiner eigenen Sprache: Niederländisch, Französisch, Englisch oder Deutsch (sonst Englisch). Die Schaltflächen in den Nachrichten (Gästeseite, Haustür, Zimmer) sind kurze bedflow.eu/s/…-Links: sauber in WhatsApp und leicht anzutippen.
Gäste pro Zimmer, mit eigenem WhatsApp und eigener Sprache
Bucht jemand mehrere Zimmer für andere, etwa für eine Familie oder eine Gruppe? Dann können Sie pro Zimmer festhalten, wer dort schläft.
- Gehen Sie zu Täglich → Verfügbarkeit und suchen Sie die Kachel der Buchung bei den Karten von heute (z. B. den Anreisen).
- Klicken Sie auf das blaue Label mit der Anzahl Zimmer (z. B. 3 Zimmer) oder auf das Wort Gast. Das Fenster Gäste pro Zimmer öffnet sich.
- Tragen Sie pro Zimmer den Namen und die WhatsApp-Nummer ein. Wählen Sie eventuell die Sprache; standardmäßig steht sie auf automatisch (anhand der Nummer).
- Klicken Sie auf Speichern.
Ab dann:
- erhält jeder Zimmergast die automatischen WhatsApp-Nachrichten (Pre-arrival, Willkommen) in seiner eigenen Sprache, nur mit dem Link und den Türknöpfen seines eigenen Zimmers;
- erhält der Bucher nur noch die Nachrichten für die Zimmer ohne eigenen Gast. Hat jedes Zimmer einen eigenen Gast, erhält der Bucher diese Nachrichten nicht mehr.
Verbindung getrennt? BedFlow warnt Sie
Eine WhatsApp-Verbindung kann wegfallen, zum Beispiel wenn Sie das verknüpfte Gerät in WhatsApp entfernen. Sie müssen das nicht selbst im Auge behalten:
- Oben auf jedem Bildschirm in BedFlow erscheint ein oranger Balken: „Ihre WhatsApp-Verbindung für [Unterkunft] ist getrennt. Verbinden Sie erneut, damit Ihre Gäste weiterhin WhatsApp-Nachrichten erhalten.", mit der Schaltfläche Erneut verbinden.
- Auf der WhatsApp-Kachel springt der Status auf Getrennt.
- Klicken Sie auf Erneut verbinden, scannen Sie den QR-Code und der Balken verschwindet.
Nachrichten, die während der Unterbrechung hätten verschickt werden sollen, senden Sie am besten noch einmal.
Ihr TextMeFlow-Abonnement verwalten
Unter den WhatsApp-Einstellungen steht der Link TextMeFlow öffnen — Abonnement verwalten oder upgraden. Er öffnet TextMeFlow in einem neuen Tab, bereits angemeldet. Dort sehen Sie Ihren Verbrauch und können upgraden.
Sie können das kostenlose Paket auch über Mein Abonnement & Rechnungen (oben in der Seitenleiste) aktivieren, aber der Weg oben ist kürzer.
Das kostenlose Paket
| Starter (kostenlos bei BedFlow) | Pro (15 €/Monat, separat) | Business (29 €/Monat, separat) | |
|---|---|---|---|
| Nachrichten pro Monat | 500 | 5.000 | 25.000 |
| WhatsApp-Geräte | 1 | 1 | 3 |
Für ein gewöhnliches B&B sind 500 Nachrichten pro Monat reichlich. Stoßen Sie trotzdem an die Grenze, upgraden Sie über TextMeFlow öffnen.
Wechseln Sie zurück zum Plan Micro, fällt TextMeFlow auf das kostenlose Basispaket von TextMeFlow zurück (50 Nachrichten pro Monat). Ihre Nummer bleibt verbunden. Möchten Sie mehr, buchen Sie in TextMeFlow selbst ein kostenpflichtiges Paket, getrennt von Ihrem BedFlow-Abonnement.
Gäste ohne WhatsApp oder ohne Handynummer
Die Nummer hat kein WhatsApp
Kann die Willkommensnachricht nicht zugestellt werden, weil die Nummer kein WhatsApp hat, dann:
- zeigt die Anreise-Kachel unter Täglich → Verfügbarkeit das Label kein WhatsApp mit dem Datum;
- öffnet sich beim Einchecken ein Fenster, in dem Sie eine andere Nummer eingeben (oft hat der Gast ein privates Handy mit WhatsApp). Klicken Sie auf Erneut senden und die Nachricht geht sofort raus.
BedFlow merkt sich, dass eine Nummer kein WhatsApp hat, und versucht es nicht jeden Tag erneut.
Booking.com-Gäste ohne Handynummer
Seit dem 28. September 2026 übermittelt Booking.com die Handynummer des Gastes nicht mehr an Channel-Manager. Sie finden sie noch im Extranet, bei der Reservierung unter Telefonnummer anzeigen. Ohne Nummer kann BedFlow keine WhatsApp schicken. Deshalb:
- BedFlow fragt die Nummer im Chat. Kurz nach der Buchung schickt BedFlow tagsüber eine Nachricht in den Booking.com-Chat, in der Sprache des Gastes: mit der Handynummer antworten oder sie auf der Gästeseite hinterlassen. Hat der Gast sie am Tag vor der Anreise noch nicht geschickt, folgt eine Erinnerung. Antwortet der Gast mit einer Nummer, übernimmt BedFlow sie automatisch, bedankt sich im Chat, und die nächsten Nachrichten gehen per WhatsApp. Sie müssen nichts abtippen.
- Lassen Sie den Gast seine Nummer selbst hinterlassen. Die Bestätigungs- und die Pre-arrival-Mail fragen danach, mit einer Schaltfläche zur Gästeseite. Diese Mails erscheinen auch im Booking.com-Chat. Oben auf der Gästeseite steht das Feld Ihre Handynummer für WhatsApp. Füllt der Gast es aus, gehen die nächsten Nachrichten wieder über WhatsApp.
- Die Willkommensnachricht geht über den Chat. Checken Sie einen Gast ein, von dem keine Nummer bekannt ist, stellt BedFlow die Willkommensnachricht mit den Links zur Gästeseite und zum Zimmer in den Booking.com-Chat. Das sehen Sie in der Meldung nach dem Einchecken.
- BedFlow fragt beim Einchecken nach der Nummer, wenn auch der Chat nicht klappt. Klicken Sie auf Speichern und senden: Die Nummer wird beim Gast gespeichert und die Willkommensnachricht geht per WhatsApp raus.
Booking.com empfiehlt, im Extranet die AllowList für Links in Nachrichten einzuschalten. Tun Sie das, setzen Sie bedflow.eu auf die Liste, damit die Links zur Gästeseite und zum Zimmer weiter funktionieren. Den Chat mit Booking.com-Gästen verwalten Sie unter Gästenachrichten.
TextMeBot weiter nutzen
Arbeiten Sie bereits mit einem kostenpflichtigen TextMeBot-Abonnement und möchten Sie noch nicht wechseln? Wählen Sie dann bei Anbieter die Option TextMeBot (SaaS) und tragen Sie Ihren TextMeBot API key ein (zu finden auf api.textmebot.com unter Account). Die Nachrichten laufen dann über TextMeBot. Die Fotos und Ihre eigenen Antworten aus WhatsApp sehen Sie im Posteingang nur mit TextMeFlow.
Eigene TextMeFlow-Installation
Betreiben Sie eine eigene TextMeFlow-Installation oder fallen Sie (noch) nicht unter das kostenlose Paket? Dann zeigt die WhatsApp-Kachel die Felder TextMeFlow base URL, TextMeFlow API key und TextMeFlow webhook signing secret. Unter Eingehende Nachrichten steht die Webhook-URL für Ihren Anbieter: Fügen Sie diese in TextMeFlow ein, damit die Antworten Ihrer Gäste in BedFlow ankommen.
Häufige Fragen
Funktioniert meine bestehende WhatsApp-Nummer, oder muss ich eine neue Nummer kaufen? Ihre eigene Nummer funktioniert. Die Verbindung arbeitet wie WhatsApp Web: Ihre Nummer bleibt Ihre. Schicken Sie keine Massennachrichten und keine Werbung ohne Einwilligung, dann bleibt Ihre Nummer sicher.
Muss ich noch irgendwo einen Schlüssel kopieren? Nein. Wählen Sie TextMeFlow, speichern Sie und scannen Sie den QR-Code. Nur eine eigene Installation verlangt die Felder von Hand.
Kann ich mehrere Unterkünfte verbinden? Ja. Sie richten WhatsApp pro Unterkunft ein. Hat jede Unterkunft eine eigene Nummer, verbinden Sie pro Unterkunft ein anderes Gerät.
Wo wähle ich den Anbieter? Unter Einstellungen → Integrationen → Kommunikation → WhatsApp, Feld Anbieter. Steht dort — Kein WhatsApp —, werden keine WhatsApp-Nachrichten verschickt.