Gästenachrichten — Booking.com, Airbnb und WhatsApp in einem Posteingang
Aktualisiert am 2026-10-01
Täglich → Nachrichten
Schickt Ihnen ein Gast eine Nachricht über den Chat von Booking.com, Airbnb oder Expedia, oder antwortet er auf eine WhatsApp von Ihnen? Das kommt alles an einem Ort an: auf der Seite Gästenachrichten. Ihre Antwort geht über denselben Kanal zurück: Der OTA-Gast liest sie in der App des Kanals, der WhatsApp-Gast in WhatsApp.
Wann sehen Sie Nachrichten im Menü?
Der Menüpunkt Nachrichten (und Bewertungen) erscheint, sobald eine dieser beiden Optionen für Ihre Unterkunft eingeschaltet ist:
- WhatsApp ist verbunden: Einstellungen → Integrationen → Kommunikation → WhatsApp. Siehe WhatsApp über TextMeFlow.
- OTA-Gästenachrichten ist eingeschaltet: Einstellungen → Integrationen → Kommunikation → OTA-Gästenachrichten. Das ist nötig für den Chat mit Booking.com-, Airbnb- und Expedia-Gästen.
Außerdem brauchen Sie den Plan Starter oder höher und Zugriff auf Gästekommunikation (siehe Zusätzliche Benutzer und Rechte).
Was kostet es?
- Der WhatsApp-Posteingang ist in Ihrem Abonnement enthalten.
- Der Chat mit Booking.com-, Airbnb- und Expedia-Gästen ist das kostenpflichtige Add-on Chat & Reviews: 11,99 € pro Monat. Schalten Sie bei OTA-Gästenachrichten den Schalter Gastnachrichten aktivieren ein und speichern Sie, steht das Add-on ab diesem Monat auf Ihrer Rechnung. Schalten Sie den Schalter aus, endet das Add-on, sobald keine Ihrer Unterkünfte es mehr nutzt.
Wie sieht es aus?
Am Computer sehen Sie drei Spalten:
- Links: die Liste der Unterhaltungen.
- Mitte: die gewählte Unterhaltung, mit dem Textfeld zum Antworten.
- Rechts: die Buchung: Anreise, Abreise, Nächte, Zimmer, E-Mail und Telefon des Gastes sowie die Schaltfläche Buchung öffnen.
Auf dem Smartphone funktioniert der Posteingang wie eine Chat-App: Sie sehen die Liste oder die Unterhaltung im Vollbild, mit Zurück oben links.
Die Liste
- Oben steht in Rot Zu beantworten, mit den Unterhaltungen, die auf Sie warten, die neueste zuerst. Darunter stehen die Übrigen Unterhaltungen.
- Jeder Gast hat einen farbigen Punkt und ein Label: Eingecheckt (grün), Erwartet (orange), Ausgecheckt (rot) oder grau ohne Buchung.
- Neben dem Namen stehen der Kanal (Booking.com, Airbnb, Expedia oder WhatsApp), das Zimmer und die Buchungsnummer.
- Unter dem Namen lesen Sie den Anfang der letzten Nachricht.
- Ein roter Punkt rechts bedeutet: Antwort erforderlich.
- Eine WhatsApp von einer unbekannten Nummer erhält das Label Anfrage: jemand, der noch nicht bei Ihnen gebucht hat.
Oben filtern Sie nach Aktiv, Geschlossen oder Alle und suchen nach Name oder Inhalt einer Nachricht.
Schnellaktionen in der Liste
Unten rechts bei jeder Unterhaltung stehen kleine Schaltflächen. Sie sind immer sichtbar, auch auf einem Tablet:
- Keine Antwort nötig (Häkchen): für ein „Danke, bis dann". Die Unterhaltung verlässt Zu beantworten. Bei Booking.com gibt BedFlow das auch weiter, damit die Nachricht nicht in Ihre Antwortrate einfließt.
- Archivieren (kommt bei neuer Nachricht zurück): Die Unterhaltung verschwindet aus Aktiv und steht unter Geschlossen. Schreibt der Gast erneut, kommt sie zurück.
- Privat — dauerhaft ausblenden (nur WhatsApp): für persönliche Kontakte auf Ihrer WhatsApp-Nummer, die keine Gäste sind. Neue Nachrichten werden gespeichert, öffnen die Unterhaltung aber nicht mehr und lösen keine Benachrichtigung aus.
Eine Nachricht beantworten
- Klicken Sie auf eine Unterhaltung in der Liste.
- Lesen Sie den Verlauf: Der Gast steht links, Ihre Antworten rechts.
- Möchten Sie schnell starten? Über dem Textfeld stehen Vorschläge, Ihre Vorlagen und die Variablen (siehe unten).
- Tippen oder ändern Sie den Text und klicken Sie auf Senden oder drücken Sie Cmd/Strg + Eingabe.
- Hat die Buchung eine E-Mail-Adresse, steht unter dem Textfeld das Häkchen Auch per E-Mail an …. Haken Sie es an, geht derselbe Text auch als Mail im Erscheinungsbild Ihrer Unterkunft raus. Praktisch für einen Gast ohne WhatsApp oder einen, der den Chat des Kanals nicht liest.
Eine Antwort auf eine Booking.com- oder Airbnb-Nachricht steht innerhalb weniger Sekunden im Chat des Gastes. Eine WhatsApp-Antwort geht über Ihre verbundene Nummer raus.
Schaltflächen oben in einer Unterhaltung
- Stummschalten (nur WhatsApp): keine Benachrichtigungen mehr für diese Unterhaltung. Die Nachrichten kommen aber weiter an. Mit Stummschaltung aufheben machen Sie es rückgängig.
- Keine Antwort nötig (nur Booking.com, wenn eine Antwort erwartet wird): dasselbe wie die Schnellaktion oben.
- Konversation schließen: schließt die Unterhaltung. Bei Booking.com und Airbnb wird sie auch auf deren Seite geschlossen.
Vorlagen, Variablen und Vorschläge
Diese Helfer funktionieren auf jedem Kanal gleich und setzen die Daten der richtigen Buchung ein.
- Vorschläge: BedFlow liest die letzte Nachricht des Gastes und die Phase seines Aufenthalts und stellt die wahrscheinlichsten Antworten bereit. Fragt der Gast nach dem WLAN, steht Ihre WLAN-Vorlage bereit; reist der Gast noch an, die Check-in-Infos.
- Vorlagen: Ihre eigenen Standardantworten. Ein Klick und der Text steht bereit.
- Variablen: Schaltflächen, die eine Angabe an der Stelle Ihres Cursors einfügen: Vorname, Gästeseite, Anreise, Check-in ab, Check-out vor, Adresse, WLAN, WLAN-Passwort, Zimmer und Telefon. Beim Senden füllt BedFlow sie aus. Gästeseite wird zu einem kurzen Link zur persönlichen Gästeseite dieser Buchung. Check-in-Zeiten und Adresse folgen der gebuchten Wohnung.
Eigene Vorlagen erstellen
- Klicken Sie auf Vorlagen verwalten.
- Klicken Sie auf Vorlage hinzufügen.
- Geben Sie einen Schaltflächentext (z. B. „Frühstückszeiten") und den Nachrichtentext ein. Verwenden Sie Variablen wie
{{gast_voornaam}}oder{{gastenpagina_link}}. - Klicken Sie auf Vorlagen speichern.
Ihre Vorlagen gelten pro Unterkunft. Sie können bis zu 30 erstellen.
Automatische Übersetzung
Schickt ein Gast eine Nachricht in einer anderen Sprache, setzt BedFlow eine Übersetzung darunter, mit den Sprachen dazu (z. B. PT → DE). Nachrichten in Ihrer Sprache bleiben unübersetzt. Jede Übersetzung wird gespeichert, sodass dieselbe Nachricht nur einmal übersetzt wird.
Fotos, Dateien und Ihre eigenen WhatsApp-Antworten
Bei WhatsApp über TextMeFlow zeigt der Posteingang die vollständige Unterhaltung:
- Fotos des Gastes sehen Sie direkt in der Unterhaltung. Tippen Sie darauf, um das Original zu öffnen.
- Videos, Sprachnachrichten und Dokumente stehen als Link Anhang da. Tippen Sie darauf, um sie zu öffnen.
- Was Sie direkt in WhatsApp auf Ihrem Smartphone geantwortet haben, steht ebenfalls in der Unterhaltung. So sehen Ihre Kollegen, was schon gesagt wurde.
WhatsApp im selben Posteingang
Checken Sie einen Gast ein, verschickt BedFlow die Willkommensnachricht per WhatsApp. Diese Nachricht steht sofort als Unterhaltung in Ihrem Posteingang. Antwortet der Gast, landet seine Antwort in derselben Unterhaltung. So stehen Ihre aktuellen Gäste immer im Posteingang, auch wenn sie selbst noch nichts geschrieben haben.
Ihre E-Mails landen auch im Chat des Kanals
Schickt BedFlow eine E-Mail an einen Gast von Booking.com, Airbnb oder Expedia (z. B. die Pre-arrival-Mail), stellt BedFlow diese Mail auch in den Chat des Kanals. Viele Gäste lesen die verschleierte E-Mail-Adresse des Kanals nicht, den Chat in ihrer App aber schon.
Gast über den Kanal nicht erreichbar
Manchmal öffnet der Kanal für eine Buchung keinen Chat. Dann kommen Ihre Nachrichten dort nicht an, und die E-Mail-Adresse des Kanals erreicht den Gast selten. BedFlow zeigt dann bei der Buchung unter Täglich → Verfügbarkeit den Hinweis Gast über den Kanal nicht erreichbar, mit der Telefonnummer des Gastes, sofern bekannt. Rufen Sie den Gast dann selbst an oder schreiben Sie ihm per WhatsApp, oder erreichen Sie ihn über das Extranet des Kanals. Haben Sie Telegram eingerichtet, erhalten Sie auch dort eine Benachrichtigung.
Unterhaltungen schließen
- Selbst: Klicken Sie oben in der Unterhaltung auf Konversation schließen.
- Automatisch: Jede Nacht schließt BedFlow die Unterhaltungen von Gästen, die vor mehr als 2 Tagen abgereist sind und bei denen nichts mehr passiert ist. Lose Unterhaltungen ohne Buchung werden gleich mit aufgeräumt.
- Sicherheit: Schreibt ein Gast nach seiner Abreise noch etwas, bleibt die Unterhaltung offen. Unterhaltungen mit eingecheckten und erwarteten Gästen schließen sich nie von selbst.
Geschlossene Unterhaltungen verschwinden nicht: Sie finden sie unter Geschlossen.
Benachrichtigungen bei neuen Nachrichten
Bei einer neuen Nachricht eines Gastes erhalten Sie:
- eine Push-Mitteilung in Ihrem Browser, wenn Sie unten in der Seitenleiste Push aktivieren eingeschaltet haben;
- eine Push-Mitteilung in der BedFlow-App auf Ihrem Smartphone, wenn Sie diese Benachrichtigung in der App eingeschaltet haben (siehe Die BedFlow-App);
- einen Zähler bei Nachrichten in der Seitenleiste, mit der Anzahl der Unterhaltungen, die auf eine Antwort warten.
Gelesen oder nicht ist persönlich: Öffnen Sie eine Unterhaltung, bleibt sie für Ihre Kollegen ungelesen.
Häufige Fragen
Welche Kanäle kommen hier an? Booking.com, Airbnb und Expedia (mit dem Add-on Chat & Reviews) sowie WhatsApp. Mails von Gästen, die direkt gebucht haben, landen in Ihrem normalen Postfach, nicht hier.
Kann ich über Telegram antworten? Nein. Sie antworten immer in BedFlow, damit Ihre Antwort bei der Unterhaltung gespeichert wird.
Ich antworte, aber meine Nachricht kommt bei Booking.com nicht an. Der Chat mit Booking.com läuft über Ihren Channel-Manager. Erhalten Sie beim Senden eine Fehlermeldung, wenden Sie sich an den Support. Siehe auch „Gast über den Kanal nicht erreichbar" oben.
Warum steht eine Unterhaltung plötzlich unter Geschlossen? Wegen der nächtlichen Aufräumaktion: Der Gast ist vor mehr als 2 Tagen abgereist und es ist nichts mehr passiert. Sie lesen die Unterhaltung einfach unter Geschlossen weiter.
Was bedeutet der rote Punkt? Dieser Gast wartet auf eine Antwort. Der Punkt verschwindet, sobald Sie antworten, oder mit der Schnellaktion Keine Antwort nötig.