InvoiceXpress (Portugal — zertifizierte Rechnungsstellung)

Aktualisiert am 2026-10-01

Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung → InvoiceXpress

InvoiceXpress ist die Integration, mit der BedFlow rechtsgültige portugiesische Rechnungen für Ihr Alojamento Local (AL) ausstellt. Portugal erlaubt die Rechnungsstellung nur über das Portal das Finanças oder über Software, die von der Autoridade Tributária (AT) zertifiziert ist. BedFlow steuert deshalb InvoiceXpress an (AT-Zertifikat nº 192): Sie müssen nichts tun, der Gast erhält automatisch eine korrekte Fatura-Recibo mit ATCUD-Code und QR-Code.

Was die Integration leistet

• Fatura-Recibo pro Aufenthalt, automatisch bei vollständiger Zahlung oder beim Check-out (einstellbar) — auch für OTA-Buchungen, bei denen Booking.com oder Airbnb die Zahlung einzieht.
• ATCUD + QR-Code auf jedem Dokument, wie gesetzlich vorgeschrieben.
• Automatische Meldung an die AT (e-Fatura) — InvoiceXpress übermittelt jedes Dokument, Sie müssen nichts einreichen.
• Gutschrift bei Stornierung oder Rückerstattung eines bereits abgerechneten Aufenthalts, mit Verweis auf das Original.
• SAF-T-Export für Ihren Steuerberater, direkt aus InvoiceXpress.
• PDF an den Gast: über die BedFlow-Gastmail (mit Ihrem Branding) oder über InvoiceXpress selbst.
• Kontingentüberwachung: BedFlow zählt Ihre Dokumente pro Monat und warnt Sie vor Monatsbeginn, wenn Ihr Abonnement für die erwarteten Check-outs zu klein wird.

Wichtig: Die Rechnung lautet immer auf den Gast, nie auf Booking.com oder Airbnb — auch wenn die Plattform Ihnen den Betrag auszahlt. Das ist die portugiesische Regel. Der Rechnungsbetrag ist der volle Betrag, den der Gast gezahlt hat; OTA-Provisionen werden nicht abgezogen.

Was Sie brauchen

1. Ein eigenes InvoiceXpress-Konto — Aussteller der Rechnungen ist Ihre NIF, daher hat jedes Vermietungsunternehmen sein eigenes Konto.
2. Ihre AL-Registrierungsnummer (z. B. 12345/AL) und die Steueradresse der Unterkunft.
3. Zugang zum Portal das Finanças (oder einen Steuerberater, der das für Sie erledigt) für die AT-Anbindung.

Schritt 1 — InvoiceXpress-Konto anlegen

1. Gehen Sie zu invoicexpress.com und wählen Sie einen Plan (siehe Tarife unten — der kostenlose Plan reicht für den Start).
2. Registrieren Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und geben Sie Ihre Unternehmensdaten mit Ihrer NIF als Aussteller ein.
3. Wählen Sie einen Kontonamen: Er wird Ihre Subdomain, z. B. meinkonto in https://meinkonto.app.invoicexpress.com. Diesen Namen brauchen Sie gleich in BedFlow.

Tarife (Juli 2026, zzgl. MwSt., pro Monat)

• Gutschriften zählen zum Monatskontingent.
• Alle Pläne enthalten API-Zugang, ATCUD, QR-Codes, SAF-T und AT-Kommunikation.
• Abrechnungszyklus nach Wahl (monatlich/halbjährlich/jährlich), ohne Bindung. Upgrades gelten sofort, Downgrades erst am Ende des Zyklus — wählen Sie also einen Monatszyklus, wenn Ihre Vermietung saisonabhängig ist.
• Saison-Tipp: Vermieten Sie vor allem im Juli und August? Bleiben Sie außerhalb der Saison auf Grátis und schalten Sie vor der Saison ein Monatsabonnement X3 oder X10 ein. BedFlow warnt Sie automatisch, wenn die erwarteten Check-outs über Ihrem Planlimit liegen.

Achtung: Ein Konto in der Testphase (Trial) kann noch nicht mit der AT kommunizieren. Wählen Sie also zuerst ein Abonnement (der kostenlose Plan zählt auch), bevor Sie die Série registrieren.

Schritt 2 — API-Key abrufen

In InvoiceXpress: Conta → Integrações → API (direkt: app.invoicexpress.com/users/api). Dort sehen Sie Ihren Kontonamen und Ihren API-Key. Geben Sie diesen Key an niemanden weiter — in BedFlow wird er verschlüsselt gespeichert.

Schritt 3 — In BedFlow verbinden

Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung → InvoiceXpress → Konfigurieren. Der Assistent führt Sie durch alle Schritte:

1. Konto: Kontoname + API-Key. BedFlow testet die Verbindung sofort live.
2. Steuerdaten: Ihre NIF, AL-Nummer, Steueradresse und MwSt.-Regelung.
3. Série & AT: siehe Schritt 4 und 5 unten.
4. Ausstellungseinstellungen: wann abgerechnet wird (bei vollständiger Zahlung oder beim Check-out — wählen Sie Check-out, wenn eine OTA die Zahlung einzieht) und wie das PDF zum Gast gelangt.
5. Plan: Hinterlegen Sie, welchen InvoiceXpress-Plan Sie haben, damit die Kontingentüberwachung stimmt.

Welche MwSt.-Regelung?

• IVA 6 % — der ermäßigte Beherbergungssatz auf dem portugiesischen Festland (5 % Madeira, 4 % Azoren).
• Befreiung Art. 57 CIVA (M10, 0 %) — nur für Kleinunternehmer unter der Isenção-Regelung. Achtung: Seit dem 1. Juli 2025 können Nicht-Residenten diese Befreiung nicht mehr nutzen — wohnen Sie nicht in Portugal, rechnen Sie mit 6 % ab. Im Zweifel fragen Sie Ihren Steuerberater.

Schritt 4 — AT-Unterbenutzer anlegen (einmalig)

InvoiceXpress kann erst Séries registrieren und Rechnungen übermitteln, wenn es in Ihrem Namen mit der AT kommunizieren darf. Dafür legen Sie im Portal das Finanças einen Unterbenutzer (subutilizador) an:

1. Melden Sie sich bei portaldasfinancas.gov.pt mit Ihrer NIF an.
2. Suchen Sie "Gestão de Utilizadores" → legen Sie einen neuen Subutilizador an.
3. Geben Sie ihm diese zwei Rechte:
   • WSE — Comunicação e gestão de séries por webservice
   • WFA — Comunicação de dados de faturas
4. Notieren Sie den Benutzernamen (Ihre NIF + / + laufende Nummer) und das Passwort.
5. Tragen Sie beides in InvoiceXpress unter Configurações → Comunicação AT ein.

Lassen Sie das lieber Ihren Steuerberater erledigen? Der braucht dafür meist 10 Minuten.

Schritt 5 — Série registrieren

Jedes portugiesische Dokument gehört zu einer Série (Dokumentenreihe), die vorab bei der AT registriert sein muss — daraus entsteht der ATCUD-Code. Im BedFlow-Assistenten legen Sie mit einem Klick eine Série an und registrieren sie bei der AT. Ohne registrierte Série blockiert BedFlow die Aktivierung bewusst: Ein Dokument mit ATCUD "N/D" ist nicht rechtsgültig.

Schritt 6 — Aktivieren

Setzen Sie die Integration auf aktiv. Ab dann läuft alles automatisch:

• Auslöser erreicht (Zahlung oder Check-out) → BedFlow legt das Dokument bei InvoiceXpress an, finalisiert es (Nummer + ATCUD + QR), holt das PDF ab und stellt es dem Gast zu.
• NIF des Gastes: steht auf der Kundenkarte, Feld Steuernummer (USt-IdNr. / NIF). Unter 1.000 € darf das Dokument ohne NIF ausgestellt werden (Name + Land reichen); ab 1.000 € ist eine Identifikation Pflicht — BedFlow parkt das Dokument dann, bis eine NIF oder Passnummer vorliegt. Siehe Identifikation ab 1.000 € unten.
• Rechnet der Gast auf seine Firma ab? Dann tragen Sie auf der Gastkarte auch den Firmennamen ein — die Fatura lautet dann auf die Firma (eine Firmen-NIF beginnt mit 5).
• Stornierung/Rückerstattung eines abgerechneten Aufenthalts → automatische Gutschrift mit Verweis auf das Original.
• Kontingent voll oder Fehler? Das Dokument wird in der Warteschlange geparkt, und Sie erhalten eine Meldung mit dem Grund (z. B. "Planlimit erreicht — upgraden und auf erneut versuchen klicken"). Nie verschwindet stillschweigend eine Rechnung.

Identifikation ab 1.000 €

Eine Fatura-Recibo ab 1.000 € darf nicht ohne NIF oder Passnummer des Gastes ausgestellt werden, und Kanäle wie Booking.com übermitteln diese nicht. BedFlow fragt deshalb den Gast selbst:

• Auf der Gästeseite erscheint ein zusätzlicher Schritt im Online-Check-in, in dem der Gast seine NIF oder Passnummer mit Land einträgt. Dieser Schritt erscheint nur, wenn er nötig ist: Unterkunft mit aktiver portugiesischer Rechnungsstellung, Rechnung ab 1.000 € und noch keine Nummer bekannt.
• Per E-Mail: Die Nachrichtenvorlage PT-Identifikation schickt dem Gast einen persönlichen Link (30 Tage gültig) zum selben Formular. Diese Nachricht wird nur versendet, wenn Sie sie unter Verwaltung → Nachrichten → Automatische Nachrichten mit einer automatischen Nachricht verknüpfen, und auch dann nur, wenn die Identifikation wirklich nötig ist.

Sobald der Gast sie ausfüllt, landet die Nummer auf der Kundenkarte, und das geparkte Dokument wird doch noch ausgestellt. Sie können die Nummer auch selbst auf der Kundenkarte eintragen.

Endgültig machen bei einer portugiesischen Unterkunft

Unter Täglich → Rechnungen machen Sie eine Proforma normalerweise mit Endgültig machen endgültig. Bei einer Unterkunft, die über InvoiceXpress abrechnet, ist diese Schaltfläche gesperrt: Sie erhalten die Meldung "Diese Unterkunft rechnet über InvoiceXpress (Portugal) ab". Die Fatura-Recibo wird dort automatisch zu dem Zeitpunkt ausgestellt, den Sie im Assistenten gewählt haben (vollständige Zahlung oder Check-out).

Häufig gestellte Fragen

Muss ich noch etwas bei der AT einreichen? Nein. InvoiceXpress übermittelt jedes Dokument automatisch (e-Fatura). Die SAF-T für Ihren Steuerberater exportieren Sie aus InvoiceXpress.

Kann ich eine ausgestellte Rechnung ändern? Nein — finalisierte Dokumente sind gesetzlich unveränderlich. Korrekturen laufen immer über eine Gutschrift + neues Dokument. BedFlow erledigt das bei Stornierungen automatisch.

Was ist mit der Kurtaxe? Die Kurtaxe steht immer als eigene Zeile auf der Rechnung, ohne MwSt. — sie unterliegt nicht der MwSt. Bei einem Gastgeber, der mit 6 % abrechnet, trägt das Dokument dafür den Befreiungscode M99 (nicht steuerbar); bei einem befreiten Gastgeber gilt M10 für das ganze Dokument. Früher wurde die Abgabe bei 6-%-Gastgebern im Beherbergungsbetrag verrechnet, wodurch Sie darauf MwSt. abführten, die Sie nicht schuldeten.

Gilt das auch für meine belgische Unterkunft? Nein — diese Integration erscheint nur bei Unterkünften in Portugal. Für Belgien nutzen Sie Yuki, Billit, Octopus oder ClearFacts, siehe Buchhaltung verbinden.

Wie steht es mit der Meldung ausländischer Gäste (SIBA)? Das ist von der Rechnungsstellung getrennt. Siehe SIBA — Boletins de Alojamento.