Was macht BedFlow einzigartig? — Der WhatsApp-first-Gästeflow
Aktualisiert am 2026-10-01
Andere Systeme denken in Buchungen, Zimmern und Rechnungen. BedFlow denkt auch in Gesprächen. Ein Aufenthalt beginnt lange vor dem Check-in, und die Beziehung zu Ihrem Gast ist mehr als eine Transaktion.
Deshalb ist BedFlow um zwei Ideen herum gebaut:
- WhatsApp als erster Kanal: Ihr Gast erreicht Sie über den Kanal, den er jeden Tag nutzt, von der ersten Frage bis nach seiner Abreise.
- Die Gästeseite: eine persönliche Seite pro Aufenthalt, die Sie selbst gestalten.
Zusammen bilden sie den Gästeflow: eine durchgehende Linie von der ersten Frage bis zum Check-out.
WhatsApp als erster Kanal
Eine E-Mail bleibt oft ungelesen; eine WhatsApp-Nachricht wird meist schnell geöffnet. Für die Art von Kontakt, die zur Beherbergung gehört (eine kurze Bestätigung, eine Frage zur Ankunftszeit, eine kleine Änderung), macht das einen großen Unterschied.
| Moment | Was passiert |
|---|---|
| Vor der Buchung | Ein Gast schickt eine WhatsApp-Nachricht mit einer Frage an Ihre Nummer. Die Nachricht landet unter Täglich → Nachrichten, mit dem Label Anfrage, solange noch keine Buchung damit verknüpft ist. So landet jeder Kontakt an einem Ort. |
| Bei der Buchung | Ein Gast, der direkt bucht, erhält sofort eine Bestätigungs-E-Mail in Ihrem Corporate Design und in seiner eigenen Sprache. |
| Zwei Tage vor der Anreise | Eine Nachricht mit den praktischen Infos und einem kurzen Link zu seiner persönlichen Gästeseite, wo er seine Daten ergänzt und seine Ankunftszeit mitteilt. |
| Anreisetag | Eine Willkommensnachricht per WhatsApp. |
| Während des Aufenthalts | Der Gast fragt per WhatsApp, was er braucht. Die Antworten stehen im selben Posteingang, neben dem Chat von Booking.com und Airbnb (mit dem Add-on OTA-Gästenachrichten). |
| Nach der Abreise | Mit einer automatischen E-Mail bitten Sie um eine Bewertung, mit einem Button und einem QR-Code zu Ihrem eigenen Bewertungslink. |
Welche Nachrichten wann verschickt werden und was darin steht, passen Sie selbst unter Verwaltung → Nachrichten an. Siehe Übersicht der Gäste-Journey und WhatsApp-Vorlagen.
Hat ein Gast kein WhatsApp, sehen Sie das in BedFlow und können eine andere Nummer eingeben oder per E-Mail antworten.
BedFlow arbeitet mit TextMeFlow: unserem eigenen europäischen WhatsApp-Dienst, ab dem Starter-Plan kostenlos inbegriffen. Sie verknüpfen Ihre eigene WhatsApp-Nummer, indem Sie einen einzigen QR-Code scannen. Es geht auch mit TextMeBot, einem externen Dienst mit eigenem Abonnement. Beides richten Sie unter Einstellungen → Integrationen → Kommunikation → WhatsApp ein. Siehe WhatsApp über TextMeFlow.
Die Gästeseite
Während seines Aufenthalts hat jeder Gast eine persönliche Webseite unter einem eindeutigen Link. Keine App installieren, kein Konto anlegen: einfach ein Link in seiner WhatsApp-Nachricht oder E-Mail.
Auf dieser Seite findet er unter anderem:
- seinen Aufenthalt: Zimmer, Daten und was auf seiner Rechnung noch offen ist;
- die Frühstückswahl pro Tag, innerhalb Ihrer Frühstückszeiten (nicht bei einer Unterkunft ohne Frühstück);
- die Tür mit seinem Telefon öffnen, wenn Sie smarte Schlösser verknüpft haben;
- die Honesty Bar: Getränke und Snacks eintragen, die auf seine Rechnung kommen;
- Wellness reservieren, wenn Sie Wellness anbieten;
- Ihre Hausordnung, praktische Infos, Restauranttipps und Kontaktdaten;
- seinen offenen Betrag online bezahlen.
Mehr unter Das Gastportal.
Ihre Gästeseite selbst gestalten
Verwaltung → Gästeseite
Im Editor bestimmen Sie, was Ihre Gäste sehen:
- Abschnitte und Reihenfolge: Die festen Abschnitte (Informationen, Buchungsdetails, Rechnung, Honesty Bar, Wellness, Restaurants) ordnen Sie in der Reihenfolge an, die Sie möchten.
- Eigene Abschnitte: Fügen Sie Abschnitte mit eigenem Titel, Text und Anhängen hinzu, z. B. „Wanderwege in der Umgebung“.
- Restaurants: Ihre Tipps, mit Küche, Website und Ruhetagen.
- Sprachen: BedFlow übersetzt Ihre Texte automatisch ins Englische, Französische, Deutsche, Spanische und Italienische. Der Gast sieht seine eigene Sprache.
- Mobile Vorschau: Neben dem Editor sehen Sie die Seite so, wie ein Gast sie auf seinem Telefon sieht.
- Pro Unterkunft: Haben Sie mehrere Unterkünfte, hat jede ihre eigene Gästeseite.
Ihr Logo und Ihre Farben stammen aus Einstellungen → Meine Unterkunft, Abschnitt Corporate Design. Siehe Editor der Gästeseite.
Die Gästeseite ist im Starter-Plan und höher enthalten.
Warum das wichtig ist
Große Systeme konzentrieren sich vor allem auf die Distribution (möglichst viele Kanäle) und auf Berichte. Für ein B&B oder ein kleines Hotel ist die Beziehung zum Gast das eigentliche Produkt. Eine persönliche Willkommensnachricht, ein Tipp auf der Gästeseite, eine schnelle Antwort per WhatsApp: Das bringt gute Bewertungen.
BedFlow automatisiert die wiederkehrende Arbeit, damit Sie Zeit für den persönlichen Kontakt haben.
Loslegen
- Verknüpfen Sie WhatsApp unter Einstellungen → Integrationen → Kommunikation → WhatsApp (Anleitung).
- Gestalten Sie Ihre Gästeseite unter Verwaltung → Gästeseite (Anleitung).
- Legen Sie eine Testbuchung an und sehen Sie sich Ihre Gästeseite selbst über den Link in der Nachricht an.
Der vollständige Schrittplan für ein neues Konto steht unter Täglich → Erste Schritte: siehe Der Schrittplan.
Fragen? Schreiben Sie an support@bedflow.eu oder vereinbaren Sie ein kostenloses Gespräch. Solange Ihr Schrittplan nicht abgeschlossen ist, steht der Button für ein Onboarding-Gespräch auch oben auf jeder Seite in BedFlow.