Handbuch / Rechtliches

Datenschutzerklärung

Aktualisiert am 2026-09-29

1. Identifikation

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch BedFlow, eine Software-as-a-Service-Lösung für B&Bs und Boutique-Hotels.

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten BedFlow verarbeitet, warum, auf welcher Rechtsgrundlage, wie lange und mit wem sie geteilt werden. Wir halten uns an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die EU-weit gilt, und an die bulgarischen Datenschutzvorschriften.

2. Welche Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Konto-Daten der Kunden (B&B-Eigentümer)

  • Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
  • Firmenname, Anschrift, USt-Nummer
  • Anmeldedaten (gehashtes Passwort, Sitzungstoken)
  • Präferenzen und Einstellungen

Gastdaten über Buchungs-Widgets

  • Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer des Gastes
  • Buchungsdaten (Datum, Zimmer, Preis, Bemerkungen)
  • Anschrift und Rechnungsdaten (falls eine Rechnung angefordert wird)
  • Kommunikation mit dem B&B-Eigentümer

Zahlungsdaten

  • Transaktions-ID und Beträge (verarbeitet über Stripe)
  • Wir speichern keine vollständigen Kartennummern — diese werden direkt von Stripe verarbeitet und tokenisiert

Kommunikation

  • E-Mails, Benachrichtigungen und Chat-Nachrichten über das Gastportal
  • Support-Tickets und Chatbot-Konversationen

Demo-Termine (Interessenten)

  • Wenn Sie selbst eine Demo auf bedflow.eu/demo buchen: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, der Name Ihrer Unterkunft, der gewählte Zeitpunkt, Ihre Zeitzone und was Sie selbst ergänzen (Telefonnummer, was Sie gerne sehen möchten)
  • Der Termin wird mit einem Google-Meet-Videogespräch in unseren Kalender bei Google Calendar (Google Ireland Ltd., Irland) eingetragen; Google schickt Ihnen dazu auch eine Einladung. Eine Bestätigung, eine Erinnerung und gegebenenfalls eine Absage senden wir selbst.
  • Kennen wir bereits einen Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse, vermerken wir den Termin dort.

Technische Daten

  • IP-Adresse, Browser-Typ, Geräteinformationen
  • Logdateien (Zugriff, Fehler, Audit-Trail)
  • Cookies (siehe Cookie-Richtlinie)

3. Wie erheben wir diese Daten?

  • Direkt — wenn Sie sich registrieren, ein Formular ausfüllen oder uns kontaktieren
  • Automatisch — über Cookies, Server-Logs und Analytics (siehe Abschnitt 9)
  • Über Dritte — Stripe-Webhooks (Zahlungsstatus), OTA-Buchungen über Channex (Booking.com, Airbnb, …), Buchhaltungs-Anbindungen über Yuki

4. Warum verarbeiten wir diese Daten?

Zweck Rechtsgrundlage
Erfüllung des Abonnements Vertragserfüllung (Art. 6.1.b DSGVO)
Rechnungsstellung und Buchhaltung Rechtliche Verpflichtung (Art. 6.1.c DSGVO)
Kundensupport und Kommunikation Vertragserfüllung
Produktverbesserung und Analytics Berechtigtes Interesse (Art. 6.1.f DSGVO)
Marketing-E-Mails zu neuen Funktionen Einwilligung (Art. 6.1.a DSGVO)
Messen, welche Anzeigen zu einer Anmeldung führen (Google Ads) Einwilligung (Art. 6.1.a DSGVO)
Betrugsprävention und Sicherheit Berechtigtes Interesse
Rechtsverteidigung Berechtigtes Interesse
Ein Demo-Termin, den Sie selbst buchen Ihre eigene Anfrage nach einem Gespräch (Art. 6.1.b DSGVO)

Alle von uns in Rechnung gestellten Beträge werden in EUR ausgewiesen.

5. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Kategorie Aufbewahrungsfrist
Rechnungsstellung und Buchhaltung 10 Jahre (bulgarisches Buchhaltungsrecht)
Buchungen 3 Jahre nach Check-out
Konto-Daten Solange das Konto aktiv ist + 90 Tage
Marketing-Einwilligung Bis zum Widerruf der Einwilligung
Server-Logs 90 Tage
Backups 30 Tage
Support-Tickets 3 Jahre
Demo-Termine 24 Monate nach dem Gespräch, danach automatisch gelöscht

Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten sicher gelöscht oder anonymisiert.

6. Mit wem teilen wir Ihre Daten?

Wir teilen Daten nur mit Auftragsverarbeitern, die für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich sind. Mit jedem Auftragsverarbeiter haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen.

Auftragsverarbeiter Zweck Standort Datenschutzerklärung
Stripe Zahlungsabwicklung EU / USA stripe.com/privacy
MyTourist Legacy-PMS-Integration EU auf Anfrage erhältlich
Channex Channel Manager (OTA-Anbindungen) EU channex.io/privacy
Yuki Buchhaltungs-Anbindung EU (NL) yuki.nl/privacy
SendGrid (Twilio) Transaktions-E-Mails USA twilio.com/legal/privacy
OpenAI / Anthropic KI-Chatbot USA openai.com/privacy / anthropic.com/privacy
Google Analytics 4 Anonyme Nutzungsstatistiken (Opt-in) USA policies.google.com/privacy
Google Ads Messen, welche Anzeigen zu einer Anmeldung führen, ohne Personalisierung (Opt-in) USA policies.google.com/privacy
Google Calendar / Google Meet (Google Ireland Ltd.) Demo-Termine und Videogespräche EU / USA policies.google.com/privacy

Wir verkaufen Ihre Daten niemals an Dritte.

7. Internationale Datenübermittlungen

Einige Auftragsverarbeiter (Google, OpenAI, Anthropic, SendGrid) verarbeiten Daten in den Vereinigten Staaten. Für diese Übermittlungen stützen wir uns auf:

  • Standardvertragsklauseln (SCC) in der von der Europäischen Kommission genehmigten Fassung
  • Angemessenheitsbeschlüsse, soweit anwendbar (z. B. EU–US Data Privacy Framework)
  • Zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen

8. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte nach der DSGVO:

  • Auskunft — eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anfordern
  • Berichtigung — unrichtige Daten korrigieren lassen
  • Löschung ("Recht auf Vergessenwerden")
  • Einschränkung der Verarbeitung
  • Datenübertragbarkeit — Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten
  • Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigten Interesses
  • Widerruf der Einwilligung jederzeit

Senden Sie Ihren Antrag an info@fades-management.com. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

Sie haben auch das Recht, eine Beschwerde bei der bulgarischen Aufsichtsbehörde, der Commission for Personal Data Protection (CPDP), einzureichen:

  • 2 Prof. Tsvetan Lazarov Blvd., 1592 Sofia, Bulgarien
  • www.cpdp.bg

Wenn Sie in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässig sind, können Sie Ihre Beschwerde auch bei der Aufsichtsbehörde Ihres eigenen Landes einreichen.

9. Cookies

Wir verwenden technische (essentielle) Cookies und, mit Ihrer Einwilligung, analytische Cookies. Siehe unsere Cookie-Richtlinie für die vollständige Liste und Verwaltung Ihrer Präferenzen.

10. Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten zu schützen:

  • TLS-Verschlüsselung für alle Verbindungen (HTTPS)
  • Verschlüsselung at-rest für Datenbanken und Backups
  • Rollenbasierte Zugriffskontrolle und Zwei-Faktor-Authentifizierung für Mitarbeiter
  • Regelmäßige Sicherheitsaudits und Updates
  • Incident-Response-Verfahren bei Datenpannen (Meldung an die CPDP innerhalb von 72 Stunden)

11. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ändern. Die aktuellste Version ist stets auf dieser Seite verfügbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail.

  • Version: 1.2
  • Letzte Aktualisierung: 29. September 2026

12. Kontakt

Fragen zu dieser Datenschutzerklärung? Kontaktieren Sie uns über:

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