Nachrichtenvorlagen — die Texte Ihrer E-Mails
Aktualisiert am 2026-10-01
Verwaltung → Nachrichten → Nachrichtenvorlagen
Jede automatische E-Mail und jede automatische WhatsApp-Nachricht basiert auf einer Vorlage. Auf dieser Seite passen Sie diese Texte an, pro Sprache (Niederländisch, Englisch, Französisch, Deutsch). Ihre Änderung gilt nur für die Unterkunft, in der Sie gerade arbeiten.
Welche Mail wann verschickt wird, legen Sie im Reiter daneben fest: Automatische Nachrichten.
Was steht auf der Seite?
Von oben nach unten:
- Grußformel in Gäste-E-Mails: der Name unter dem Schlussgruß jeder Gäste-Mail.
- Bewertungslink (z.B. Google): der Link für die Bewertungsanfrage nach dem Aufenthalt.
- Die Vorlagen, in vier Gruppen: Booking templates, Invoice templates, Wellness templates und WhatsApp templates. Jede Vorlage zeigt ihren Namen und eine kurze Erklärung. Haben Sie eine Vorlage angepasst, sehen Sie die Sprachen, die Sie geändert haben.
Die WhatsApp-Vorlagen werden in WhatsApp-Vorlagen bearbeiten erklärt.
Die wichtigsten E-Mail-Vorlagen
| Vorlage | Wofür |
|---|---|
| Booking Created | Bestätigung nach einer Direktbuchung, mit Zahlungslink oder Überweisungsdaten |
| Booking Confirmed | Zahlung eingegangen, Buchung bestätigt |
| Booking Fully Paid | Restbetrag eingegangen, Aufenthalt vollständig bezahlt |
| Payment Reminder | Zahlungserinnerung |
| Pre-arrival | Praktische Infos für die Anreise |
| Check-in Welcome | Willkommensmail am Morgen der Anreise |
| Review Request | Bitte um eine Bewertung nach dem Aufenthalt, mit Schaltfläche und QR-Code |
| Wellness Upsell | Wellness zwei Tage vor der Anreise anbieten, nur wenn noch Platz ist |
| Booking Expired | Buchung verfallen, weil nicht bezahlt wurde |
| Booking Cancelled | Stornierungsbestätigung |
| Invoice Finalized | Endgültige Rechnung nach dem Check-out, mit PDF |
| Quote Sent | Angebot mit einer Schaltfläche zur Angebotsseite |
| Payment Request | Freundliche Zahlungsaufforderung mit offenem Saldo und Zahlungsschaltfläche |
Eine Vorlage anpassen
- Klicken Sie auf die Vorlage. Der Editor öffnet sich unter der Liste.
- Wählen Sie bei Sprache die Sprache: NL, EN, FR oder DE. Rechts sehen Sie Standard (noch nicht angepasst) oder Angepasst.
- Passen Sie den Betreff (Subject) an: die Zeile, die der Gast in seinem Posteingang sieht.
- Passen Sie unter Vorlageninhalt die Textteile an. Jeder Teil hat ein eigenes Feld, mit dem Namen des Teils darüber (z. B.
intro,checkin,closing). - Klicken Sie auf Speichern (NL) (die Schaltfläche nennt die Sprache, in der Sie arbeiten). Ihre Änderung ist sofort aktiv.
Rechts sehen Sie die Vorschau der Mail. Über den Link Preview oben öffnen Sie sie in einem neuen Tab.
Variablen
Im Bereich Verfügbare Variablen rechts sehen Sie, welche Daten Sie einfügen können. Klicken Sie in ein Textfeld und dann auf eine Variable: Sie wird an der Stelle Ihres Cursors eingefügt. Beim Versand füllt BedFlow sie mit den Daten der Buchung und Ihrer Unterkunft.
Es gibt zwei Arten; beide lassen Sie unverändert stehen:
| Art | Beispiel | Was eingesetzt wird |
|---|---|---|
| Zwischen doppelten geschweiften Klammern | {{ $guestName }} |
Name des Gastes |
{{ $arrivalFormatted }} |
Anreisedatum, in der Sprache des Gastes | |
{{ $totalFormatted }} |
Gesamtbetrag | |
{{ $propertyName }} |
Name Ihrer Unterkunft | |
{{ $unitAddress }} |
Adresse der gebuchten Wohnung oder des gebuchten Zimmers | |
| Mit einem Doppelpunkt | :from und :to |
Beginn und Ende Ihrer Check-in-Zeiten |
:before |
Späteste Check-out-Zeit | |
:hours |
Anzahl Stunden zum Bezahlen |
Welche Variablen es gibt, ist je nach Vorlage verschieden. Der Bereich zeigt nur die, die bei dieser Vorlage funktionieren. Schreiben Sie den Namen Ihrer Unterkunft am besten als {{ $propertyName }} statt wörtlich: Dann bleibt er korrekt, auch in den Übersetzungen.
Manche Vorlagen haben einen Block Gut zu wissen. Dort steht, was BedFlow selbst zur Nachricht hinzufügt, zum Beispiel den Link zur Gästeseite.
Zurück zum Standardtext
Klicken Sie auf Reset. Die gewählte Sprache erhält wieder den Standardtext von BedFlow.
Automatisch übersetzen
Schreiben Sie Ihren Text in einer Sprache und klicken Sie auf Speichern & in alle Sprachen übersetzen. BedFlow speichert Ihren Text und lässt ihn von DeepL in die anderen drei Sprachen übersetzen. Die Variablen werden dabei nicht übersetzt.
Lesen Sie die Übersetzungen kurz gegen: Klicken Sie auf EN, FR und DE und passen Sie an, wo nötig. Eine eigene Wortwahl oder einen Markennamen kann DeepL anders übersetzen, als Sie möchten.
Die Standardtexte
Solange Sie nichts anpassen, verwendet BedFlow neutrale Standardtexte mit dem Namen Ihrer Unterkunft.
- Check-in und Check-out: Die Zeiten kommen automatisch aus Einstellungen → Meine Unterkunft → Check-in / Check-out Zeiten oder aus den eigenen Zeiten der gebuchten Wohnung, wenn Sie diese pro Einheit festgelegt haben.
- Stornierung und Parken: In der Bestätigungsmail sind die Teile
cancelundparkingstandardmäßig leer. Leer bedeutet: keine Zeile in der Mail. Füllen Sie sie selbst aus, wenn Sie dazu etwas sagen möchten. - Frühstück und Wellness: Hinweise zu Frühstück oder Wellness erscheinen nur, wenn Ihre Unterkunft das anbietet.
Grußformel
Jede Gäste-Mail endet mit einem Schlussgruß und darunter einem Namen. Standardmäßig ist das der Name Ihrer Unterkunft.
- Tragen Sie oben bei Grußformel in Gäste-E-Mails einen eigenen Namen ein, zum Beispiel „Anna & Tom - B&B De Linde".
- Klicken Sie auf Grußformel speichern.
Die Grußformel gilt sofort für alle automatischen Gäste-Mails dieser Unterkunft, in jeder Sprache, auch in der Vorschau. Leer lassen = der Name Ihrer Unterkunft.
Bewertungsanfrage nach dem Aufenthalt
Die Vorlage Review Request bittet Ihren Gast nach dem Aufenthalt um eine Bewertung, mit einer Schaltfläche und einem QR-Code zu Ihrer Bewertungsseite.
- Fügen Sie oben bei Bewertungslink (z.B. Google) den vollständigen Link ein, inklusive
https://. Für Google finden Sie ihn in Ihrem Google-Unternehmensprofil über „Nach Rezensionen fragen", in der Formhttps://g.page/r/…/review. - Klicken Sie auf Link speichern.
- Gehen Sie zu Verwaltung → Nachrichten → Automatische Nachrichten, klicken Sie auf Neue Automatisierung und wählen Sie den Auslöser X Tage nach Abreise (z. B. 1 Tag) und die Vorlage Review Request.
Die Schaltfläche und der QR-Code verweisen automatisch auf Ihren Link. Solange Bewertungslink leer ist, wird diese Mail nicht verschickt: Eine Bewertungsanfrage ohne Link ergibt keinen Sinn.
Parkhinweise in der Willkommensmail
Die Vorlage Check-in Welcome (die Mail am Morgen der Anreise) hat einen eigenen Teil parking_info. Was Sie dort schreiben, sieht der Gast als Park-Block in der Mail. Leer = keine Parkzeile. Sie füllen ihn pro Sprache aus, wie die anderen Teile.
In welcher Sprache erhält Ihr Gast seine Nachrichten?
Mails und WhatsApp-Nachrichten gehen auf Niederländisch, Englisch, Französisch oder Deutsch raus. BedFlow wählt die Sprache so:
- Eine bewusst gewählte Sprache. Stand bei der Buchung Französisch, Englisch oder Deutsch als Sprache (z. B. weil Sie das im Buchungsformular bei Gast → Sprache gewählt haben), verwendet BedFlow diese.
- Die Handynummer. Eine ausländische Nummer ist das stärkste Signal: +49 wird Deutsch, +33 Französisch, +31 Niederländisch, +44 Englisch.
- Die Postleitzahl bei einer belgischen Adresse: Flandern wird Niederländisch, die Wallonie Französisch, Ostbelgien Deutsch.
- Das Land des Gastes: Niederlande, Frankreich oder Deutschland. Danach schaut BedFlow noch auf die Sprache der Rechnung.
- Sonst Englisch. Ein italienischer oder spanischer Gast erhält also Englisch.
Buchungen über einen Kanal wie Booking.com übermitteln keine Sprache. Für diese Gäste bestimmt BedFlow die Sprache immer aus Handynummer, Postleitzahl und Land.
Die Gästeseite folgt denselben Regeln. Dort kann der Gast oben auch selbst die Sprache wechseln.
Eine Kopie jeder Gäste-Mail (BCC)
Möchten Sie jede Mail, die an Ihre Gäste geht, auch selbst erhalten?
- Gehen Sie zu Einstellungen → Meine Unterkunft.
- Öffnen Sie den Abschnitt E-Mail (pro Unterkunft).
- Tragen Sie bei BCC-Adresse für alle ausgehenden Gäste-Mails Ihre eigene Adresse ein.
- Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Ab dann erhalten Sie eine Blindkopie jeder Gäste-Mail dieser Unterkunft: Bestätigungen, Rechnungen, Wellness-Mails. Der Gast sieht diese Adresse nicht. Leer = keine Kopie.
Häufige Fragen
Kann ich eine eigene E-Mail-Vorlage hinzufügen? Nein. Die Vorlagen sind fest vorgegeben. Sie passen deren Text an und wählen unter Automatische Nachrichten, wann sie verschickt werden. Für eigene Standardantworten im Gäste-Posteingang siehe Gästenachrichten.
Wie sehe ich eine Mail, bevor sie an Gäste geht? Über Preview im Editor. Sie zeigt die Mail mit Beispieldaten. Welche Mails tatsächlich verschickt wurden, sehen Sie in Versendete E-Mails wiederfinden.
Mein Gast hat eine Mail in der falschen Sprache erhalten. Prüfen Sie, welche Sprache bei der Buchung steht und welche Handynummer und welches Land der Gast hat (siehe die Reihenfolge oben). Stellen Sie bei der Buchung die richtige Sprache ein, folgen die nächsten Nachrichten dieser Sprache.
Gilt meine Änderung auch für meine anderen Unterkünfte? Nein. Jede Unterkunft hat ihre eigenen Texte. Wechseln Sie oben die Unterkunft, um die Texte einer anderen Unterkunft anzupassen.