Modelos de mensagens — os textos dos seus e-mails
Atualizado em 2026-10-01
Gestão → Mensagens → Modelos de mensagens
Cada e-mail automático e cada mensagem WhatsApp automática parte de um modelo. Nesta página altera esses textos, por idioma (neerlandês, inglês, francês, alemão). A sua alteração aplica-se apenas ao alojamento em que está a trabalhar.
Que e-mail sai e quando define-se no separador ao lado: Mensagens automáticas.
O que há nesta página?
De cima para baixo:
- Assinatura de despedida nos e-mails aos hóspedes: o nome que aparece sob a saudação final de cada e-mail enviado aos hóspedes.
- Link de avaliações (p.ex. Google): o link para o pedido de avaliação após a estadia.
- Os modelos, em quatro grupos: Booking templates, Invoice templates, Wellness templates e WhatsApp templates. Cada modelo mostra o nome e uma breve explicação. Se tiver alterado um modelo, vê os idiomas que modificou.
Os modelos WhatsApp são explicados em Editar modelos de WhatsApp.
Os principais modelos de e-mail
| Modelo | Para quê |
|---|---|
| Booking Created | Confirmação após uma reserva direta, com link de pagamento ou dados de transferência |
| Booking Confirmed | Pagamento recebido, reserva confirmada |
| Booking Fully Paid | Valor restante recebido, estadia totalmente paga |
| Payment Reminder | Lembrete de pagamento |
| Pre-arrival | Informações práticas para a chegada |
| Check-in Welcome | E-mail de boas-vindas na manhã da chegada |
| Review Request | Pedido de avaliação após a estadia, com botão e código QR |
| Wellness Upsell | Oferta de bem-estar dois dias antes da chegada, apenas se houver disponibilidade |
| Booking Expired | Reserva expirada por falta de pagamento |
| Booking Cancelled | Confirmação de cancelamento |
| Invoice Finalized | Fatura definitiva após o check-out, com PDF |
| Quote Sent | Orçamento com um botão para a página do orçamento |
| Payment Request | Pedido de pagamento cordial, com o saldo em aberto e um botão de pagamento |
Alterar um modelo
- Clique no modelo. O editor abre por baixo da lista.
- Em Idioma, escolha o idioma: NL, EN, FR ou DE. À direita vê Predefinido (ainda não alterado) ou Personalizado.
- Altere o Assunto (subject): a linha que o hóspede vê na caixa de entrada.
- Em Conteúdo do modelo, altere as partes do texto. Cada parte tem a sua própria caixa, com o nome da parte por cima (p. ex.
intro,checkin,closing). - Clique em Guardar (NL) (o botão indica o idioma em que está a trabalhar). A alteração fica ativa de imediato.
À direita aparece a Pré-visualização do e-mail. Com o link Pré-visualização no topo, abre-a num novo separador.
Variáveis
No painel Variáveis disponíveis, à direita, vê que dados pode inserir. Clique numa caixa de texto e depois numa variável: esta é inserida na posição do cursor. No envio, o BedFlow preenche-as com os dados da reserva e do seu alojamento.
Há dois tipos, e ambos devem ficar tal como estão:
| Tipo | Exemplo | O que preenche |
|---|---|---|
| Entre chavetas duplas | {{ $guestName }} |
Nome do hóspede |
{{ $arrivalFormatted }} |
Data de chegada, no idioma do hóspede | |
{{ $totalFormatted }} |
Valor total | |
{{ $propertyName }} |
Nome do seu alojamento | |
{{ $unitAddress }} |
Endereço da casa ou do quarto reservado | |
| Com dois pontos | :from e :to |
Início e fim do seu horário de check-in |
:before |
Hora limite de check-out | |
:hours |
Número de horas para pagar |
As variáveis disponíveis variam consoante o modelo. O painel mostra apenas as que funcionam com esse modelo. Escreva de preferência o nome do seu alojamento como {{ $propertyName }} em vez de o escrever por extenso: assim fica sempre correto, também nas traduções.
Alguns modelos têm um bloco Convém saber. Aí fica indicado o que o próprio BedFlow acrescenta à mensagem, por exemplo o link para a página do hóspede.
Voltar ao texto predefinido
Clique em Repor. O idioma escolhido volta a ter o texto predefinido do BedFlow.
Tradução automática
Escreva o seu texto num idioma e clique em Guardar e traduzir para todos os idiomas. O BedFlow guarda o seu texto e manda o DeepL traduzi-lo para os outros três idiomas. As variáveis não são traduzidas.
Reveja as traduções: clique em EN, FR e DE e corrija onde for preciso. O DeepL pode traduzir uma escolha de palavras própria ou um nome de marca de forma diferente da que pretende.
Os textos predefinidos
Enquanto não alterar nada, o BedFlow usa textos predefinidos neutros com o nome do seu alojamento.
- Check-in e check-out: os horários vêm automaticamente de Definições → A minha propriedade → Horários de check-in / check-out, ou dos horários próprios da casa reservada, se os tiver definido por unidade.
- Cancelamento e estacionamento: no e-mail de confirmação, as partes
canceleparkingestão vazias por predefinição. Vazio significa: nenhuma linha no e-mail. Preencha-as se quiser dizer alguma coisa sobre esses temas. - Pequeno-almoço e bem-estar: as dicas sobre pequeno-almoço ou bem-estar só aparecem se o seu alojamento os oferecer.
Assinatura de despedida
Cada e-mail enviado aos hóspedes termina com uma saudação final e, por baixo, um nome. Por predefinição, é o nome do seu alojamento.
- No topo, em Assinatura de despedida nos e-mails aos hóspedes, introduza um nome próprio, por exemplo "Ana & Tomás - B&B A Tília".
- Clique em Guardar assinatura.
A assinatura aplica-se de imediato a todos os e-mails automáticos deste alojamento, em todos os idiomas, também na pré-visualização. Se ficar vazio, é usado o nome do seu alojamento.
Pedido de avaliação após a estadia
O modelo Review Request pede ao hóspede, após a estadia, que deixe uma avaliação, com um botão e um código QR para a sua página de avaliações.
- No topo, em Link de avaliações (p.ex. Google), cole o link completo, incluindo
https://. No caso do Google, encontra-o no seu Perfil da Empresa no Google, em "Pedir avaliações", no formatohttps://g.page/r/…/review. - Clique em Guardar link.
- Vá a Gestão → Mensagens → Mensagens automáticas, clique em Nova automatização e escolha o trigger X dias após a partida (p. ex. 1 dia) e o modelo Review Request.
O botão e o código QR apontam automaticamente para o seu link. Enquanto o Link de avaliações estiver vazio, este e-mail não é enviado: um pedido de avaliação sem link não faz sentido.
Indicações de estacionamento no e-mail de boas-vindas
O modelo Check-in Welcome (o e-mail na manhã da chegada) tem uma parte própria, parking_info. O que escrever aí aparece ao hóspede como bloco de estacionamento no e-mail. Vazio = sem linha de estacionamento. Preenche-a por idioma, tal como as outras partes.
Em que idioma recebe o hóspede as mensagens?
Os e-mails e as mensagens WhatsApp saem em neerlandês, inglês, francês ou alemão. O BedFlow escolhe o idioma da seguinte forma:
- Um idioma escolhido deliberadamente. Se a reserva tiver francês, inglês ou alemão como idioma (p. ex. porque o escolheu no formulário de reserva em Hóspede → Idioma), o BedFlow usa esse.
- O número de telemóvel. Um número estrangeiro é o sinal mais forte: +49 dá alemão, +33 francês, +31 neerlandês, +44 inglês.
- O código postal, num endereço belga: Flandres dá neerlandês, Valónia francês, os Cantões do Leste alemão.
- O país do hóspede: Países Baixos, França ou Alemanha. A seguir, o BedFlow olha ainda para o idioma da fatura.
- Caso contrário, inglês. Um hóspede italiano, espanhol ou português recebe, portanto, as mensagens em inglês.
As reservas feitas através de um canal como a Booking.com não transmitem o idioma. Para esses hóspedes, o BedFlow determina sempre o idioma a partir do número de telemóvel, do código postal e do país.
A página do hóspede segue as mesmas regras. Aí o hóspede pode também mudar de idioma no topo da página.
Uma cópia de cada e-mail enviado aos hóspedes (BCC)
Quer receber também cada e-mail que sai para os seus hóspedes?
- Vá a Definições → A minha propriedade.
- Abra a secção E-mail (definição por alojamento).
- Em Endereço BCC para todos os e-mails enviados aos hóspedes, introduza o seu próprio endereço.
- Clique em Guardar alterações.
A partir daí recebe uma cópia oculta de cada e-mail deste alojamento enviado aos hóspedes: confirmações, faturas, e-mails de bem-estar. O hóspede não vê esse endereço. Vazio = sem cópia.
Perguntas frequentes
Posso acrescentar um modelo de e-mail próprio? Não. Os modelos são fixos. Altera o respetivo texto e escolhe em Mensagens automáticas quando são enviados. Para respostas-tipo próprias na caixa de entrada dos hóspedes, veja Mensagens dos hóspedes.
Como vejo um e-mail antes de ele chegar aos hóspedes? Com Pré-visualização, no editor. Mostra o e-mail com dados de exemplo. Os e-mails que foram realmente enviados encontram-se em Encontrar e-mails enviados.
O meu hóspede recebeu um e-mail no idioma errado. Verifique que idioma está indicado na reserva e que número de telemóvel e país tem o hóspede (veja a ordem acima). Se indicar o idioma certo na reserva, as mensagens seguintes passam a usar esse idioma.
A minha alteração aplica-se também aos meus outros alojamentos? Não. Cada alojamento tem os seus próprios textos. Mude de alojamento no topo para alterar os textos de outro alojamento.