Privacybeleid

Bijgewerkt op 2026-04-27

1. Identificatie

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door BedFlow, een Software-as-a-Service oplossing voor B&B's en boutique hotels.

Verwerkingsverantwoordelijke: Fades Management EOOD
Adres: Plovdiv 4000, Bulgarije
UIC / BTW-nummer: BG208 607 050
Contact: info@fades-management.com
Telefoon: +359 878 289 024
Website: fades-management.com
Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO): info@fades-management.com (indien aangesteld)

Dit beleid beschrijft welke persoonsgegevens BedFlow verwerkt, waarom, op welke rechtsgrond, hoe lang en met wie ze worden gedeeld. Wij volgen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR), die in heel de EU van toepassing is, en de Bulgaarse privacywetgeving.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

Account-data van klanten (B&B-eigenaars)

Naam, e-mailadres, telefoonnummer
Bedrijfsnaam, adres, BTW-nummer
Inloggegevens (gehasht wachtwoord, sessie-tokens)
Voorkeuren en instellingen

Gast-data via booking widgets

Naam, e-mailadres, telefoonnummer van de gast
Boekingsgegevens (data, kamer, prijs, opmerkingen)
Adres en facturatiegegevens (indien factuur gevraagd)
Communicatie met de B&B-eigenaar

Betalingsdata

Transactie-ID en bedragen (verwerkt via Stripe)
Wij slaan geen volledige kaartnummers op — die worden direct door Stripe verwerkt en getokeniseerd

Communicatie

E-mails, notificaties en chatberichten via het gastportaal
Support-tickets en chatbot-conversaties

Technische gegevens

IP-adres, browser-type, device-info
Logbestanden (toegang, fouten, audit-trail)
Cookies (zie Cookie policy)

3. Hoe verzamelen wij deze gegevens?

Direct — wanneer u zich registreert, een formulier invult of contact opneemt
Automatisch — via cookies, server-logs en analytics (zie sectie 9)
Via derden — Stripe webhooks (betalingsstatus), OTA-boekingen via Channex (Booking.com, Airbnb, …), boekhoudkoppelingen via Yuki

4. Waarom verwerken wij deze gegevens?

| Doel | Rechtsgrond | |---|---| | Uitvoering van het abonnement | Uitvoering overeenkomst (art. 6.1.b AVG) | | Facturatie en boekhouding | Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) | | Klantondersteuning en communicatie | Uitvoering overeenkomst | | Productverbetering en analytics | Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) | | Marketing-mails over nieuwe features | Toestemming (art. 6.1.a AVG) | | Fraudepreventie en beveiliging | Gerechtvaardigd belang | | Juridische verdediging | Gerechtvaardigd belang |

Alle bedragen die wij factureren, zijn uitgedrukt in EUR.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

| Categorie | Bewaartermijn | |---|---| | Facturatie en boekhouding | 10 jaar (Bulgaars boekhoudrecht) | | Boekingen | 3 jaar na checkout | | Account-data | Zolang het account actief is + 90 dagen | | Marketing-toestemming | Tot intrekking van toestemming | | Server-logs | 90 dagen | | Backups | 30 dagen | | Support-tickets | 3 jaar |

Na het verstrijken van deze termijnen worden de gegevens veilig verwijderd of anoniem gemaakt.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij delen gegevens enkel met sub-verwerkers die nodig zijn om de dienst te leveren. Met elke sub-verwerker hebben wij een verwerkersovereenkomst (DPA) afgesloten.

| Sub-verwerker | Doel | Locatie | Privacy policy | |---|---|---|---| | Stripe | Betalingsverwerking | EU / VS | stripe.com/privacy | | MyTourist | Legacy PMS-integratie | EU | beschikbaar op aanvraag | | Channex | Channel manager (OTA-koppelingen) | EU | channex.io/privacy | | Yuki | Boekhoudkoppeling | EU (NL) | yuki.nl/privacy | | SendGrid (Twilio) | Transactionele e-mails | VS | twilio.com/legal/privacy | | OpenAI / Anthropic | AI-chatbot | VS | openai.com/privacy / anthropic.com/privacy | | Google Analytics 4 | Anonieme gebruiksstatistieken (opt-in) | VS | policies.google.com/privacy |

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

7. Internationale doorgiften

Sommige sub-verwerkers (Google, OpenAI, Anthropic, SendGrid) verwerken gegevens in de Verenigde Staten. Voor deze doorgiften baseren wij ons op:

Standard Contractual Clauses (SCCs) zoals goedgekeurd door de Europese Commissie
Adequacy decisions waar van toepassing (bv. EU–US Data Privacy Framework)
Aanvullende technische en organisatorische maatregelen

8. Uw rechten

U heeft de volgende rechten onder de AVG:

Inzage — kopie van uw persoonsgegevens opvragen
Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren
Wissing ("recht om vergeten te worden")
Beperking van de verwerking
Dataportabiliteit — uw data in een gestructureerd formaat ontvangen
Bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
Intrekking van toestemming op elk moment

Stuur uw verzoek naar info@fades-management.com. Wij reageren binnen 30 dagen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Bulgaarse toezichthoudende autoriteit, de Commission for Personal Data Protection (CPDP):

2 Prof. Tsvetan Lazarov Blvd., 1592 Sofia, Bulgarije
www.cpdp.bg

Indien u in een andere EU-lidstaat verblijft, kan u uw klacht ook indienen bij de toezichthouder van uw eigen land.

9. Cookies

Wij gebruiken technische cookies (essentieel) en, na uw toestemming, analytische cookies. Zie ons Cookiebeleid voor de volledige lijst en hoe u uw voorkeuren kan aanpassen.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen:

TLS-encryptie voor alle verbindingen (HTTPS)
Encryptie at-rest voor databases en backups
Role-based access control en two-factor authenticatie voor medewerkers
Regelmatige security-audits en updates
Incident-response procedure bij datalekken (melding aan de CPDP binnen 72 uur)

11. Wijzigingen aan dit beleid

Wij kunnen dit privacybeleid op elk moment aanpassen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen brengen wij u per e-mail op de hoogte.

Versie: 1.0
Laatste update: 27 april 2026

12. Contact

Vragen over dit privacybeleid? Neem contact op via:

E-mail: info@fades-management.com
Telefoon: +359 878 289 024
Post: Fades Management EOOD, Plovdiv 4000, Bulgarije