Klanten (debiteuren) beheren

Bijgewerkt op 2026-10-01

Beheer → Klanten

Hier staan al je klanten (debiteuren): de gasten en bedrijven op wiens naam je boekingen en facturen staan. Je vindt er hun contactgegevens, hun facturatiegegevens en hun geschiedenis bij jou.

Hoe komt een klant in de lijst?

Je hoeft klanten niet zelf aan te maken. BedFlow maakt een klantenfiche aan zodra er iemand boekt of koopt:

• bij een boeking via je website, een kanaal of een handmatige boeking;
• bij een offerte;
• bij een wellnessreservatie;
• in de kassa, als je bij Op naam van een naam of btw-nummer invult;
• bij de Bar-QR: alle barverkopen staan op één vaste klant Barverkoop (QR).

Wil je de factuur van een boeking op naam van een bedrijf zetten, vul dan op de boeking de sectie Facturatie aan in. Die gegevens komen op de klantenfiche. Zie Handmatige boeking.

De lijst

Via de knop voor kolommen zet je extra kolommen aan, zoals Postpaid, GSM of Bankrekening. De nieuwste klanten staan bovenaan.

Zoeken

De zoekbalk zoekt in alle velden tegelijk: naam, bedrijfsnaam, adres, e-mail, telefoon, gsm, btw- en KBO-nummer en bankrekening. Typ "Vannerom" en je vindt de achternaam, typ "+32470" en je vindt het gsm-nummer, typ "BE0123" en je vindt het btw-nummer.

De klantenfiche

Klik op een klant om zijn fiche te openen:

Handig bij terugkerende gasten: je ziet meteen wanneer ze er waren en wat ze betaalden.

Een klant bewerken

Klik op de fiche op Bewerken. Het formulier heeft deze secties:

Klik Wijzigingen opslaan.

Vul je een btw-nummer in terwijl de postcode of stad nog leeg is, dan zoekt BedFlow het adres van het bedrijf op in de Europese btw-databank (VIES) en vult het aan.

Klantgegevens op één plaats

Pas je het e-mailadres, het gsm- of telefoonnummer of de naam van een klant aan, dan past BedFlow die ook aan op zijn lopende en komende boekingen. Zo gaan de factuurmail bij het uitchecken en de berichten meteen naar het juiste adres.

• Een boeking waarop je bewust een ander adres of nummer invulde, blijft ongemoeid.
• Maak je een veld op de klantenfiche leeg, dan blijft de waarde op de boekingen staan.
• Uitgecheckte en geannuleerde boekingen veranderen niet.

Hetzelfde gebeurt als je de gegevens aanpast via de gastnaam op een aankomstkaart in Dagelijks → Beschikbaarheid.

Postpaid: betalen per overschrijving op factuur

Heb je met een klant een afspraak dat hij achteraf op factuur betaalt (bv. een bedrijf met een eigen kortingscode)? Zet dan op zijn fiche in de sectie Facturatie het vinkje Betaalt per overschrijving op factuur (postpaid) aan. Vanaf dan:

• Boekt die klant via je website met het e-mailadres van zijn fiche, dan wordt de boeking aan die fiche gekoppeld; er komt geen dubbele klant bij. Een boeking met een ander e-mailadres volgt de gewone betaalflow, ook met hetzelfde btw-nummer: een btw-nummer is publiek en mag nooit een verblijf zonder voorafbetaling openzetten.
• Zijn boekingen krijgen geen online betaalknop en geen betaaldeadline: geen herinnering, geen automatische annulering.
• Zijn bevestigingsmail zegt dat hij per overschrijving betaalt na ontvangst van de factuur. Opent hij toch de betaalpagina, dan ziet hij de overschrijvingsgegevens van je pand (als je die invulde) of een melding dat hij per overschrijving betaalt. Zie Betalen via overschrijving.
• Bij het uitchecken staat Openstaand bedrag registreren als betaald standaard uit. Registreer de betaling pas als het geld op je rekening staat.

Een klant verwijderen

Selecteer de klant in de lijst en kies Geselecteerde verwijderen, of klik op de bewerkpagina op Verwijderen. De klantenfiche is dan definitief weg. Boekingen en facturen blijven bestaan, maar zonder koppeling naar die klant.

Wil je een gast om privacyredenen laten verwijderen, gebruik dan de privacypagina hieronder: die houdt rekening met de wettelijke bewaarplicht van facturen.

Privacyverzoeken van gasten (GDPR)

Klanten & omzet → Klanten → GDPR / Privacy

Vraagt een gast welke gegevens je van hem bewaart, of vraagt hij je ze te wissen? Op deze pagina (titel GDPR — Data Subject Requests) handel je dat af. Je hebt er toegang als eigenaar van het account met schrijfrechten op de instellingen.

1. Vul in Zoek data-subject (gast) het Email en/of het Telefoonnummer van de gast in en klik Zoeken.
2. Onder Resultaten zie je hoeveel klantenfiches, boekingen, e-mails en berichten BedFlow vond.
3. Kies wat je doet:

Je eigen gegevens als gebruiker van BedFlow exporteer je onder Instellingen → Privacy.

Gerelateerd

• Betalen via overschrijving
• Kortingscodes & cadeaubonnen
• Facturatie
• Privacybeleid