Kassa (POS) — bar & verbruik aanrekenen
Bijgewerkt op 2026-10-01
Dagelijks → POS — Bar & Vitrine
De kassa van BedFlow werkt op je telefoon. Tik een product aan en het staat meteen op de juiste rekening: van een passant, of van een gast die in huis is.
Wanneer zie je de kassa?
- De kassa zit in het Pro-abonnement en hoger. Op een kleiner abonnement staat het menu-item er met een Upgrade-badge.
- Ze verschijnt enkel bij een pand met een bar, honesty bar of vitrine. Vakantiewoningen zien het menu-item standaard niet. Heeft jouw vakantiewoning toch een minibar? Vraag via support om de kassa aan te zetten.
Drie modi
Bovenaan kies je onder Modus:
| Modus | Wanneer |
|---|---|
| Walk-in | Een passant die meteen betaalt |
| Op de kamer (zelfde rekening) | Het verbruik komt op de hoofdrekening van de boeking, dus op dezelfde factuur als het verblijf |
| Op de kamer (aparte rekening) | Het verbruik staat in de kassa op een eigen rekening van de boeking, naast de hoofdrekening |
Welke producten staan in de kassa?
Alle actieve producten uit de categorieën Honesty bar, Food & Beverage en Wellness, gegroepeerd per categorie en gesorteerd op sorteervolgorde. Een productfoto verschijnt als achtergrond van de tegel. Je beheert ze via Beheer → Producten, zie Producten & extra's beheren.
Verbruik aanrekenen op een lopende boeking
- Open Dagelijks → POS — Bar & Vitrine.
- Kies Op de kamer (zelfde rekening) of Op de kamer (aparte rekening).
- Kies de gast bij Kies booking (in-house). Je ziet enkel gasten van wie het verblijf vandaag loopt en die nog niet uitgecheckt zijn.
- Tik de producten aan. Elke tik voegt 1 stuk toe.
- Klik onderaan Op de kamer geboekt — sluit bij check-out. De rekening blijft open tot het uitchecken.
Elke regel gaat meteen mee naar de proforma van de boeking. Het openstaande saldo in het kameroverzicht en in de facturenlijst klopt dus altijd, ook vóór het uitchecken.
Een passant afrekenen (walk-in)
- Kies de modus Walk-in en tik de producten aan.
- Optioneel: vul Op naam van in en klik Zet. Typ een naam, of een btw-nummer (bv.
BE0123456789): BedFlow zoekt het bedrijf dan op in de Europese btw-databank (VIES) en zet de factuur op de juiste bedrijfsgegevens. Leeg = gewone kassaverkoop. Met losmaken haal je de naam er weer af. - Kies hoe de klant betaalt:
| Knop | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Bancontact (QR) | Er verschijnt een QR-code die de klant scant met zijn bankapp. De betaling wordt automatisch aan de factuur gekoppeld |
| BC al betaald | De klant betaalde al via je QR-sticker of betaalterminal |
| Stripe, Cash, Andere | De betaling wordt met die methode geregistreerd |
| Proforma (later betalen) | Er komt een proforma die op onbetaald blijft staan in Dagelijks → Facturen tot je daar de betaling registreert (bv. bij een overschrijving) |
Na het afrekenen wordt de factuur aangemaakt en staat de kassa klaar voor de volgende klant.
Een foutieve regel verwijderen
Verkeerd product aangetikt of twee keer getikt? Verwijder de regel in de kassa zelf:
- Open de rekening. De actieve rekening staat bovenaan; een eerdere vind je onder Open rekeningen (klik erop om ze verder te zetten).
- Klik op het kruisje naast de regel en bevestig.
De regel verdwijnt dan ook van de proforma van de boeking, en het betaalde bedrag en het openstaande saldo blijven correct. Verwijder bar-regels daarom altijd via de kassa (of via de honesty bar op de boeking), niet rechtstreeks op de factuur. Zo blijven rekening en factuur gelijk.
Open rekeningen beheren
- Open rekeningen bovenaan toont alle rekeningen die nog openstaan, met hun totaal en of er nog een saldo open is. Klik op een rekening om ermee verder te werken.
- De knop met de pijl naast het totaal van de actieve rekening laat die rekening openstaan en start een nieuwe klant.
- De knop met de prullenbak naast het totaal wist de hele rekening: alle regels en betalingen, zonder factuur. Dat kan je niet ongedaan maken.
- Gesloten rekeningen kan je niet meer wijzigen.
Bij het uitchecken
Open kamerrekeningen worden bij het uitchecken mee afgerekend: de regels staan al op de proforma van de boeking en de rekening wordt gesloten. De gast krijgt zo één volledige eindfactuur met verblijf én verbruik.
Veelgestelde vragen
Ik zie de kassa niet in het menu. Ofwel is je pand een vakantiewoning zonder bar: vraag via support om de kassa aan te zetten. Ofwel beperkte een beheerder jouw rechten: vraag het aan de eigenaar van het account.
Er staan geen producten in de kassa. Geef je producten de categorie Honesty bar, Food & Beverage of Wellness en zet ze op Actief.
Kan de gast zelf verbruik registreren? Ja. Producten uit de categorie Honesty bar tikt de gast tijdens zijn verblijf zelf aan op zijn gastenpagina. Elke tik komt op dezelfde proforma en jij ziet hem meteen. Met Bar-QR kan een gast ook zonder gastenpagina een drankje scannen en betalen.
Kan ik een walk-in factureren op een bedrijf? Ja. Typ het btw-nummer in het veld Op naam van. BedFlow haalt de bedrijfsnaam en het adres op via VIES.
Welk btw-tarief wordt gebruikt? Het tarief dat op het product zelf staat (Beheer → Producten).