Gastenberichten — Booking.com, Airbnb en WhatsApp in één inbox
Bijgewerkt op 2026-10-01
Dagelijks → Berichten
Stuurt een gast je een bericht via de chat van Booking.com, Airbnb of Expedia, of antwoordt hij op een WhatsApp van jou? Dat komt allemaal binnen op één plek: de pagina Gastenberichten. Je antwoord vertrekt langs hetzelfde kanaal: de OTA-gast leest het in de app van het kanaal, de WhatsApp-gast in WhatsApp.
Wanneer zie je Berichten in het menu?
Het menu-item Berichten (en Reviews) verschijnt zodra een van deze twee aanstaat voor je pand:
- WhatsApp is gekoppeld: Instellingen → Integraties → Communicatie → WhatsApp. Zie WhatsApp via TextMeFlow.
- OTA-gastberichten staat aan: Instellingen → Integraties → Communicatie → OTA-gastberichten. Dat is nodig voor de chat met Booking.com-, Airbnb- en Expedia-gasten.
Verder heb je het plan Starter of hoger nodig en toegang tot Gastcommunicatie (zie Extra gebruikers en rechten).
Wat kost het?
- De WhatsApp-inbox is inbegrepen in je abonnement.
- De chat met Booking.com-, Airbnb- en Expedia-gasten is de betalende add-on Chat & Reviews: € 11,99 per maand. Zet je bij OTA-gastberichten de schakelaar Gastberichten inbox inschakelen aan en sla je op, dan staat de add-on vanaf die maand op je factuur. Zet je de schakelaar uit, dan stopt de add-on zodra geen enkel pand hem nog gebruikt.
Hoe ziet het eruit?
Op een computer zie je drie kolommen:
- Links: de lijst met gesprekken.
- Midden: het gekozen gesprek, met het tekstvak om te antwoorden.
- Rechts: de boeking: aankomst, vertrek, nachten, kamer, e-mail en telefoon van de gast, en de knop Open boeking.
Op je telefoon werkt de inbox als een chat-app: je ziet de lijst of het gesprek op het volledige scherm, met Terug linksboven.
De lijst
- Bovenaan staat in het rood Te beantwoorden, met de gesprekken die op jou wachten, het recentste eerst. Daaronder staan de Overige gesprekken.
- Elke gast heeft een gekleurd bolletje en een label: Ingecheckt (groen), Verwacht (oranje), Uitgecheckt (rood), of grijs zonder boeking.
- Naast de naam staan het kanaal (Booking.com, Airbnb, Expedia of WhatsApp), de kamer en het boekingsnummer.
- Onder de naam lees je het begin van het laatste bericht.
- Een rood bolletje rechts betekent: Antwoord nodig.
- Een WhatsApp van een onbekend nummer krijgt het label Aanvraag: iemand die nog niet bij je geboekt heeft.
Bovenaan filter je op Actief, Afgesloten of Alle, en zoek je op naam of op de inhoud van een bericht.
Snelacties in de lijst
Rechtsonder op elk gesprek staan kleine knoppen. Ze zijn altijd zichtbaar, ook op een tablet:
- Geen antwoord nodig (vinkje): voor een "bedankt, tot dan". Het gesprek verlaat Te beantwoorden. Bij Booking.com geeft BedFlow dat ook door, zodat het bericht niet meetelt voor je antwoordscore.
- Archiveren (komt terug bij nieuw bericht): het gesprek verdwijnt uit Actief en staat onder Afgesloten. Stuurt de gast opnieuw iets, dan komt het terug.
- Privé — permanent verbergen (alleen WhatsApp): voor persoonlijke contacten op je WhatsApp-nummer die geen gast zijn. Nieuwe berichten worden bewaard, maar openen het gesprek niet meer en geven geen melding.
Een bericht beantwoorden
- Klik op een gesprek in de lijst.
- Lees de geschiedenis: de gast staat links, jouw antwoorden rechts.
- Wil je snel starten? Boven het tekstvak staan Suggesties, je sjablonen en de Variabelen (zie hieronder).
- Typ of pas aan en klik Verstuur, of druk Cmd/Ctrl + Enter.
- Heeft de boeking een e-mailadres, dan staat onder het tekstvak het vinkje Ook per e-mail naar …. Vink het aan en dezelfde tekst vertrekt ook als mail in de huisstijl van je pand. Handig voor een gast zonder WhatsApp, of die de chat van het kanaal niet leest.
Een antwoord op een Booking.com- of Airbnb-bericht staat binnen enkele seconden in de chat van de gast. Een WhatsApp-antwoord vertrekt via je gekoppelde nummer.
Knoppen bovenaan een gesprek
- Dempen (alleen WhatsApp): geen meldingen meer voor dit gesprek. De berichten komen wel nog binnen. Met Dempen opheffen zet je het terug.
- Geen reply nodig (alleen Booking.com, als er een antwoord verwacht wordt): hetzelfde als de snelactie hierboven.
- Thread afsluiten: sluit het gesprek. Bij Booking.com en Airbnb gaat het ook aan hun kant dicht.
Sjablonen, variabelen en suggesties
Deze hulpjes werken hetzelfde op elk kanaal, en vullen de gegevens van de juiste boeking in.
- Suggesties: BedFlow leest het laatste bericht van de gast en de fase van zijn verblijf, en zet de meest waarschijnlijke antwoorden klaar. Vraagt de gast naar de wifi, dan staat je wifi-sjabloon klaar; komt de gast nog aan, dan de check-in-info.
- Sjablonen: je eigen standaardantwoorden. Eén klik en de tekst staat klaar.
- Variabelen: knopjes die een gegeven invoegen op de plaats van je cursor: Voornaam, Gastenpagina, Aankomst, Check-in vanaf, Check-out vóór, Adres, Wifi, Wifi-paswoord, Kamer en Telefoon. Bij het versturen vult BedFlow ze in. Gastenpagina wordt een korte link naar de persoonlijke gastenpagina van deze boeking. Check-in-uren en adres volgen de geboekte woning.
Eigen sjablonen maken
- Klik op Sjablonen beheren.
- Klik Sjabloon toevoegen.
- Geef een knoptekst (bv. "Ontbijttijden") en de berichttekst. Gebruik variabelen zoals
{{gast_voornaam}}of{{gastenpagina_link}}. - Klik Sjablonen opslaan.
Je sjablonen gelden per pand. Je kunt er tot 30 maken.
Automatische vertaling
Stuurt een gast een bericht in een andere taal, dan zet BedFlow er een vertaling onder, met de talen erbij (bv. PT → NL). Berichten in jouw taal blijven onvertaald. Elke vertaling wordt bewaard, zodat hetzelfde bericht maar één keer vertaald wordt.
Foto's, bestanden en je eigen WhatsApp-antwoorden
Voor WhatsApp via TextMeFlow toont de inbox het volledige gesprek:
- Foto's van de gast zie je meteen in het gesprek. Tik erop om het origineel te openen.
- Video's, spraakberichten en documenten staan als link Bijlage. Tik erop om ze te openen.
- Wat je rechtstreeks in WhatsApp op je telefoon antwoordde, staat ook in het gesprek. Zo zien je collega's wat er al gezegd is.
WhatsApp in dezelfde inbox
Check je een gast in, dan verstuurt BedFlow het welkomstbericht via WhatsApp. Dat bericht staat meteen als gesprek in je inbox. Antwoordt de gast, dan komt zijn antwoord in hetzelfde gesprek. Zo staan je huidige gasten altijd in de inbox, ook als ze zelf nog niets stuurden.
Je e-mails komen ook in de chat van het kanaal
Stuurt BedFlow een e-mail naar een gast van Booking.com, Airbnb of Expedia (bv. de pre-arrival-mail), dan zet BedFlow die mail ook in de chat van het kanaal. Veel gasten lezen het verborgen e-mailadres van het kanaal niet, maar de chat in hun app wel.
Gast niet bereikbaar via het kanaal
Soms opent het kanaal voor een boeking geen chat. Dan komen je berichten er niet in, en het e-mailadres van het kanaal bereikt de gast zelden. BedFlow toont dan bij de boeking in Dagelijks → Beschikbaarheid de melding Gast niet bereikbaar via het kanaal, met het telefoonnummer van de gast als dat bekend is. Bel of WhatsApp de gast dan zelf, of bereik hem via het extranet van het kanaal. Heb je Telegram ingesteld, dan krijg je ook daar een melding.
Gesprekken afsluiten
- Zelf: klik bovenaan het gesprek op Thread afsluiten.
- Automatisch: elke nacht sluit BedFlow de gesprekken van gasten die meer dan 2 dagen geleden vertrokken en waar niets meer gebeurde. Losse gesprekken zonder boeking worden mee opgeruimd.
- Veiligheid: stuurt een gast na zijn vertrek nog iets, dan blijft het gesprek open. Gesprekken met ingecheckte en verwachte gasten sluiten nooit vanzelf.
Afgesloten gesprekken verdwijnen niet: je vindt ze onder Afgesloten.
Meldingen van nieuwe berichten
Bij een nieuw bericht van een gast krijg je:
- een pushmelding in je browser, als je onderaan de zijbalk Push inschakelen aanzette;
- een pushmelding in de BedFlow-app op je telefoon, als je die melding aanzette in de app (zie De BedFlow-app);
- een teller op Berichten in de zijbalk, met het aantal gesprekken dat op een antwoord wacht.
Gelezen of niet is persoonlijk: open jij een gesprek, dan blijft het voor je collega's ongelezen.
Veelgestelde vragen
Welke kanalen komen hier binnen? Booking.com, Airbnb en Expedia (met de add-on Chat & Reviews), en WhatsApp. Mails van gasten die rechtstreeks boekten, komen in je gewone mailbox, niet hier.
Kan ik antwoorden via Telegram? Nee. Je antwoordt altijd in BedFlow, zodat je antwoord bij het gesprek bewaard wordt.
Ik antwoord, maar mijn bericht komt niet aan op Booking.com. De chat met Booking.com werkt via je channel manager. Krijg je bij het versturen een foutmelding, neem dan contact op met support. Zie ook "Gast niet bereikbaar via het kanaal" hierboven.
Waarom staat een gesprek plots bij Afgesloten? Door de nachtelijke opruiming: de gast vertrok meer dan 2 dagen geleden en er gebeurde niets meer. Je leest het gesprek gewoon verder onder Afgesloten.
Wat betekent het rode bolletje? Die gast wacht op een antwoord. Het bolletje verdwijnt zodra je antwoordt, of met de snelactie Geen antwoord nodig.