De BedFlow-app op je telefoon

Bijgewerkt op 2026-10-01

Waarvoor dient de app?

De app is geen tweede systeem, maar hetzelfde systeem in je broekzak. Je logt in met je gewone BedFlow-account en ziet dezelfde gegevens als op de computer.

Onderaan staan vier knoppen: Vandaag, Kamers, Kalender en Meldingen. Al de rest vind je in het menu linksboven:

Wat je ermee doet:

• Vandaag: wie er aankomt, wie er in huis is (met bovenaan wie vandaag nog moet uitchecken) en wie al vertrokken is. Moest een gast gisteren aankomen en is hij nog niet ingecheckt, dan staat hij apart onder Niet opgedaagd, zodat je hem alsnog kan inchecken. Heeft een gast je een bericht gestuurd, dan zie je dat meteen op zijn kaart; tik erop om het gesprek te openen.
• Kamers: het raster, met blokkeren en vrijgeven.
• Kalender: de maand in één oogopslag.
• Boekingen: één lijst van al je boekingen, met de filters Komende, Nu in huis en Alle. Zoeken kan op naam, e-mailadres of boekingsreferentie.
• Housekeeping: wat er vandaag gepoetst moet worden.
• Facturen en betalingen: inclusief een betaling registreren, en met Bancontact een QR die je schermvullend aan de gast toont om ter plaatse te laten betalen.
• Cadeaubonnen: de lijst van je bonnen en per bon de PDF, die je meteen kan delen of doorsturen.
• Extra's op een boeking: een drankje of extra ontbijt dat nog op een papiertje stond, met één tik uit je productenlijst op de proforma. Het aantal pas je ter plekke aan, en een vergissing haal je er zo weer af.
• Gasten-inbox en reviews: de volledige gesprekken, ook de foto's die gasten via WhatsApp sturen en de antwoorden die je rechtstreeks in WhatsApp typte.
• Support-tickets: je tickets opvolgen en een nieuw ticket openen.

Bedoeld voor onderweg: snel iets nakijken tussen twee kamers door, of een aankomst bevestigen terwijl je in de tuin staat. Het volledige werk (tarieven, automatische berichten, instellingen) blijft op de computer.

Wat je in de app ziet, volgt je rechten: wie op de computer geen facturen mag zien, ziet ze ook niet in de app. Zie Extra gebruikers en rechten.

Waar haal je hem?

Zoek in de App Store of in Google Play op BedFlow, of gebruik de links hierboven. De app vraagt geen apart account: je meldt je aan met het e-mailadres en wachtwoord waarmee je ook op bedflow.eu inlogt.

Wat je nodig hebt: een iPhone of iPad met iOS 15 of nieuwer, of een Android-toestel met Android 6 of nieuwer. Welke versie je hebt, staat onderaan in het menu van de app.

Ontbijt en extra's vanuit de app

Op elke gastenkaart op Vandaag en op het boekingsdetail staat een knop Ontbijt: je ziet de ochtenden van het verblijf (de dag na aankomst tot en met de vertrekdag) en kiest per ochtend het uur, met dezelfde keuzelijst als op de website (de ontbijturen van je pand, per kwartier) of "geen ontbijt". Elke keuze wordt meteen bewaard en de gast ziet ze in het gastportaal.

Onder Wellness op Vandaag staat bij elke sessie met een proforma een knop + Extra: kies een product (cava, badjassen, …) en het aantal, en het staat op de wellness-proforma, met herrekend totaal, precies zoals op de website. De extra's staan daarna onder de sessie.

Inchecken vanuit de app

Inchecken op een gastenkaart of in het boekingsdetail is één tik — maar niet bij een gast die nog niet verwacht wordt. De eerste check-in van een boeking stuurt de gast namelijk zijn welkomstbericht met de link naar de gastenpagina. Tik je dus per ongeluk op de kaart van iemand die morgen pas aankomt, dan vraagt de app eerst Nog niet aangekomen: je ziet wie het is, wanneer hij verwacht wordt, en je kiest tussen Niet inchecken en Toch inchecken. Pas na Toch inchecken gaat het welkomstbericht uit.

Inchecken op de dag van aankomst zelf blijft één tik, ook vóór je incheckuur — daar komt geen tussenvenster aan te pas. Hetzelfde geldt voor een gast die gisteren had moeten aankomen en onder Niet opgedaagd staat: die check je alsnog in zonder extra vraag.

Uitchecken vanuit de app

Uitchecken op een gastenkaart of in het boekingsdetail opent eerst hetzelfde tussenscherm als op de website, nooit meteen de uitcheck zelf. Je ziet het totaal, wat al betaald is en wat nog openstaat, en je kiest:

• Openstaand bedrag registreren als betaald, met de betaalmethode: overschrijving, cash, Bancontact, kredietkaart, Stripe of andere. Staat Bancontact klaar voor je pand, dan is er ook Bancontact (QR, gast scant): de QR komt schermvullend in beeld, de gast betaalt, en zodra de betaling binnen is kom je terug in het tussenscherm met saldo nul om het uitchecken te bevestigen. Bij een Booking.com- of Expedia-boeking van een pand met eigen Stripe-sleutel kan je het saldo ook op de kaart bij het kanaal innen; mislukt dat, dan wordt er niet uitgecheckt en kies je een andere methode.
• Proforma omzetten naar definitieve factuur (niet beschikbaar als de factuur al definitief is).
• Factuur mailen naar gast, met het adres erbij zodat je ziet waar ze heen gaat.
• Andere openstaande boekingen van deze gast mee afrekenen: elk verblijf staat apart in de lijst, standaard uit; vink aan wat je nu mee int, met het totaal erbij. Niets aangevinkt betekent dat die boekingen gewoon openstaan blijven.

De standaardkeuzes zijn dezelfde als op de website: saldo registreren als er iets openstaat, proforma finaliseren als ze dat nog niet is, mailen als er een adres en een factuur zijn. Vink uit wat je niet wil en bevestig.

Sjablonen en snelkoppelingen in de inbox

Sinds 1.4.0 hoef je in de app geen antwoord meer helemaal te tikken. Boven het tekstvak van een gesprek staan dezelfde hulpmiddelen als in de web-inbox:

• Sjablonen opent een keuzeblad met je sjablonen (eigen sjablonen van het pand, anders de standaardset), al ingevuld voor deze gast — voornaam, aankomstdatum, adres, wifi. De sjablonen die bij het laatste gastbericht passen staan bovenaan met Voorgesteld. Tik = het tekstvak vult zich; je past nog aan en verstuurt.
• Snelkoppelingen (Voornaam, Gastenpagina, Aankomst, Check-in vanaf, Check-out vóór, Adres, Wifi, Wifi-paswoord, Kamer, Telefoon) plakken hun waarde op de plek van je cursor. Een snelkoppeling zonder waarde — geen boeking, geen wifi ingesteld — verschijnt niet.

Sjablonen maak en bewerk je in de web-inbox (tandwiel Sjablonen beheren); de app gebruikt dezelfde lijst.

Statistieken in de app

Onder Statistieken zie je bezetting en omzet van deze of vorige maand, per pand als je er meerdere aanvinkt, telkens naast dezelfde maand vorig jaar.

Voor de lopende maand telt de app tot en met vandaag, en de vergelijkingsmaand van vorig jaar ook maar tot en met dezelfde dag. Op 5 september vergelijk je dus 1 tot en met 5 september met 1 tot en met 5 september van vorig jaar, niet met de hele maand. De regel onder de maandtitel zegt precies welke dagen meetellen. Een afgesloten maand wordt wel volledig vergeleken.

Meldingen op je telefoon

De app stuurt je een melding op het moment dat er iets gebeurt, ook als de app dicht staat:

• Nieuwe boeking — er komt een reservatie binnen, via je website of via een boekingskanaal
• Boeking gewijzigd — de data of de kamer van een reservatie veranderen
• Annulering — een reservatie wordt geannuleerd of vervalt
• Betaling ontvangen — een gast betaalt, online of manueel geregistreerd
• Nieuw gastbericht — een gast schrijft je via Booking.com, Airbnb, WhatsApp of de gastenpagina
• Ticket bijgewerkt — support antwoordt op je vraag, of je ticket is opgelost
• Slimme sloten — een gast opent een deur, of een poging wordt geweigerd. Deze staat standaard uit: een deur die opengaat is normaal en zou anders de hele dag door pingen. Zet hem aan als je het toch wil volgen.

Tik op de melding en de app opent meteen op de juiste plek: de boeking zelf, het gesprek in de inbox, of het ticket.

De eerste keer dat je inlogt vraagt de app of hij meldingen mag sturen. Zeg je daar nee op, dan kun je dat later alsnog aanzetten in de instellingen van je telefoon. Welke meldingen je wilt, kies je zelf in de app onder Instellingen → Meldingen op dit toestel: één hoofdschakelaar voor alles, en een vinkje per soort. Standaard staat alles aan. Die keuze geldt per toestel: op je iPhone kun je alles laten binnenkomen en op je iPad alleen het hoognodige. Ze staat los van de Telegram-meldingen van je pand.

Meldingen komen alleen aan in de app op je telefoon of tablet, niet in de browser. Werk je met meerdere panden, dan krijg je de meldingen van al je panden.

De meldingenlijst

Alles wat als melding binnenkwam, vind je ook terug in de app zelf, in het menu onder Meldingen — met een badge voor wat je nog niet zag, ook op het app-icoon. Tik op een melding om meteen naar de boeking, het gesprek of het ticket te gaan; het kruisje wist ze, en bovenaan kun je alles in één keer als gelezen markeren of wissen. De lijst hoort bij je account en blijft zestig dagen bewaard, dus je ziet op je iPad dezelfde lijst als op je iPhone, en een systeemmelding die je wegveegde ben je niet kwijt.

De lijst staat sinds 1.3.3 als vierde knop onderaan, naast Vandaag, Kamers en Kalender, met het aantal ongelezen erop. Tik je op een pushmelding, dan opent de app het scherm waar ze over gaat (de boeking, het gesprek, het ticket); een melding zonder concreet doel opent de lijst zelf.

Het cijfer op het app-icoon volgt de lijst: lees of wis je meldingen, dan past het cijfer zich meteen aan, ook terwijl de app open staat, en bij het opnieuw openen van de app wordt het nog eens gelijkgezet.

Op je Apple Watch

Heb je een Apple Watch, dan staat BedFlow ook op je pols. De Watch-app doet precies één ding: hij toont wie vandaag nog moet inchecken en wie nog moet uitchecken, met bij elke gast één knop. Er wordt aangebeld, je draait aan de kroon tot je de juiste naam ziet, tikt op Inchecken en bevestigt — en de gast staat in huis, precies zoals na een tik in de app op je telefoon.

Inchecken bij een gast die nog niet verwacht wordt, doe je niet van je Watch: die meldt dat de gast pas later aankomt en verwijst je naar de app op je telefoon, waar je het kan bevestigen. Zo stuurt een tik op je pols nooit per ongeluk een welkomstbericht.

• De Watch-app komt vanzelf mee met de BedFlow-app op je iPhone. Staat hij niet op je Watch, zet hem dan aan in de app Watch op je iPhone, onder Beschikbare apps.
• Apart aanmelden hoeft niet: open BedFlow één keer op je iPhone en je aanmelding gaat vanzelf naar je Watch. Meld je je af op de telefoon, dan vergeet de Watch je ook.
• Onder elke naam staat de kamer en het incheckuur; werk je met meerdere panden, dan staat het pand erbij. De Watch volgt de pandenkeuze uit Instellingen op je iPhone: vink daar je panden aan en je pols toont dezelfde gasten als je telefoon.
• Was iemand anders je voor, via de telefoon of de computer, dan verdwijnt de gast gewoon uit de lijst. De lijst ververst telkens je de Watch-app opent.

Vereist watchOS 10 of nieuwer (Apple Watch Series 4 en later). De rest van de app — kamers, kalender, facturen — blijft op je telefoon.

Iets gevonden dat niet klopt?

Laat het ons weten met een support-ticket. Dat kan rechtstreeks in de app, onder Support-tickets, of op de computer via het reddingsboei-icoon bovenaan. Vermeld daarbij welk toestel je gebruikt en welke versie van de app: die staat onderaan in het menu van de app. Zie Een ticket aanmaken.