De gastenpagina (gastportaal)
Bijgewerkt op 2026-10-02
Beheer → Gastenpagina (inhoud en volgorde van de pagina)
Elke gast krijgt een persoonlijke gastenpagina: één link die hem begeleidt voor, tijdens en na zijn verblijf. Hij vult er zijn gegevens aan, geeft zijn aankomstuur door, kiest zijn ontbijt, opent de deur en ziet zijn factuur. Jij hoeft dat niet allemaal zelf te vragen.
Wat er op de pagina staat en in welke volgorde, stel je in bij Beheer → Gastenpagina. Zie Gastenpagina-editor.
Hoe krijgt de gast de link?
Automatisch. De link staat in:
- de bevestigingsmails (reservering, betaling ontvangen, volledig betaald);
- de pre-arrival-mail en de welkomstmail op de aankomstdag;
- de WhatsApp-berichten voor aankomst en op de aankomstdag. Die voegen de link zelf onderaan toe.
Ook gasten die via Booking.com of een ander kanaal boekten, krijgen hun link. Stuur je zelf een bericht vanuit Dagelijks → Berichten, dan voeg je de link in met de variabele Gastenpagina.
Hoe lang werkt de link?
- Meteen. De gast kan zijn pagina openen van zodra hij de link heeft, ook weken voor aankomst.
- Tot een dag na de vertrekdag. Daarna is de pagina dicht.
- Na het uitchecken nog 15 minuten. Check je de gast uit, dan kan hij nog kort afrekenen of iets uit zijn kamer halen. Daarna is de pagina dicht.
- Geannuleerd = dicht. Een geannuleerde boeking heeft geen gastenpagina meer.
De link is persoonlijk en niet te raden. De deurknoppen en de pincode werken pas na het inchecken (zie verder).
In welke taal?
De pagina opent in de taal van de gast: dezelfde taal als zijn mails en WhatsApp-berichten (op basis van de taal bij de boeking, zijn gsm-nummer, postcode en land). Bovenaan kan de gast zelf van taal wisselen.
Bovenaan staat "Welkom" met de voornaam van de gast. Daaronder staan drie welkomstregels. Die kun je zelf schrijven, zie White-label gastenpagina.
Wat ziet de gast?
De pagina past zich aan de fase van het verblijf aan.
Voor aankomst
| Onderdeel | Wat de gast doet |
|---|---|
| Uw gsm-nummer voor WhatsApp | Alleen als er nog geen gsm-nummer bekend is en je pand WhatsApp gebruikt. De gast laat zijn nummer achter, zodat de volgende berichten via WhatsApp komen. |
| Betaalstatus | Totaal, betaald en openstaand, met een knop om online te betalen. Niet getoond als het kanaal de betaling int. |
| Uw gegevens aanvullen | Verplicht: voornaam, achternaam, gsm, adres, postcode, stad, land. Optioneel: bedrijfsnaam, btw-nummer, noodcontact. De gegevens komen op de klantenfiche. |
| Gastenregistratie | Alleen als je de gastenregistratie aanzette. Zie Gastenregistratie. |
| Check-in uur aanvragen | De gast kiest een uur en schrijft eventueel een notitie. Zie verder. |
Altijd (voor en tijdens het verblijf)
De vaste secties uit de editor, in de volgorde die jij kiest:
| Sectie | Inhoud |
|---|---|
| Informatie | Je eigen tekst (wifi, parking, praktische tips) en bijlagen, plus de weersvoorspelling voor de stad van je pand |
| Boekingsdetails | Data, kamer, gasten en de opmerkingen bij de boeking |
| Ontbijt | Alleen als je pand ontbijt aanbiedt, zie verder |
| Restaurants in de buurt | Je lijst met restaurants, met "Vandaag gesloten" op hun sluitingsdag |
| Factuuroverzicht | De lopende factuur met het openstaande saldo, en de PDF zodra die er is |
| Honesty Bar | Drankjes en snacks die de gast zelf op zijn rekening zet |
| Wellness | Alleen als je pand wellness aanbiedt |
| Eigen secties | Wat je zelf toevoegde in de editor |
Tijdens het verblijf
Na het inchecken komen daarbij:
- De deur openen. Afhankelijk van je slot ziet de gast knoppen om de voordeur en zijn kamer te openen, of een persoonlijke pincode. Zie Slimme sloten.
- Honesty bar actief. Voor het inchecken zijn de tegels van de honesty bar zichtbaar maar niet aan te tikken.
- Gastenregistratie kan nog ingevuld of verbeterd worden, als die aanstaat.
Na het verblijf
Na de vertrekdag toont de pagina een bedankje met de vraag om een review, en de factuur. De honesty bar, wellness en de restaurants verdwijnen. De knop naar je reviewpagina verschijnt alleen als er voor je pand een reviewlink ingesteld is.
Check je de gast uit, dan sluit de pagina 15 minuten later. Wie uitgecheckt is, ziet deze fase dus niet meer.
Check-in uur aanvragen
De gast kiest op zijn pagina hoe laat hij aankomt.
- Binnen je normale check-in-uren: BedFlow bevestigt het uur meteen aan de gast ("Uw aankomst om 16:00 is bevestigd"). Het uur verschijnt op de aankomsttegel in Dagelijks → Beschikbaarheid. Jij krijgt een melding ter info.
- Buiten je normale check-in-uren: de gast ziet "Verzoek ingediend" en jij krijgt een vraag om het uur goed te keuren of te weigeren. Op de aankomsttegel staat het uur met de status in afwachting.
Je normale check-in-uren zijn die van de geboekte woning als je ze per unit instelde, anders die van je pand (Instellingen → Mijn property → Check-in / check-out tijden).
Ook een aankomstuur dat de gast bij het boeken doorgaf, bijvoorbeeld via Booking.com, volgt deze regel.
Goedkeuren of weigeren
- Met Telegram: de vraag komt in het Telegram-kanaal van je pand, met de knoppen Goedkeuren en Weigeren. Na je klik krijgt de gast automatisch antwoord in zijn taal, via de chat van het kanaal of per mail. Zie Telegram-meldingen per pand.
- Zonder Telegram: de vraag komt per e-mail op het contactadres van je pand. Je beslist dan in BedFlow: open de boeking, klik Bewerken en zet in de sectie Aankomst-verzoek de Status verzoek op Goedgekeurd of Geweigerd. De gast krijgt dan geen automatisch antwoord: laat het hem zelf weten, bijvoorbeeld via Dagelijks → Berichten.
Ontbijt kiezen
Biedt je pand ontbijt aan, dan kiest de gast per ochtend zijn uur, al voor aankomst.
- De uren komen uit Instellingen → Mijn property → Maaltijden: Ontbijt van (ma-vr), Ontbijt tot (ma-vr) en dezelfde velden voor het weekend. Laat je het weekend leeg, dan gelden de weekuren.
- Vulde je niets in, dan geldt 07:00–10:00 op weekdagen en 08:00–10:30 in het weekend en op Belgische feestdagen.
- De gast kan zijn keuze aanpassen tot 22:00 de avond ervoor.
- Zet jij vanuit Dagelijks een uur buiten die openingsuren — bijvoorbeeld 07:30 voor een vaste zakelijke gast terwijl het weekend om 08:30 begint — dan ziet de gast dat uur op zijn pagina staan als Afgesproken, zonder keuzelijst. Je andere gasten kunnen daardoor niet vroeger kiezen.
- Een vakantiewoning of een pand zonder ontbijt toont deze sectie niet.
Honesty bar
De gast tikt aan wat hij nam, en het komt meteen op zijn factuur. Tikt hij op een tegel waar al een aantal op staat, dan kan hij met plus en min zelf een vergissing rechtzetten. Elke bestelling en correctie komt als melding in je Telegram-kanaal.
Heeft de gast tussentijds al afgerekend, dan verdwijnen die producten uit zijn mandje: ze staan eronder als Al betaald, met een vinkje op de tegel. Hij kan ze niet meer wegnemen — anders zou het factuurtotaal onder het al betaalde bedrag zakken en viel er niets meer te betalen. Wat hij daarna neemt, komt als nieuwe bestelling in het mandje en betaalt hij apart.
De deur openen (Bold)
In het WhatsApp-welkomstbericht krijgt de gast ook knoppen om de voordeur en zijn kamer te openen. Tikt hij erop, dan gaat de deur open en ziet hij een pagina in zijn taal die uitlegt hoe het Bold-slot werkt: piep, draai de knop, tweede piep.
Inchecken per kamer
Bij een boeking met meerdere kamers check je per kamer in, bijvoorbeeld als een groep apart aankomt.
- De gastenpagina en de deurknoppen gaan open bij de eerste check-in.
- De deurtoegang geldt per ingecheckte kamer. Bij Salto werkt de pincode enkel op de kamers die al ingecheckt zijn.
- Vul je in Dagelijks → Beschikbaarheid bij Gasten per kamer een gast met een eigen WhatsApp-nummer in, dan krijgt die zijn eigen berichten met de link voor zijn kamer. Zie WhatsApp via TextMeFlow.
Booking.com-gasten zonder gsm-nummer
Booking.com geeft het gsm-nummer van de gast niet meer door. Heeft je pand WhatsApp, dan staat bovenaan de gastenpagina het vak Uw gsm-nummer voor WhatsApp. Laat de gast er zijn nummer achter, dan komen de volgende berichten, zoals het welkomstbericht met de link om de kamer te openen, via WhatsApp. Meer uitleg in WhatsApp via TextMeFlow. BedFlow vraagt het nummer ook zelf in de Booking.com-chat en neemt een nummer uit het antwoord van de gast vanzelf over.
Privacy
- De link is persoonlijk, ondertekend en niet te raden.
- De pagina sluit vanzelf (zie hierboven).
- Je poetsdienst werkt met een eigen portaal zonder gastgegevens. Zie Housekeeper portaal.
Veelgestelde vragen
Mijn gast ziet geen knop om de deur te openen. De knoppen (of de pincode) verschijnen pas nadat jij de gast hebt ingecheckt, en verdwijnen 15 minuten na het uitchecken. Is de gast nog niet ingecheckt, dan ziet hij een melding dat de toegang opent bij het inchecken.
Mijn gast ziet geen ontbijtsectie. Kijk bij Instellingen → Mijn property → Maaltijden of je pand ontbijt aanbiedt. Een zelfstandige woning of studio krijgt nooit een ontbijtsectie.
Waarom ziet de gast geen weerbericht? De weersvoorspelling gebruikt het veld Stad bij Instellingen → Mijn property → Locatie & contact. Is dat leeg, dan valt het weerbericht weg.
In welke taal ziet de gast de pagina om de deur te openen? In dezelfde taal als de rest van zijn gastenpagina en zijn mails.