Kunden (Debitoren) verwalten
Aktualisiert am 2026-10-01
Verwaltung → Kunden
Hier stehen alle Ihre Kunden (Debitoren): die Gäste und Unternehmen, auf deren Namen Ihre Buchungen und Rechnungen laufen. Sie finden hier ihre Kontaktdaten, ihre Rechnungsdaten und ihre Geschichte bei Ihnen.
Wie kommt ein Kunde in die Liste?
Sie müssen Kunden nicht selbst anlegen. BedFlow legt eine Kundenkarte an, sobald jemand bucht oder kauft:
- bei einer Buchung über Ihre Website, einen Kanal oder bei einer manuellen Buchung;
- bei einem Angebot;
- bei einer Wellness-Reservierung;
- an der Kasse, wenn Sie unter Auf den Namen von einen Namen oder eine USt-IdNr. eintragen;
- bei der Bar-QR: Alle Barverkäufe stehen auf einem festen Kunden Barverkauf (QR).
Möchten Sie die Rechnung einer Buchung auf den Namen eines Unternehmens ausstellen, füllen Sie auf der Buchung den Abschnitt Rechnung an aus. Diese Daten landen auf der Kundenkarte. Siehe Manuelle Buchung.
Die Liste
| Spalte | Was Sie sehen |
|---|---|
| Name | Der Name oder der Firmenname, mit der E-Mail-Adresse darunter |
| Stadt und Land | Aus der Adresse |
| E-Mail und Telefon | Die Kontaktdaten |
Über die Schaltfläche für Spalten blenden Sie zusätzliche Spalten ein, etwa Postpaid, Handy oder Bankkonto. Die neuesten Kunden stehen oben.
Suchen
Die Suchleiste sucht in allen Feldern gleichzeitig: Name, Firmenname, Adresse, E-Mail, Telefon, Handy, USt-IdNr. und KBO-Nummer sowie Bankkonto. Tippen Sie "Vannerom" und Sie finden den Nachnamen, tippen Sie "+32470" und Sie finden die Handynummer, tippen Sie "BE0123" und Sie finden die USt-IdNr.
Die Kundenkarte
Klicken Sie auf einen Kunden, um seine Karte zu öffnen:
| Block | Was Sie sehen |
|---|---|
| Überblick | Name, Typ (Unternehmen oder Privatperson), E-Mail, Telefon, Handy, Zahl der Rechnungen und Gesamtumsatz |
| Unternehmen | Firmenname, Steuernummer (USt-IdNr. / NIF) und KBO-Nummer |
| Notiz | Ihre interne Notiz |
| Kontakt | Die Adresse |
| Letzte Rechnungen | Die letzten 5 Rechnungen mit Nummer, Datum, Typ, Gesamtbetrag und Status |
| Letzte Buchungen | Die letzten 5 Buchungen mit Zeitraum, Zimmer(n), Kanal, Status und Gesamtbetrag. Klicken Sie auf die Buchungsnummer, um zur Buchung zu gelangen |
Praktisch bei Stammgästen: Sie sehen sofort, wann sie da waren und was sie bezahlt haben.
Einen Kunden bearbeiten
Klicken Sie auf der Karte auf Bearbeiten. Das Formular hat diese Abschnitte:
| Abschnitt | Felder |
|---|---|
| Person | Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Handy |
| Rechnungsstellung | Steuernummer (USt-IdNr. / NIF): die USt-IdNr. eines Unternehmens oder die persönliche NIF eines portugiesischen Gastes, der eine Rechnung auf seinen Namen möchte. Dazu das Häkchen Zahlt per Überweisung auf Rechnung (Postpaid) (siehe unten) |
| Unternehmen | Firmenname und KBO-Nummer. Nur ausfüllen, wenn der Kunde ein Unternehmen ist |
| Notiz | Eine interne Notiz |
| Kontakt | Adresse, PLZ, Stadt, Land |
| Meta & Verknüpfung | U. a. Bankkonto |
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Tragen Sie eine USt-IdNr. ein, während PLZ oder Stadt noch leer sind, sucht BedFlow die Adresse des Unternehmens in der europäischen MwSt.-Datenbank (VIES) und ergänzt sie.
Kundendaten an einer Stelle
Ändern Sie die E-Mail-Adresse, die Handy- oder Telefonnummer oder den Namen eines Kunden, übernimmt BedFlow das auch auf seinen laufenden und künftigen Buchungen. So gehen die Rechnungsmail beim Check-out und die Nachrichten gleich an die richtige Adresse.
- Eine Buchung, auf der Sie bewusst eine andere Adresse oder Nummer eingetragen haben, bleibt unverändert.
- Leeren Sie ein Feld auf der Kundenkarte, bleibt der Wert auf den Buchungen stehen.
- Ausgecheckte und stornierte Buchungen ändern sich nicht.
Dasselbe passiert, wenn Sie die Daten über den Gastnamen auf einer Anreisekarte unter Täglich → Verfügbarkeit ändern.
Postpaid: Zahlung per Überweisung auf Rechnung
Haben Sie mit einem Kunden vereinbart, dass er nachträglich auf Rechnung zahlt (z. B. ein Unternehmen mit einem eigenen Rabattcode)? Dann setzen Sie auf seiner Karte im Abschnitt Rechnungsstellung das Häkchen Zahlt per Überweisung auf Rechnung (Postpaid). Ab dann gilt:
- Bucht dieser Kunde über Ihre Website mit der E-Mail-Adresse seiner Karte, wird die Buchung mit dieser Karte verknüpft; es entsteht kein doppelter Kunde. Eine Buchung mit einer anderen E-Mail-Adresse folgt dem normalen Zahlungsablauf, auch mit derselben USt-IdNr.: Eine USt-IdNr. ist öffentlich und darf nie einen Aufenthalt ohne Vorauszahlung freischalten.
- Seine Buchungen erhalten keine Online-Zahlungsschaltfläche und keine Zahlungsfrist: keine Erinnerung, keine automatische Stornierung.
- Seine Bestätigungsmail sagt, dass er nach Erhalt der Rechnung per Überweisung zahlt. Öffnet er trotzdem die Zahlungsseite, sieht er die Überweisungsdaten Ihrer Unterkunft (sofern Sie diese eingetragen haben) oder einen Hinweis, dass er per Überweisung zahlt. Siehe Zahlung per Überweisung.
- Beim Check-out ist Offenen Betrag als bezahlt registrieren standardmäßig ausgeschaltet. Erfassen Sie die Zahlung erst, wenn das Geld auf Ihrem Konto ist.
Einen Kunden löschen
Wählen Sie den Kunden in der Liste aus und wählen Sie Ausgewählte löschen, oder klicken Sie auf der Bearbeitungsseite auf Löschen. Die Kundenkarte ist dann endgültig weg. Buchungen und Rechnungen bleiben bestehen, aber ohne Verknüpfung zu diesem Kunden.
Möchten Sie einen Gast aus Datenschutzgründen löschen lassen, nutzen Sie die Datenschutzseite unten: Sie berücksichtigt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Rechnungen.
Datenschutzanfragen von Gästen (DSGVO)
Kunden & Umsatz → Kunden → DSGVO / Datenschutz
Fragt ein Gast, welche Daten Sie über ihn speichern, oder bittet er Sie, sie zu löschen? Auf dieser Seite (Titel DSGVO — Anträge betroffener Personen) bearbeiten Sie das. Sie haben Zugriff darauf als Inhaber des Kontos mit Schreibrechten auf die Einstellungen.
- Tragen Sie unter Betroffene Person suchen (Gast) die E-Mail und/oder die Telefonnummer des Gastes ein und klicken Sie auf Suchen.
- Unter Ergebnisse sehen Sie, wie viele Kundenkarten, Buchungen, E-Mails und Nachrichten BedFlow gefunden hat.
- Wählen Sie, was Sie tun:
| Schaltfläche | Was sie tut |
|---|---|
| Export (ZIP) | Eine ZIP-Datei mit allen Daten dieses Gastes, um sie ihm zu übermitteln |
| Anonymisieren | Ersetzt die personenbezogenen Daten durch anonyme Werte. Daten und Beträge der Buchungen bleiben, damit Ihre Zahlen stimmen. Nicht rückgängig zu machen |
| Löschen | Löscht alles endgültig. Das geht nicht, solange eine Rechnung existiert, die weniger als 7 Jahre alt ist (gesetzliche Aufbewahrungspflicht); wählen Sie dann Anonymisieren |
Ihre eigenen Daten als Benutzer von BedFlow exportieren Sie unter Einstellungen → Datenschutz.