ClearFacts — Rechnungen an Ihren Buchhalter

Aktualisiert am 2026-10-01

Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung → ClearFacts

ClearFacts (Wolters Kluwer) ist eine Buchhaltungsplattform, die viele belgische Buchhalter nutzen. Arbeitet Ihr Buchhalter mit ClearFacts, müssen Sie ihm keine Rechnungen mehr per Mail weiterleiten: BedFlow legt jede endgültige Ausgangsrechnung automatisch in seine ClearFacts-Inbox, fertig zum Verbuchen.

Was die Integration leistet

• Jede endgültige Rechnung automatisch an ClearFacts — Ausgangsrechnungen und Gutschriften, sobald sie endgültig sind.
• UBL-XML mit eingebettetem PDF (Standard). ClearFacts liest Beträge, MwSt.-Zeilen und Kundendaten strukturiert aus, und Ihr Buchhalter kann das lesbare PDF ganz normal öffnen. Eine Datei, keine doppelte Arbeit.
• Rechnungsnummer als Label: Jedes Dokument erhält die Rechnungsnummer als Tag und eine Notiz mit Kundenname und Rechnungsdatum. Ihr Buchhalter sieht sofort, worum es geht, ohne das Dokument zu öffnen.
• Pro Unterkunft getrennt: Jede Unterkunft hat ihr eigenes Token und ihre eigene Unternehmensnummer, sodass Rechnungen verschiedener Gesellschaften nie in derselben Buchhaltung landen.
• Fail-soft: Schlägt ein Upload fehl (abgelaufenes Token, falsche Unternehmensnummer), bleibt die Rechnung einfach in der Warteschlange, und BedFlow versucht es in der nächsten Runde erneut. Nichts geht verloren.

Was die Integration nicht leistet

ClearFacts versendet Ihre Rechnungen nicht an Ihren Kunden. ClearFacts ist eine Buchhaltungsplattform, kein Peppol Access Point. Die Integration liefert Ihre Rechnungen bei Ihrem Buchhalter ab; sie werden nicht über das Peppol-Netzwerk an den Kunden verschickt.

Möchten Sie Ihre Rechnungen tatsächlich elektronisch über Peppol an Ihren Kunden senden? Dann nutzen Sie die Integration Yuki oder Billit. Sie können ClearFacts für Ihren Buchhalter nutzen und Ihre Rechnungen unabhängig davon weiter per E-Mail an den Gast schicken — daran ändert sich nichts.

Außerdem:

• Kein CODA-Push. BedFlow sendet keine Bankbewegungen an ClearFacts. Ihr Buchhalter holt diese über seine eigene Bankanbindung oder einen CODA-Import.
• Keine Rückmeldung. ClearFacts meldet nicht zurück, ob eine Rechnung bezahlt oder verbucht ist; die Zahlungsverfolgung bleibt in BedFlow.
• Keine Eingangsrechnungen. Nur Ihre eigenen Ausgangsrechnungen werden übertragen.

Was Sie brauchen

1. Ein ClearFacts Personal Access Token mit dem Scope upload_document.
2. Ihre Unternehmensnummer (z. B. BE0686566196) — nötig, sobald Ihr Token Zugriff auf mehrere Unternehmen gibt.
3. Gegebenenfalls das Verkaufsjournal, in dem Ihr Buchhalter die Rechnungen sehen möchte.

Punkt 2 und 3 kann Ihnen Ihr Buchhalter schnell mitteilen; er kennt sein eigenes ClearFacts-Dossier am besten.

Schritt 1 — Token in ClearFacts abrufen

1. Melden Sie sich bei ClearFacts an und gehen Sie zu Ihrem Profil → API / Personal Access Tokens.
2. Legen Sie ein neues Token an und haken Sie mindestens den Scope upload_document an. Ohne diesen Scope wird jeder Upload abgewiesen.
3. Kopieren Sie das Token. Es ist 80 Zeichen lang und läuft nicht ab, Sie müssen das also nur einmal tun.

Bewahren Sie dieses Token wie ein Passwort auf. In BedFlow wird es verschlüsselt gespeichert und nach dem Speichern nie mehr in lesbarer Form angezeigt.

Schritt 2 — In BedFlow verbinden

Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen → Buchhaltung → ClearFacts → Konfigurieren und füllen Sie aus:

Klicken Sie auf Speichern. Die Kachel springt auf Verbunden.

Welches Format wählen Sie?

• UBL-XML mit eingebettetem PDF — empfohlen. Die Datei enthält sowohl die strukturierten Daten (Beträge, MwSt.-Sätze, Kundendaten) als auch das lesbare PDF. ClearFacts kann den größten Teil der Buchung automatisch ausfüllen.
• Nur PDF — wählen Sie das nur, wenn Ihr Buchhalter ausdrücklich darum bittet. Er muss dann mehr von Hand übernehmen.

Wann werden Rechnungen versendet?

BedFlow versendet endgültige Rechnungen und Gutschriften alle zwei Stunden — Proformas werden nie übertragen, stornierte Rechnungen und anonyme Kassenverkäufe ohne Kunden ebenfalls nicht. Eine Rechnung wird einmal versendet; danach merkt sich BedFlow, dass sie verschickt ist, damit sie nicht erneut in der Inbox landet.

Achtung beim Einschalten: Auch Ihre früheren endgültigen Rechnungen, die noch nie an ClearFacts gingen, werden dann verschickt. Hat Ihr Buchhalter diese bereits auf anderem Weg erhalten, mailen Sie an support@bedflow.eu, bevor Sie die Integration einschalten.

Eine Rechnung, die nicht verschickt wird, hat meist einen dieser Gründe:

Doppelte Dokumente vermeiden

Der Upload von ClearFacts fügt jedes Mal ein neues Dokument zur Inbox hinzu. Wird dieselbe Rechnung zweimal hochgeladen, stehen dort zwei Dokumente — mit dem Risiko, dass Ihr Buchhalter beide verbucht.

Im normalen Betrieb ist das nicht möglich: BedFlow merkt sich, welche Rechnungen bereits verschickt wurden. Nur wenn ein Administrator bewusst einen erneuten Push erzwingt, kann ein zweites Dokument entstehen. BedFlow protokolliert einen solchen erneuten Push mit einer deutlichen Warnung. Tun Sie das, prüfen Sie anschließend kurz die ClearFacts-Inbox.

Häufig gestellte Fragen

Muss mein Buchhalter etwas einstellen? Nein. Bei ihm erscheinen die Dokumente einfach in seiner gewohnten Inbox.

Kann ich ClearFacts mit Yuki, Billit oder Octopus kombinieren? Pro Unterkunft wählen Sie eine Buchhaltungsintegration. Sind trotzdem mehrere eingeschaltet, gehen Ihre Rechnungen nur an die erste in dieser Reihenfolge: Yuki, Billit, Octopus, ClearFacts. Haben Sie mehrere Unterkünfte mit verschiedenen Buchhaltern, kann jede Unterkunft problemlos ihre eigene Plattform nutzen. Mehr zu den anderen Paketen unter Buchhaltung verbinden.

Was, wenn ich den Buchhalter wechsle? Schalten Sie den Schalter aus oder ersetzen Sie das Token durch das des neuen Buchhalters. Was bereits verschickt wurde, bleibt beim alten Buchhalter — BedFlow kann Dokumente nicht aus ClearFacts zurückholen.

Bleiben meine Rechnungen in BedFlow? Ja. ClearFacts erhält eine Kopie; BedFlow bleibt Ihre Quelle für Rechnungen, PDFs und Zahlungsverfolgung.