ClearFacts — vos factures chez votre comptable
Mis à jour le 2026-10-01
Paramètres → Intégrations → Comptabilité → ClearFacts
ClearFacts (Wolters Kluwer) est une plateforme comptable utilisée par de nombreux comptables belges. Si votre comptable travaille avec ClearFacts, vous n'avez plus besoin de lui envoyer vos factures par e-mail : BedFlow dépose automatiquement chaque facture de vente définitive dans son Inbox ClearFacts, prête à être comptabilisée.
Ce que fait l'intégration
- Chaque facture définitive part automatiquement vers ClearFacts — factures de vente et notes de crédit, dès qu'elles sont définitives.
- UBL-XML avec le PDF intégré (par défaut). ClearFacts lit de manière structurée les montants, les lignes de TVA et les données client, et votre comptable peut ouvrir le PDF lisible tout simplement. Un seul fichier, pas de double travail.
- Numéro de facture comme étiquette : chaque document reçoit le numéro de facture comme tag, ainsi qu'une note avec le nom du client et la date de facture. Votre comptable voit immédiatement de quoi il s'agit, sans ouvrir le document.
- Séparé par hébergement : chaque établissement a son propre token et son propre numéro d'entreprise, si bien que les factures de sociétés différentes n'atterrissent jamais dans la même comptabilité.
- Tolérance aux erreurs : si un envoi échoue (token expiré, mauvais numéro d'entreprise), la facture reste simplement dans la file d'attente et BedFlow réessaie au passage suivant. Rien ne se perd.
Ce que l'intégration ne fait pas
ClearFacts n'envoie pas vos factures à votre client. ClearFacts est une plateforme comptable, pas un point d'accès Peppol. L'intégration remet vos factures à votre comptable ; elles ne sont pas envoyées au client via le réseau Peppol.
Vous voulez envoyer vos factures par voie électronique à votre client via Peppol ? Utilisez alors l'intégration Yuki ou Billit. Vous pouvez utiliser ClearFacts pour votre comptable tout en continuant, indépendamment, à envoyer vos factures au client par e-mail — cela ne change pas.
En outre :
- Pas d'envoi CODA. BedFlow n'envoie pas de mouvements bancaires à ClearFacts. Votre comptable les récupère via sa propre connexion bancaire ou son import CODA.
- Pas de retour d'information. ClearFacts n'indique pas si une facture est payée ou comptabilisée ; le suivi des paiements reste dans BedFlow.
- Pas de factures d'achat. Seules vos propres factures de vente sont transmises.
Ce dont vous avez besoin
- Un Personal Access Token ClearFacts avec le scope
upload_document. - Votre numéro d'entreprise (p. ex.
BE0686566196) — nécessaire dès que votre token donne accès à plusieurs entreprises. - Éventuellement le journal des ventes dans lequel votre comptable souhaite voir les factures.
Votre comptable peut vous communiquer les points 2 et 3 en un instant ; c'est lui qui connaît le mieux son propre dossier ClearFacts.
Étape 1 — Récupérer le token dans ClearFacts
- Connectez-vous à ClearFacts et allez dans votre profil → API / Personal Access Tokens.
- Créez un nouveau token et cochez au minimum le scope
upload_document. Sans ce scope, chaque envoi est refusé. - Copiez le token. Il compte 80 caractères et n'expire pas : vous ne devez donc le faire qu'une seule fois.
Conservez ce token comme un mot de passe. Dans BedFlow, il est enregistré de manière chiffrée et n'est plus jamais affiché en clair après l'enregistrement.
Étape 2 — Connecter dans BedFlow
Allez dans Paramètres → Intégrations → Comptabilité → ClearFacts → Configurer et renseignez :
| Champ | Ce que vous indiquez |
|---|---|
| Activer la synchronisation ClearFacts | À activer une fois le reste rempli. C'est l'interrupteur principal. |
| Personal Access Token | Le token de l'étape 1. |
| Numéro d'entreprise | P. ex. BE0686566196. Laissez vide si votre token ne donne accès qu'à une seule entreprise. |
| Journal des ventes | Facultatif — demandez-le à votre comptable. |
| Format | UBL-XML avec PDF intégré (recommandé) ou PDF seul. |
Cliquez sur Enregistrer. La tuile passe à Connecté.
Quel format choisir ?
- UBL-XML avec PDF intégré — recommandé. Le fichier contient à la fois les données structurées (montants, taux de TVA, données client) et le PDF lisible. ClearFacts peut remplir automatiquement l'essentiel de l'écriture comptable.
- PDF seul — ne le choisissez que si votre comptable le demande expressément. Il devra alors reprendre davantage de choses à la main.
Quand les factures sont-elles envoyées ?
BedFlow envoie les factures et notes de crédit définitives toutes les deux heures — les proformas ne sont jamais envoyées, pas plus que les factures annulées et les ventes de caisse anonymes sans client. Une facture n'est envoyée qu'une seule fois ; BedFlow retient ensuite qu'elle est partie, pour qu'elle n'atterrisse pas une seconde fois dans l'Inbox.
Attention au moment de l'activation : vos factures définitives antérieures qui ne sont encore jamais parties vers ClearFacts partent elles aussi. Si votre comptable les a déjà reçues autrement, écrivez à support@bedflow.eu avant d'activer l'intégration.
Une facture qui ne part pas a généralement l'une de ces raisons :
| Situation | Ce que vous voyez | Solution |
|---|---|---|
| La facture est encore une proforma | Elle est ignorée | Rendez la facture définitive |
| Aucun client lié | « Aucun débiteur lié » | Liez un client à la facture |
| La synchronisation est désactivée | Rien ne se passe | Activez l'interrupteur |
| Token sans le bon scope | « Missing scope: upload_document » | Créez dans ClearFacts un nouveau token avec ce scope |
Éviter les documents en double
L'envoi vers ClearFacts ajoute à chaque fois un nouveau document dans l'Inbox. Si la même facture est envoyée deux fois, il y a deux documents — avec le risque que votre comptable les comptabilise tous les deux.
En fonctionnement normal, c'est impossible : BedFlow retient quelles factures sont déjà parties. Ce n'est que lorsqu'un administrateur force volontairement un nouvel envoi qu'un second document peut apparaître. BedFlow journalise un tel renvoi avec un avertissement clair. Si vous le faites, vérifiez ensuite l'Inbox ClearFacts.
Questions fréquentes
Mon comptable doit-il configurer quelque chose ? Non. Pour lui, les documents apparaissent simplement dans son Inbox habituelle.
Puis-je combiner ClearFacts avec Yuki, Billit ou Octopus ? Vous choisissez une seule intégration comptable par hébergement. S'il y en a malgré tout plusieurs activées, vos factures ne partent que vers la première dans cet ordre : Yuki, Billit, Octopus, ClearFacts. Si vous avez plusieurs hébergements avec des comptables différents, chaque hébergement peut parfaitement utiliser sa propre plateforme. Plus d'informations sur les autres logiciels dans Connecter la comptabilité.
Que faire si je change de comptable ? Désactivez l'interrupteur, ou remplacez le token par celui du nouveau comptable. Ce qui a déjà été envoyé reste chez l'ancien comptable — BedFlow ne peut pas récupérer de documents depuis ClearFacts.
Mes factures restent-elles dans BedFlow ? Oui. ClearFacts reçoit une copie ; BedFlow reste votre source pour les factures, les PDF et le suivi des paiements.