Réservations wellness
Mis à jour le 2026-10-01
Quotidien → Réservations → onglet Réservations bien-être
Si votre établissement dispose d'un espace wellness (sauna, jacuzzi, spa privatif), vous suivez ici toutes les réservations wellness : les séances réservées seules et les séances liées à une nuitée. L'onglet se trouve à côté de Réservations, car une réservation wellness est une réservation à part entière. Pour savoir comment créer une réservation ordinaire, lisez Réservation manuelle.
Les réservations wellness sont incluses dans l'abonnement Starter et supérieur. Le module est activé par BedFlow pour chaque établissement, avec la durée de vos séances, vos heures d'ouverture et vos prix. Vous avez un espace wellness mais ne voyez pas cet onglet ? Demandez-le via le support.
Comment un client réserve-t-il ?
Les clients réservent en ligne une date et un créneau. Un client qui séjourne chez vous trouve aussi le wellness dans son e-mail de confirmation et sur sa page invité. Si vous travaillez avec Relaxy, ces demandes arrivent également ici, avec le badge via Relaxy. Voir Relaxy.
Pour chaque réservation, BedFlow établit immédiatement une proforma, et le client peut payer en ligne. Une réservation non payée expire d'elle-même au bout de peu de temps ; la carte indique combien de minutes il reste.
La liste
En haut, vous choisissez un onglet, chacun avec un compteur :
| Onglet | Ce qu'il contient |
|---|---|
| Sous réserve | Les réservations encore en attente de paiement (par défaut) |
| Solde ouvert | Partiellement payées |
| Payées | Entièrement payées |
| Expirées | Les réservations expirées et annulées |
| Toutes | Tout ensemble |
Pour chaque réservation, vous voyez le statut, le client (avec e-mail et téléphone), la date et l'heure de la séance, le nombre de personnes, les options ajoutées et le montant, avec ce qui est payé ou encore ouvert. Les plus récentes figurent en haut.
Les boutons par réservation
- Lien de paiement : ouvre la page de paiement du client, pour une réservation encore en attente de paiement.
- Faire payer le solde : pour une réservation partiellement payée. Affiche un QR code que le client scanne avec son téléphone, ainsi que le lien à copier.
- Ne pas laisser expirer / Laisser expirer quand même : suspend l'expiration automatique, p. ex. pour un client qui vient payer en espèces demain. Tant que c'est suspendu, le client ne reçoit pas non plus de rappel automatique de solde.
- Annuler : la séance disparaît de l'agenda et la proforma passe sur Annulée (à retrouver sous Expirées). Une séance annulée n'est jamais facturée. Si un paiement avait déjà eu lieu, la demande de confirmation indique combien ; le remboursement, c'est vous qui le faites. BedFlow n'envoie pas d'e-mail au client à ce sujet : c'est vous qui êtes en contact avec lui.
- Proforma, Réservation (si le wellness fait partie d'un séjour) et Client : directement vers la bonne page.
Le wellness du jour dans l'aperçu des chambres
Dans Quotidien → Disponibilité (Aperçu des chambres), en vue Chronologie, les cartes Wellness aujourd'hui figurent sous les chambres. Chaque carte affiche l'heure, le nombre de personnes, le numéro de portable du client (cliquez pour appeler), le total et si c'est payé ou ce qui reste à payer.
Ajouter quelque chose sur place. Le client commande encore un peignoir ou une bouteille de cava ? Cliquez sur + Extra (peignoir, cava, …), choisissez le Produit et la Quantité, puis cliquez sur Ajouter. C'est immédiatement ajouté à la proforma wellness ; le total et la TVA sont recalculés.
Encaisser sur la carte. S'il reste un montant ouvert, vous encaissez sans quitter la carte :
- avec le bouton Bancontact, vous faites payer le client immédiatement (si Bancontact est configuré) ;
- avec le bouton Enregistrer un paiement, vous enregistrez un paiement déjà reçu : indiquez le Montant (€), le Mode de paiement (p. ex. espèces, virement ou bon), la Date de paiement et éventuellement une Description, puis cliquez sur Enregistrer.
Rappel de solde automatique après la séance
Une séance wellness seule (sans réservation de chambre) est terminée et il reste un solde ouvert, par exemple parce que vous avez ajouté sur place une bouteille de cava ou des peignoirs ? BedFlow envoie alors automatiquement un seul WhatsApp au client, une demi-heure après la fin, avec le montant ouvert et un lien de paiement court. Vous recevez une notification Telegram et, sur la carte wellness, vous voyez quand le rappel est parti.
Volontairement exclus : les clients wellness avec une réservation de chambre. Ils règlent peut-être seulement au départ ou restent encore une nuit ; ils ne reçoivent donc jamais de rappel automatique. Rien ne part tard le soir : les rappels ne sont envoyés qu'entre 9 h et 21 h 30 ; une séance du soir reçoit son message le lendemain matin.
Horaire de la séance et déplacement
Le jour et l'heure d'une séance wellness figurent sur la proforma elle-même. L'heure apparaît donc partout où le client l'attend : dans la confirmation de réservation pour un wellness avec nuitée (« Votre séance wellness est prévue le samedi 24 octobre à 14:00 »), sur la page invité et sur la page wellness de votre site web.
Le client souhaite un autre moment ? Via le lien Modifier l'horaire dans l'e-mail (ou la page wellness avec son numéro de réservation), il voit d'abord sa séance actuelle. Le calendrier s'ouvre sur le jour de la séance, les jours du séjour sont sélectionnables et l'heure actuelle est mise en évidence parmi les heures libres. S'il choisit une autre heure, le même rendez-vous est déplacé (pas de second rendez-vous, pas de créneau bloqué en double), la date sur la proforma suit, le client reçoit un e-mail « Votre séance wellness a été déplacée » et vous un message Telegram avec l'ancien et le nouvel horaire. Le déplacement n'est possible que vers un moment pendant le séjour et tant que la séance n'a pas encore eu lieu.
Questions fréquentes
Comment régler les créneaux, la durée des séances et les heures d'ouverture ? BedFlow les règle pour vous lors de l'activation du module wellness. Si vous voulez modifier quelque chose, demandez-le via le support.
Puis-je mettre une règle de la maison ou un code vestimentaire dans les e-mails aux clients (p. ex. « sans maillot de bain ») ? Oui, BedFlow place ce texte pour vous dans les informations wellness de vos e-mails aux clients, traduit dans la langue du client. Demandez-le via le support.
Où créer un produit wellness ? Dans Gestion → Produits, avec la catégorie Wellness. Voir Gérer les produits et extras. Avec Réduction avec une nuitée, vous accordez un prix plus bas quand le client réserve le wellness avec une chambre.